Vous vous interrogez sur la pertinence de recruter un ou plusieurs gestionnaires de paie pour prendre en charge la production des bulletins de salaire de vos employés ? Est-ce le bon choix ? Ne vaut-il mieux pas externaliser cette fonction ? Nous examinons ensemble les implications de cette décision pour différents types d’entreprise, son coût et la méthodologie pour parvenir à une internalisation de la paie réussie.
Quelle est la différence entre la gestion de la paie interne ou son externalisation ?
À partir du moment où une entreprise emploie des salariés, elle est dans l’obligation de produire des bulletins de salaire chaque mois pour justifier leur rémunération et de réaliser des déclarations auprès des organismes sociaux (notamment la DSN ou déclaration sociale nominative). Ces tâches constituent la gestion de la paie.
Cette dernière peut être accomplie au sein de l’entreprise grâce à des gestionnaires de paie internes, des assistants RH ou par un prestataire extérieur souvent cabinet d’expert-comptable et/ou spécialiste des ressources humaines et de la paie.
Dans le premier cas, les responsables de la paie de l’entreprise sont chargés de collecter les éléments variables de paie (EVP), de générer des bulletins de paie en conformité légale avec le droit du travail et la convention collective, puis de transmettre les déclarations sociales. Ces missions sont souvent facilitées et dématérialisées par un logiciel de paie.
Dans le deuxième cas, l’entreprise délègue la gestion de la paie à un prestataire. Il faudra tout de même communiquer à ce dernier les variables de paie du mois écoulé (souvent via un logiciel de paie), mais le sous-traitant paie se chargera de l’élaboration de bulletins conformes et de déclarations à jour.
Quels sont les avantages de l’internalisation de la paie ?
Rester autonome sur la gestion de la paie
L’avantage premier de l’internalisation de la paie est l’affranchissement de toute dépendance à une société tierce pour la production des bulletins de salaire. Vous contrôlez directement votre procédure de paie et restez flexible sur vos solutions paie. Si besoin de changer de logiciel ou d’intégrateur, vous êtes en mesure de le faire aisément !
Gagner du temps dans le processus paie
Internaliser votre paie vous offre de la réactivité pour la gestion des ajustements de dernière minute : ajout d’une absence pour arrêt maladie, déclaration d’un accident de travail…
En éliminant les délais d’attente de réponse de la part d’un sous-traitant, vous gagnez du temps sur l’ensemble du processus de paie.
Développer les compétences paie internes
L’autonomie sur la gestion de la paie vous incite à mieux former les équipes internes et à développer des compétences spécialisées en paie au sein de votre service ressources humaines. Vous vous donnez ainsi les moyens de structurer l’organisation de cette équipe.
Par ailleurs, il est rassurant pour les salariés d’avoir un interlocuteur interne compétent en cas de souci avec une fiche de paie.
Optimiser les coûts liés à la paie sur le long terme
Un bulletin de paie totalement externalisé coûte en moyenne 25 à 30 €. Autant dire que si l’effectif de votre entreprise est en forte croissance, le coût de l’externalisation de la paie peut devenir exponentiel. Si vous parvenez à constituer une équipe interne compétente ou si vous choisissez un logiciel de paie avec assistance technique et juridique incluse, vous réduirez votre budget paie sur le long terme.
Livre Blanc : Internalisation de la paie
Vous retrouverez dans ce guide :
- Les 7 erreurs à éviter et qui peuvent vous coûter cher
- A partir de quand ré-internaliser : nos 3 cas pratiques
- L’interview de notre juriste en droit social Aude Ferrary sur les solutions pour fiabiliser votre paie en interne
Quelles sont les limites de l’internalisation de la paie ?
La nécessité de compétences pointues
La gestion de la paie est soumise à une législation en évolution permanente, nécessitant une extrême vigilance et expertise. De nombreuses exceptions s’ajoutent aux textes de lois (réglementation fiscale, droit du travail) via les conventions collectives, accords de branches ou d’entreprises. D’un secteur d’activité à un autre, les contrats de travail et conventions collectives impliquent des spécificités de rémunération (heures complémentaires et supplémentaires, primes, heures majorées, plannings variables, etc.).
Cela requiert de recruter un gestionnaire de paie expérimenté et connaisseur, puis que ce dernier effectue une veille légale permanente. La personne embauchée doit donc consacrer la quasi intégralité de son temps sur la mission paie.
La continuité de service non garantie
Lorsque vous gérez la paie en interne, vous êtes tenus de respecter les échéances mensuelles pour enclencher le paiement des salaires et la livraison des bulletins. Il serait malvenu de retarder la rémunération d’un mois si votre responsable de la paie est en arrêt maladie ou en congé…
Vous l’aurez compris : internaliser la paie requiert des ressources humaines avec au moins un référent disponible en permanence. En cas de départ ou d’absence d’un gestionnaire, son remplacement est généralement impératif.
Le budget du personnel interne
Aussi, la nécessité de recruter une personne exclusivement en charge de la gestion de la paie, et éventuellement une autre personne pour la seconder en cas d’absence, représente un budget conséquent pour les jeunes entreprises.
Il faut prendre en compte son salaire mensuel et le coût de son plan de formation puis mettre ce montant en confrontation avec les tarifs de l’externalisation de la paie pour évaluer sa rentabilité. Dans cette comparaison, prenez aussi en compte les perspectives d’évolution de votre masse salariale à moyen terme.
En résumé, internalisation vs externalisation de la paie, que choisir ?
Pour synthétiser, voici dans quels cas de figure il nous apparait plus pertinent d’externaliser ou d’internaliser la paie :
| Internalisation de la paie | Externalisation de la paie |
|---|---|
| Entreprises avec une masse salariale en forte croissance | Entreprises avec un faible volume de bulletins de paie |
| Compétences internes déjà disponibles et faible turn-over | Secteur d’activité avec une gestion de la paie très complexe |
| Désir d’autonomie | Un service ressources humaines surchargé et/ou peu connaisseur en paie |
Mathilde, spécialiste paie et SIRH depuis plus de 10 ans, nous partage son retour d’expérience sur le choix entre internalisation ou externalisation de la fonction paie :
« L’internalisation de la paie était historiquement réservée aux grands groupes ayant développé un logiciel en interne et disposant d’équipes de gestionnaires de paie spécialisées. Aujourd’hui, ce n’est plus le cas grâce aux offres de logiciels de paie en ligne avec support inclus proposées par les cabinets paie comme TPLPaye. L’internalisation de la paie devient accessible aux PME dès 20 salariés à partir du moment où une personne compétente peut prendre en charge cette gestion de la paie facilitée par le logiciel SaaS et l’assistance technique et réglementaire du partenaire. »
Plus de détails sur cette solution ci-dessous.
La solution intermédiaire : l’internalisation assistée de la paie
Si vous vous reconnaissez dans plusieurs situations opposées du tableau, par exemple, si vous avez un désir d’autonomie mais une importante complexité dans vos calculs de paie à effectuer, sachez qu’il existe une solution intermédiaire, quelque soit la taille de votre entreprise.
L’internalisation assistée de la paie avec TPLPaye vous permet de déléguer l’intégration et le paramétrage d’un logiciel de paie en mode SaaS. Ce dernier est ainsi prêt à l’emploi, synchronisé à votre SIRH et vous conservez la main sur la production de vos bulletins de salaire. A la moindre difficulté, vous bénéficiez d’une assistance technique et réglementaire disponible chaque jour ouvrable par téléphone.
Une solution qui vous permet de garder le contrôle sur la gestion de la paie tout en bénéficiant d’une expertise RH paie sur demande pour sécuriser vos processus.
De plus, en cas d’absence de votre gestionnaire de paie interne (pour maladie, congé maternité/paternité, départ inopiné, congés payés…), vous pouvez switcher sur une externalisation de la paie sans frais de déploiement supplémentaires. Une garantie d’assurer la paie en toute circonstance, quelque soit les aléas de votre entreprise !
Vous hésitez encore ? Demandez conseil !
Malgré ce tableau et cette solution intermédiaire, vous n’êtes pas sûr de votre choix ? Nous vous invitons à prendre rendez-vous avec notre experte paie et RH pour 45 min de conseils gratuits et sans engagement.
Comment internaliser la paie ? Procédure en 4 étapes
1. Définir ses besoins dans un cahier des charges
Un cahier des charges vous permet d’y voir clair dans vos besoins et de sélectionner les bons spécialistes ainsi que les solutions adaptées.
Inscrivez y :
- Vos objectifs : améliorer la conformité réglementaire, réduire les coûts de la réalisation de la paie, gagner en efficacité grâce à l’automatisation…
- Le processus paie éventuellement existant + celui qui vous permettra d’atteindre vos objectifs.
- Les ressources nécessaires à l’atteinte de ces objectifs :
- Humaines : recrutement d’un ou plusieurs gestionnaires de paie.
- Outils informatiques : logiciel de paie en ligne, logiciel installé localement, SIRH complémentaire.
- Accompagnement externe : audit de paie, déploiement technique, synchronisation avec le SIRH, formation, support.
- Pour chaque ressource, indiquez les caractéristiques indispensables : fonctionnalités du logiciel de paie, compétences du gestionnaire de paie, services du prestataire paie.
- Vos contraintes : cadre légal (convention collective, accords de branche ou d’entreprise), niveau de compétence actuel de votre service RH, budget.
- Le planning de mise en œuvre espéré.
2. Recruter un gestionnaire de paie
Normalement, l’établissement de votre cahier des charges vous permet d’identifier rapidement les missions confiées au futur gestionnaire de paie et ses compétences nécessaires.
Notre conseil : veillez à recruter un responsable paie qui maîtrise les logiciels de paie et les SIRH les plus déployés en entreprise. On pense notamment à Silae, Lucca, Sage ou Cegid.
Une bonne connaissance des obligations légales et du droit social est également un plus non négligeable. En outre, le gestionnaire paie doit être capable de réaliser une veille légale continue pour s’adapter aux évolutions réglementaires.
Aussi, nous vous recommandons, lors des entretiens, de privilégier des profils ayant une expérience avérée dans le traitement des salaires et les déclarations sociales (DSN notamment).
En termes de rémunération, comptez environ 28 000 € annuel brut pour un chargé de paie débutant, et entre 36 000 et 38 000 € annuel brut pour un gestionnaire paie avec plus de 10 ans d’expérience.
3. Choisir un logiciel de paie
Le cahier des charges de votre internalisation de la paie liste les fonctionnalités attendues par votre futur logiciel de paie.
Vous pouvez donc à présent consulter les sites internet de différents éditeurs pour vérifier lesquels répondent à vos besoins mais aussi lire des classements des logiciels de paie pour avoir un bon aperçu des atouts et limites de chacun d’entre eux. TPLPaye vous propose d’ailleurs un comparatifs des logiciels de paie les plus utilisés avec un tableau récapitulatif des principaux avantages, inconvénients et tarifs de chacun d’entre eux.
Une fois que vous avez fait une sélection de 2-3 logiciels de paie en ligne, vous pouvez prendre contact avec leurs éditeurs ou leurs partenaires intégrateurs pour demander une présentation commerciale plus précise, une démonstration et un devis personnalisé.
Vous n’avez pas de temps à accorder à cette étude exhaustive du marché des logiciels de paie ? Vous préférez avoir un retour d’expérience d’un professionnel RH paie ayant testé plusieurs logiciels pour vous faire un avis ?
Nos expertes Mathilde et Karine sont disponibles sur rendez-vous pour vous conseiller le meilleur logiciel en fonction des fonctionnalités souhaitées.
4. Se faire aider d’un cabinet prestataire paie
Si pour vous il est clair que l’internalisation de votre paie ne se fera pas sans le l’intégration et le support d’un spécialiste de la gestion de la paie comme TPLPaye, vous pouvez en parallèle mener une recherche de cabinet gestionnaire de paie et RH.
Demandez des devis auprès d’une sélection de 2-3 prestataires semblant répondre à vos besoins et interrogez-les sur plusieurs points :
- Quels sont leurs logiciels RH paie partenaires ?
- Peuvent-ils s’adapter à votre environnement informatique actuel ?
- Le support est-il joignable par visio, téléphone, email ? Quelle est sa réactivité ?
- Disposez-vous d’un gestionnaire de paie dédié qui connaît et suit votre dossier toute l’année ?
- Est-il possible de déléguer la production des bulletins de paie de manière provisoire, en cas d’absence de votre gestionnaire de paie interne ?
- Proposent-t-ils des prestations RH, juridiques ou comptables complémentaires ? Par exemple : intégration de SIRH, rédaction de contrats de travail, affiliation prévoyance, gestion des départs, audits conventionnel et social, conseils en droit du travail, etc.
Cartographie d’un processus de paie internalisée
Internaliser sa paie requiert d’accomplir ces 7 étapes chaque mois :
Les logiciels de paie comme Silae facilitent grandement la plupart de ces étapes en automatisant des tâches comme la génération et la distribution des bulletins de paie, le déclenchement des virements aux salariés, la transmission des écritures de paie à votre logiciel comptable et l’envoi de la DSN.
Combien coûte l’internalisation de la paie ?
L’internalisation de la paie implique deux postes de dépense principaux qu’il convient d’évaluer.
Tarif de l’abonnement au logiciel de paie en ligne
Le coût mensuel d’un logiciel de paie en ligne est fonction du nombre de bulletin produits. Voici quelques exemples pour vous donner un ordre d’idée du budget :
- Avec le support TPLPaye, Silae Paie est accessible pour entre 3 et 8 € par mois par bulletin, après un déploiement technique disponible dès 450 €.
- Payfit propose un abonnement de 49 à 99 € / mois, ajoutés à un tarif au bulletin à partir de 17 € par mois puis des frais de mise en place à 50 € par collaborateur.
- Sage s’utilise à partir de 20 € par mois pour un salarié avec de multiples options additionnelles possibles.
Vous ne disposez pas encore du budget nécessaire à l’investissement dans un logiciel de paie ? Démarrez provisoirement et sereinement avec notre modèle gratuit de tableau Excel des éléments variables de paie :
Rémunération évolutive d’un gestionnaire de paie
Le recrutement d’un gestionnaire de paie qualifié est un investissement supplémentaire. Comme exposé précédemment, le salaire annuel d’un tel professionnel varie entre 28 000 et 38 000 euros brut.
Selon ses compétences, vous devrez peut-être rajouter 300 à 2 000 € de frais de formation au logiciel de paie sélectionné. Chez TPLPaye, nous proposons une formule à partir de 290 € prévoyant :
- une formation pratico-pratique en visio ou présentiel illimitée en nombre de participants ;
- 3 mois d’accompagnement illimité lors du lancement de l’internalisation de votre paie.
Pour en savoir plus, nous vous invitons à prendre rendez-vous ou nous appeler au 02 52 59 74 74.
