Mutuelle d’entreprise : gérer le changement de complémentaire santé

Depuis le 1er janvier 2016, toute entreprise du secteur privé doit proposer un contrat de mutuelle santé à ses salariés dans le cadre de leur contrat de travail. Il s’agit donc d’une obligation de couverture collective complémentaire aux garanties de base de la sécurité sociale. Récemment, la crise sanitaire a entraîné une augmentation sensible des dépenses de santé (+6,2 %) et donc des cotisations des mutuelles. Est-ce qu’il faut renégocier son contrat ? Changer complètement ? Si vous êtes en plein questionnement, nos experts vous rappellent le cadre imposé et le champs des possibles en matière de négociation.  

La complémentaire santé en entreprise, rappels clés : 

1. Attention : la complémentaire santé doit toujours être en conformité avec la convention collective. 

1. En tant qu’entreprise, vous devez à minima prendre en charge 50 % de la mutuelle proposée à vos collaborateurs, ainsi que sa future portabilité (dans le cas où il viendrait à quitter la structure et rompre le contrat de travail en place). 

Vous arrivez en fin de relation avec votre mutuelle et souhaitez revoir le contrat au passage ? 

Nous faisons le point avec Guillaume THIBOULT, gérant de la société de courtage en assurance Intégra. 

Constat et préoccupations de 2023 : une augmentation très importante côté mutuelles 

Guillaume revient pour nous sur l’état actuel du marché de la mutuelle d’entreprise et ses évolutions à prendre en considération pour effectuer vos choix. 

« Les chiffres sont très clairs, avant la pandémie de COVID, les dépenses de santé augmentaient d’environ 2 /3 % par an… En 2020, ce chiffre est passé à +6,2 % en 2021. Une augmentation de +100 % qui provoque d’énormes changements au regard du volume de soins réalisés en France. Naturellement, les complémentaires santé ont donc vu leurs prestations à payer augmenter d’autant. C’est ce qui a expliqué en grande partie les augmentations des cotisations. Pour autant, il ne semble pas que la nature des soins et des demandes de soins ait fondamentalement changé : seule la réforme du 100 % santé sur le dentaire a encouragé des personnes à entamer des soins. Une très bonne chose en soi, quand on sait que les problèmes dentaires sont la 4ème cause de mortalité dans le monde ! Nous avons également remarqué que la pratique du télétravail avait favorisé la prise de rendez-vous médicaux (praticité entre midi et deux ou en fin de journée, le tout proche de chez soi).  

Changer de mutuelle : quelles sont les questions à se poser en amont ? 

Voici quelques-unes des questions les plus importantes à poser avant de réaliser un benchmark des différentes mutuelles : 

– Quelles sont les raisons pour lesquelles nous voulons changer de mutuelle entreprise ?  

1. Pourquoi notre mutuelle actuelle ne répond plus à nos besoins ? 
2. Est-ce que nous cherchons à réduire nos coûts en matière de soins de santé ? 
3. Quels sont les meilleurs avantages que nous souhaitons proposer à nos employés ? 

– Quels sont les avantages et les inconvénients de chaque option de mutuelle ?  

1. Quelles sont les différences en termes de couverture de santé ? 
2. Quel est le coût de chaque option ? 
3. Quels sont les avantages supplémentaires offerts (par exemple, la télémédecine) ? 

– Comment cela affectera-t-il les employés de la société ?  

1. Quel impact sur les avantages et les coûts pour les employés versus la mutuelle actuelle ? 
2. Comment cela affectera-t-il la couverture de santé pour les employés ? 
3. Comment cela affectera-t-il la satisfaction des employés ? 
4. Quelles sont les garanties de la nouvelle mutuelle, notamment pour les foyers avec enfants ?  

– Quelles sont les garanties offertes par la mutuelle ? 

1. Quels sont les plafonds de remboursement ? 
2. Quelles sont les exclusions et les limites de la couverture ? 

– Quel est le calendrier pour le changement de mutuelle ? 

1. Comment les employés sont-ils informés du changement ? Une réunion physique, une visio ? 
2. Qui sera responsable de la gestion du changement de mutuelle tout au long du process ? 

En répondant à ces questions avec votre comité de direction vous pourrez prendre une décision éclairée sur le prochain choix de la mutuelle, avant de résilier votre contrat mutuelle santé actuel. 

Comment bien résilier votre contrat mutuelle santé en tant qu’employeur ? 

L’employeur dispose d’un délai de préavis de 30 jours pour informer son assureur de la résiliation.  

L’entreprise dispose de 3 mois avant la fin du contrat pour prévenir ses salariés de sa décision d’arrêt. Voici la liste des éléments à inscrire dans le courrier destiné à la mutuelle :  

• Les coordonnées de l’entreprise assurée ; 
• Les coordonnées de l’entreprise assureur ;  
• Les références du contrat ;  
• La date de début de contrat et la date de fin de contrat.  

Ces questions que vous vous posez : Guillaume, expert courtier en mutuelle d’entreprise y répond.

Côté employeur

– Existe-t-il une juxtaposition entre les deux contrats ?  

Et non car avec le principe de préavis, les contrats ne se chevauchent pas ! 

 – Comment bien négocier ses nouvelles garanties de prise en charge ?  

Selon le nombre de contrats à date et ceux à venir en fonction des recrutements, vous pouvez négocier une volumétrie et des prises en charges associées. 

Ex : vous avez une bonne prise en charge sur l’optique, vos salariés en sont satisfaits mais évoquent également le besoin de renforcer les consultations liées aux maux de dos… Prenez ceci en considération et tentez de voir ce qui peut être fait côté mutuelles (pensez à les challenger vous-même ou avec un courtier). 

 -  Quelles sont les modalités à bien spécifier avant de signer ?  

Vérifiez bien si l’assureur vous impose un délai d’attente pour rembourser les frais de santé engendrés (notamment sur des postes coûteux comme le dentaire…) 

 - Pourquoi est-ce utile de passer par un comparateur ou courtier pour mieux estimer les tarifs proposés ?  

Le comparateur va vous donner rapidement une idée du marché et de ce à quoi vous pouvez vous attendre tant en garanties qu’en tarifs. Le courtier va rajouter son expertise et toutes les « explications » pour vous traduire correctement tous ces chiffres qui sont parfois très complexes à comparer… 

– Combien pouvons nous économiser grâce à un courtier ?  

Les courtiers en ligne spécialisés dans les complémentaires santé, ont l’avantage de pouvoir répertorier les « promotions » du moment et ainsi trouver des offres entre –10  à -25 %. Néanmoins, ne nous leurrez pas : ces économies ne seront sans doute pas pérennes et auront une durée et un effet rebond. La meilleure économie qu’on puisse donc faire via un courtier, c’est celle de trouver une solution avec un rapport garanties/coût cohérent et donc durable ! 

Côté collaborateur  

Côté salarié, des questions autour de la fin de contrat de la mutuelle entreprise sont fréquentes. En voici quelques-unes auxquelles nous vous proposons des éléments de contexte : 

– En tant qu’employé, puis-je refuser la mutuelle d’entreprise ? 

En effet, chaque collaborateur a la possibilité de ne pas accepter la couverture santé collective (ainsi que la prévoyante) dans quelques cas que le site service public a listé ici. 

– Quand s’arrête la mutuelle d’entreprise ? 

La portabilité de votre complémentaire santé s’arrête dès lors qu’un un nouvel emploi débute, mais aussi à l’expiration de la période de maintien des droits Pôle Emploi. 

-  Qui paye la mutuelle après une démission, d’une rupture conventionnelle ? 

Dans le cas où le salarié a souscrit à la mutuelle de l’entreprise, le paiement est partiel et doit être notifié sur le bulletin de salaire, car il s’agit d’un prélèvement sur salaire. 

Certaines entreprises prennent en charge la totalité de la somme, mais la tendance est plus généralement à 50   de prise en charge. Dans le cadre d’une démission légitime (voir liste des cas), le salarié peut bénéficier de la portabilité mutuelle. Le maintien des garanties dans le cadre de la portabilité est gratuit pour l’employeur et son salarié. La portabilité fait partie du contrat de mutuelle entreprise. L’assurance santé prend en charge les cotisations du demandeur pendant la période de portabilité. 

Soyez attentifs à la réception du changement de mutuelle au sein de vos équipes ! 

Sur ces sujets vecteurs souvent d’incompréhension (niveaux de prises en charge, contraintes financières liées à l’ajout des membres de la famille, etc.), voire parfois anxiogènes (passage d’une mutuelle à une autre pour les salariés en cours de prise en charge importante (opération programmée, ALD…), il convient de bien border la communication liée au changement de contrat afin d’éviter toute incompréhension ou ressentiment sur le sujet. Eviter également les périodes hautes pour les salariés, notamment s’ils doivent mettre à jour leur dossier assurés…