L’audit de paie s’impose à une époque où la réglementation en matière de paie est complexe et en perpétuelle évolution. TPLPaye vous propose une solution personnalisée pour une meilleure maîtrise de la gestion de paie et vous assurer de sa conformité.
Qu’est-ce qu’un audit de paie ?
L’audit de paie est une procédure méthodique d’examen et de contrôle des processus de paie d’une entreprise. Ce dernier englobe l’analyse des bulletins de salaire, des contrats de travail, des conventions collectives et des déclarations sociales. Cela comprend le contrôle des éléments constitutifs du salaire, des charges sociales et des variables de paie.
Ce diagnostic est nécessaire pour tous les types d’entreprises, quel que soit leur secteur d’activité, souhaitant s’assurer de la conformité et de l’exactitude des processus de paie selon les lois et réglementations en vigueur.
En décelant les anomalies et des pistes d’amélioration, l’audit de paie est le point de départ de l’optimisation du fonctionnement de votre service paie. Il contribue à sécuriser et fiabiliser la gestion de la paie dans l’entreprise, tout en évitant d’éventuelles erreurs coûteuses.
Vous souhaitez optimiser vos coûts via un audit ?
Pourquoi faire un audit de paie ? Les 4 enjeux majeurs
L’audit de paie répond à quatre enjeux majeurs :
- La conformité réglementaire. Avec les constantes évolutions légales et conventionnelles, il est primordial de vérifier régulièrement que les pratiques de paie sont en adéquation avec les réglementations en vigueur. Cela vous tient à distance de toute sanction en cas de contrôle URSSAF.
- La réduction des risques. Cela concerne notamment les risques financiers liés à d’éventuelles erreurs dans les calculs ou les paramétrages de la paie.
- L’optimisation des coûts. L’audit de paie peut déceler des erreurs ou des incohérences qui génèrent des surcoûts pour l’entreprise. En rectifiant ces anomalies, l’entreprise peut réaliser des économies significatives.
- La sérénité du climat social. Grâce à un audit de paie, vous assainissez la relation avec vos collaborateurs et les syndicats en évitant des dysfonctionnements au niveau des bulletins de salaire.
Quels sont les éléments à auditer dans le cycle de paie ?
Les audits de paie communément proposés sur le marché couvrent généralement l’analyse des bulletins de salaire et des déclarations sociales.
Pour vous proposer une offre complète et sur-mesure d’externalisation de la paie, TPLPaye pousse son audit de paie au-delà de la rémunération. L’ensemble de votre système de paie est passé à la loupe, organisation interne et logiciel de paie inclus.
L’audit de la conformité réglementaire de la gestion de la paie
Un audit de paie consiste avant tout à vérifier la conformité des bulletins de paie par rapport à différents référentiels :
- le cadre légal en matière de droit du travail ;
- la convention collective de la profession ;
- les accords d’entreprise ;
- le contrat de travail conclus entre le salarié et l’entreprise ;
- les contrats de prévoyance et mutuelle souscrits ;
- un éventuel SIRH.
L’audit d’un bulletin de paie : les données examinées
Les bulletins de salaire sont audités ligne par ligne pour veiller au respect du cadre réglementaire de l’entreprise et de l’employé. Parmi les données analysées, on retrouve notamment :
- les coordonnées du salarié ;
- le taux de rémunération ;
- le montant des primes ;
- la durée de travail et la gestion des absences ;
- les heures supplémentaires ;
- les cotisations sociales (assurance chômage, retraite et sécurité sociale) ;
- les avantages sociaux (congés payés, indemnités de repas, subvention transport, forfait télétravail, mutuelle) ;
- les indemnités de sortie (rupture de contrat, retraite) ;
- le remboursement des notes de frais.
Exemples d’anomalies remontées par un audit des fiches de paie
De manière non exhaustive, voici quelques exemples d’anomalies couramment rencontrées chez nos clients :
- des heures supplémentaires non exonérées ;
- le calcul d’une prime non conforme à la convention collective ;
- une indemnité de départ à la retraite non soumise à cotisations sociales ;
- un mauvais décompte des congés payés.
L’audit des déclarations liées à la paie et des charges sociales
Outre la vérification des bulletins de paie, notre audit de paie s’assure de la retenue sur salaire de l’impôt sur le revenu et des prélèvements sociaux ainsi que leur bon versement aux organismes sociaux et fiscaux.
Par ailleurs, nous veillons la conformité des déclarations sociales et fiscales périodiques auxquelles les employeurs sont tenus de procéder auprès de l’URSSAF, la CPAM ou leur centre des impôts. Les données télétransmises sont analysées par nos experts en paie et droit social.
L’audit des paramétrages du logiciel de paie
Au démarrage d’une collaboration de sous-traitance de la paie, votre gestionnaire paie TPLPaye récupère le paramétrage qui était fait avant sur votre logiciel de paie. Si vous n’en aviez pas, nous paramétrons Silae Paie sur la base des premiers documents fournis et du questionnaire de configuration.
S’ensuit une phase de test de la paie sur une population représentative et un diagnostic des paramètres. Nous étudions, par exemple, si la cotisation retraite est correcte, si la prévoyance est au bon taux, est-ce que toutes les données partent bien en DSN (Déclaration Sociale Nominative), etc.
La correction de chacun des points bloquants est validé avec le client. TPLPaye se charge de finaliser tous les paramétrages pour une paie externalisée prête à fonctionner.
L’audit organisationnel du système de paie
Sur demande, vous pouvez aussi confier à TPLPaye la réalisation d’un audit organisationnel de la gestion de votre paie en interne. Dans ce cas, nous étudions chacune de vos pratiques et notamment :
- L’affectation des rôles vis-à-vis de la paie au sein du service paie, du service RH ou de l’entreprise : qui fait quoi ?
- L’usage des outils liés aux ressources humaines : quelle utilisation est faite de chaque logiciel ? Le potentiel de chacun est-il pleinement exploité ? Les équipes sont-elles formées et opérationnelles ?
- Comment sont récupérées les données telles que les éléments variables de paie ? Les collaborateurs sont-ils autonomes pour remplir leurs informations ? Existe-t-il un SIRH ?
- Le circuit de validation : les bulletins de paie sont-ils vérifiés par rapport aux règles en vigueur ? Quant est-il des déclarations sociales ?
- L’affichage obligatoire : les informations légales sur la paie telles que les salaires minimums, les horaires de travail, les congés payés et les cotisations sociales sont-ils accessibles de tous les employés ?
Comment faire un audit de paie ? Le déroulement
L’audit de paie se déroule en 4 étapes clés.
1. Cadrage et collecte des données
- Nos consultants paie et votre responsable interne s’accordent sur le périmètre de votre audit de paie personnalisé, les objectifs, le planning et les ressources à transmettre.
- L’entreprise fournit les documents et informations nécessaires sur les processus de paie : convention collective, accords d’entreprise, intégralité des paies de l’année écoulée, contrats de travail, avantages sociaux, régimes de retraite, déclarations fiscales et sociales, fiches de présence, justificatifs d’heures supplémentaires, etc.
- L’auditeur peut demander à s’entretenir avec des collaborateurs pour bien comprendre les pratiques de paie internes.
2. Analyse du cabinet d’audit de paie
TPLPaye réalise un bilan complet des documents et informations à disposition. L’objectif : contrôler le respect de la législation et noter d’éventuels cas d’anomalie sur les bulletins de salaire. Nous repérons aussi les pistes d’économies réalisables et les droits auxquels vous pouvez prétendre : réduction Fillon, CICE, etc.
Tous les risques liés aux processus de rémunération sont listés dans l’audit de paye pour une vision claire des correctifs à effectuer.
3. Livraison d’un rapport d’audit de la paie et des rémunérations
TPLPaye rédige un rapport de mission, ou compte-rendu d’audit, qui dresse :
- un état des lieux des faiblesses ou anomalies pouvant entraîner des erreurs de paie ou des irrégularités légales ;
- et des préconisations en matières de mesures correctives à implémenter en prochaine étape.
4. Démarches correctives suite à l’audit de paie
Suite logique de l’audit de paye avant d’enclencher l’externalisation des fiches de paie : le déploiement des correctifs et la mise en oeuvre des recommandations proposées.
TPLPaye se charge pour vous de cette étape parfois fastidieuse mais primordiale pour partir sur de bonnes bases. Toute modification est validée pas à pas avec vous. Ensemble, nous assurons un processus de paie optimal et des risques réduits à néant !
Combien de temps dure un audit de paie ?
La durée d’un audit de paie peut varier considérablement en fonction de plusieurs facteurs.
- Taille de l’entreprise : Plus l’entreprise est grande, plus le volume de données à examiner est important, ce qui peut allonger la durée de l’audit.
- Complexité du système de paie : Un système de paie complexe avec de nombreuses contraintes informatiques ou comptables (entreprise multisites, présence d’une badgeuse, d’un outil de suivi des temps…) peut nécessiter plus de temps pour être audité correctement.
- Portée de l’audit : Un audit complet qui couvre toutes les facettes du système de paie (bulletins de salaire, déclarations sociales, paramétrages du logiciel de paie, organisation interne…) durera plus longtemps qu’un audit ciblant un aspect spécifique.
En règle générale, le travail de préparation de la migration paie dure entre 1 et 3 mois d’audit de reprise et de tests. Cela peut sembler long, mais l’expérience démontre qu’au sein de structures conséquentes, c’est le timing indispensable pour une bonne sécurisation du process paie. Un prestataire paie qui vous dit « Mais oui, en un mois, tout est possible… », méfiez-vous !
Évidemment, nous sommes tout à fait capables d’intervenir en urgence, notamment en cas d’un arrêt maladie du collaborateur paie interne. Dans ce cas, nous adaptons l’audit de reprise de la paie au minimum nécessaire.
Combien coûte un audit de paie ?
Si vous faites appel à un cabinet de conseil en paie pour auditer votre service et processus internes sans externalisation, le consultant vous coûtera entre 700 et 1 000 € par jour.
Dans le cadre d’une sous-traitance de la paie, le prix de l’audit est intégré dans les frais de mise en place correspondant à la migration de votre système de paie actuel vers votre nouveau logiciel ou prestataire paie.
Chez TPLPaye, ils débutent à 450 € pour les petites entreprises et incluent, en plus de l’audit de reprise de paie, l’installation et la configuration de votre nouvel outil de manière personnalisée à votre entreprise. Pour plus de détails, nous vous invitons à consulter nos tarifs d’externalisation de la paie.
À savoir que des audits supplémentaires peuvent être demandés par les clients de TPLPaye tout au long de la collaboration : audit organisationnel, audit du SIRH…
Enfin, pour obtenir un tarif sur mesure, nous vous invitons à nous contacter pour mieux vous projeter et échanger avec un conseiller sur les solutions les plus adaptées à vos objectifs.
