Gestion de la paie des salariés : pourquoi et comment s’organiser ?

La gestion de la paie fait partie des postes cruciaux d’une entreprise. Répondant à des protocoles régis par la loi, elle se doit d’être réalisée avec la plus grande rigueur qu’elle soit gérée en interne ou externalisée.

Le rôle du gestionnaire paie

Les enjeux de la gestion de la paie en entreprise

Périmètre de la paie

La paie correspond au versement d’une somme d’argent, en échange d’un travail fourni par un salarié. Cette rémunération, appelée salaire, est définie à l’embauche selon différents critères, tels que le type de poste, les tâches, les responsabilités, ou encore l’expérience du salarié. La paie comprend le montant réellement perçu par le salarié, mais également les charges salariales et patronales, ainsi que les différents avantages (panier-repas, frais kilométriques, etc.). Ce versement, effectué de façon mensuelle, est obligatoirement accompagné d’une fiche de paie détaillée (ou bulletin de salaire).

Ainsi, la gestion de la paie consiste à réaliser le calcul des salaires, chaque mois, par rapport aux charges sociales, charges patronales et autres frais. Elle doit aussi tenir compte des congés, rémunérés ou sans soldes, absences, heures supplémentaires, réévaluation de salaire annuelle, etc. De nombreux paramètres rentrent en compte, auxquels le gestionnaire de paie doit veiller attentivement. En effet, une erreur peut avoir des répercussions importantes.

Gestion de la paie : quels risques en cas d’erreur ?

La bonne gestion de la paie est primordiale pour une entreprise. En effet, des données erronées peuvent engendrer des sanctions administratives, financières, voire pénales, de la part de l’URSSAF (Union de Recouvrement des cotisations de Sécurité Sociale et d’Allocations Familiales). En cas d’erreur de paiement, par exemple, cela peut engendrer un conflit avec un salarié et aboutir à un pourvoi devant les prud’hommes (dans la limite de la prescription de salaire légale). Au-delà de ces pénalités, une erreur sur la rémunération d’un ou plusieurs salariés, engendre une perte de temps importante pour l’entreprise, puisqu’elle devra corriger les données.

Par ailleurs, la législation en matière de charges sociales et patronales, ou encore de convention collective, évolue régulièrement. L’entreprise doit donc être en veille permanente, afin que chaque fiche de paie soit conforme à la législation en vigueur.

Ainsi, au même titre qu’un mauvais choix stratégique, une mauvaise gestion de la paie, par des indications inexactes, peut avoir un impact considérable.

Le gestionnaire de la paie : un rôle crucial

La gestion de la paie fait partie des postes cruciaux d’une entreprise. Répondant à des protocoles régis par la loi, elle se doit d’être réalisée avec la plus grande rigueur qu’elle soit gérée en interne ou externalisée.

Comment se fait la gestion de la paie ? Les 4 étapes

1 – Recueillir les données sur les salariés

Avant toute chose, il convient d’obtenir les informations établies à l’embauche, telles que :

  • le contrat de travail, qui précise la qualification du poste, la rémunération ainsi que d’éventuels avantages ;
  • les données personnelles du salarié, telles que son numéro de matricule salarié, numéro de sécurité sociale, son identité et son adresse.
  • Ces informations, à l’exception de la rémunération, sont nécessaires pour réaliser la DPAE (Déclaration Préalable à l’Embauche).

Par la suite, il convient d’effectuer des mises à jour lorsque la rémunération change, que de nouveaux avantages sont accordés, ou que le domicile du salarié est modifié.

2 – Établir les bulletins de paie et versements de salaires

La seconde étape vise à définir le salaire du mois, pour tous les salariés de l’entreprise. Celui-ci peut être fixe ou varier, selon ce qui aura été défini au préalable par le contrat de travail. Ainsi, pour établir les bulletins de paie, il convient de prendre en compte les variables de paie :

  • les heures travaillées, le calcul des congés payés , les congés sans solde ou absences, les heures supplémentaires ;
  • les primes, commissions, intéressements, remboursement de frais professionnels, avantages ;
  • les charges sociales et prélèvement de l’impôt à la source.

Pour faciliter le recueil de ces renseignements, notamment de la part du service des ressources humaines, il est intéressant, pour une PME ou grande entreprise, d’opter pour un logiciel de SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines). Celui-ci permet de centraliser toutes les données relatives à chaque personne, avec à la clé, un gain de temps conséquent.

Une fois toutes ces informations renseignées, les bulletins des salariés peuvent être édités, et les salaires versés. Les versements peuvent être faits par virement bancaire, chèque barré ou espèces (maximum 1500 €).

3 – Effectuer les déclarations sociales et procéder au paiement

À l’aide de tous les renseignements précédemment établis, le gestionnaire de paie se charge d’effectuer les déclarations mensuelles auprès des différents organismes sociaux. Depuis 2017 (2022 pour le secteur public), il est obligatoire de remplir la Déclaration Sociale Nominative (DSN). Ce formulaire en ligne simplifie les démarches, puisque les déclarations auprès de l’URSSAF, France Travail, Agirc-Arrco et organismes complémentaires de santé sont ainsi effectuées au même endroit. La DSN est à transmettre au plus tard le 5 du mois suivant pour les entreprises de plus de 50 salariés, ou le 15 du mois suivant pour les entreprises de moins de 50 salariés, y compris pour les entreprises en décalage de paie. Pour gagner en efficacité, se doter d’un logiciel de paie compatible en DSN est intéressant. En effet, les renseignements sont automatiquement indiqués sur la déclaration en ligne.

En outre, il existe également des DSN d’événement, dès lors qu’il y a un arrêt de travail, une maladie, un congé de maternité ou paternité, une fin de contrat, etc. Celle-ci doit être déclarée dans les 5 jours suivants l’événement.

Remarque : certaines entreprises sont soumises à la Déclaration annuelle des données sociales Unifiée (DADS-U). Celle-ci vise à indiquer la somme totale des rémunérations pour chacun des salariés auprès de l’URSSAF, au plus tard le 31 janvier de chaque année. Elle concerne les employeurs de dockers, fonctionnaires en détachement auprès d’un établissement privé, intermittents du spectacle (hors Guso), pigistes, expatriés, salariés travaillant à Monaco, à Mayotte et dans les collectivités d’outre-mer.

Le paiement des charges sociales intervient au moment de la déclaration, le 5 ou le 15 du mois, selon le nombre de salariés. Les entreprises de moins de 11 salariés peuvent opter pour un paiement trimestriel.

4 – Gérer les fiches de paie et leur archivage

Les entreprises ont l’obligation de conserver une copie des bulletins de salaire de leur personnel, pour 5 années minimum. Cependant, l’employeur est tenu de rendre disponibles, pour les versions numériques, les bulletins durant au moins 50 ans ou jusqu’à 6 ans après l’âge de départ en retraite. En ce sens, il est primordial de sécuriser l’archivage de ces documents, notamment grâce à un coffre-fort numérique pour bulletin de salaire.

Comment faire la gestion de paie de son entreprise ? Les solutions

Le logiciel de gestion de la paie : l’idéal pour les services de paie internalisés

Les avantages d’un système de gestion de la paie en ligne

L’internalisation de la paie fait partie des solutions pour effectuer la gestion de salaire dans son entreprise. Ainsi, opter pour un logiciel de gestion de la paie en ligne offre un réel gain de temps et d’efficacité au gestionnaire de paie. En effet :

  • les calculs de paie et l’édition de bulletin de paie sont automatisés, ce qui réduit les erreurs ;
  • les actualisations réglementaires sont faites automatiquement, ce qui permet de réaliser une paie conforme et évite le risque de sanctions ;
  • les déclarations de charges sont facilitées (pour un logiciel compatible DSN) ;
  • le transfert des écritures au service comptabilité se fait en quelques clics ;
  • la création de reportings est automatique.

Au-delà de l’aspect fonctionnel, le gain de productivité apporté par le logiciel de gestion paie, s’il est utilisé de façon optimale, engendre une économie financière.

Cependant, il est à noter que l’internalisation de la paie engendre différentes charges, telles que :

  • le recrutement d’un gestionnaire de paie, voire d’une équipe ;
  • le coût salarial du service de paie ;
  • la formation ainsi que la veille à faire en continu.

C’est pourquoi, chez TPLP, nous proposons l’intégration d’un logiciel de paie avec formation et assistance. Ainsi, le service de paie est en mesure d’appréhender l’outil de manière efficiente.

Les critères de choix d’un logiciel de gestion de la paie

Il existe deux possibilités en matière de logiciel de gestion de paie :

  • module de paie intégré à un ERP ou SIRH ;
  • logiciel de gestion de paie dédié.

Si le premier présente l’avantage de pouvoir regrouper tous les besoins de l’entreprise dans un seul outil, le second offre des fonctionnalités plus avancées ainsi que des mises à jour réglementaires plus fréquentes. La seconde option s’avère, ainsi, la solution la plus sereine.

Parmi les logiciels de gestion de paie, il est important d’en choisir un dont :

  • les fonctionnalités sont adaptables selon les besoins de l’entreprise ;
  • la présentation est intuitive et facile d’utilisation, afin de gagner du temps au quotidien ;
  • la compatibilité DSN est incluse, pour faciliter les déclarations mensuelles ;
  • les mises à jour de réglementation et sécurité sont régulières, dans le but d’être toujours en conformité ;
  • une assistance est disponible en cas de besoin.

En ce sens, notre logiciel partenaire Silae Paie répond à tous ces critères. Accessible pour les entreprises dès 10 salariés, il est l’outil le plus fiable du marché.

Logiciel de gestion de la paie Silae

L’externalisation de la gestion de la paie : la solution fiabilité

Les avantages de l’externalisation de la paie

L’externalisation de la gestion de la paie consiste à déléguer le processus de paie à une entreprise externe, spécialiste du sujet. Cette solution offre de nombreux atouts :

  • en tant que spécialiste, le prestataire connaît parfaitement la réglementation, ce qui réduit le risque d’erreur ;
  • l’entreprise dispose de plus de temps à consacrer à son cœur de métier et sa gestion quotidienne ;
  • la prestation est adaptable au fil de l’évolution de l’entreprise (taille du personnel, évolution du chiffre d’affaires, etc.) ;
  • le recrutement d’un gestionnaire de paie n’est pas nécessaire ;
  • les coûts administratifs de formation, de veille réglementaire, d’achat de logiciels, etc., sont réduits.

Par ailleurs, l’externalisation des fiches de paie permet d’avoir affaire à du personnel expert en gestion de paie.

Le choix d’un cabinet pour l’externalisation de la gestion de paie

Un service d’externalisation de gestion de paie se trouve auprès d’un expert-comptable ou d’entreprises spécialisées, telles que TPLPaye. Celui-ci est matérialisé par un contrat de service.

Pour choisir son prestataire de paie, il convient de prendre en compte :

Dans la mesure où l’employeur transmet de manière récurrente les informations qui font varier la paie de ses salariés, il est important que le prestataire soit à l’écoute de l’entreprise. Il peut même être force de proposition pour faciliter le processus de paie, par rapport aux habitudes de l’employeur : transmission d’un tableur, mise à disposition d’un logiciel de paie, etc.

Pour résumer, la gestion de la paie en entreprise nécessite une grande vigilance, tant pour une PME qu’un grand groupe. Le processus, aussi bien pour la fiche de paie que la comptabilisation de paie et le paiement des charges, est régi au niveau du droit français. Ainsi, le choix d’assurer la gestion de la paie au sein de l’entreprise ou de passer par une société externe spécialisée nécessite d’être réfléchi à la hauteur de son enjeu.