Externalisation de la paie, combien ça coûte ?

Qu’elle soit externalisée ou non, la gestion de la paie représente un coût impondérable pour l’entreprise. Et dans la plupart des cas, confier sa gestion en tout ou partie, est le plus sûr moyen d’optimiser cette obligation légale, trop souvent source de litiges. Combien coûte l’externalisation de la paie ? Comment est déterminé le coût par bulletin de salaire ? Que prendre en compte dans la négociation de votre lettre de mission ?

Quel est le coût d’un bulletin de paie externalisé ?

En réalisant quelques rapides recherches sur Internet, vous trouverez des fourchettes de prix très variables, allant par exemple de 4 € à 25, voire 30 € le bulletin de paie.

De telles disparités interrogent naturellement. Elles reflètent tout simplement le degré d’externalisation proposé par votre prestataire paie. Il est aujourd’hui possible de choisir une solution de gestion mixte en souscrivant, auprès du prestataire paie, un abonnement à un logiciel de paie tout en conservant l’établissement des paies et des déclarations, y compris l’édition des bulletins en interne (nous avons choisi SILAE pour la pertinence de son accompagnement des TPE/PME).

Comparé à l’achat d’un logiciel de paie en interne (environ 1 500 € la 1^re année, sans compter les mises à jour ultérieures), cette solution « en mode Saas » offre un 1^er niveau d’optimisation qui permet généralement d’obtenir un bulletin de paie à partir de 4 € et de disposer d’un outil de gestion actualisé en temps réel qui vous permet également de gérer la partie paie et contrats (suivi de la masse salariale, bilan social…)

Mais plus vous externalisez la fonction paie et plus le coût du bulletin augmente logiquement.

Combien coûte l’externalisation de la paie ? Quels sont les services associés et les options facultatives ?

En matière de coût de la paie, il faut d’abord faire la distinction entre l’externalisation complète et la mise à disposition d’un outil de gestion des paies.

• Mise à disposition d’un outil de gestion des paies en mode Saas : généralement entre 4 et 10 € le bulletin (on parle aussi d’externalisation partielle ou accompagnée : celle-ci comprend par exemple une via une hotline technique et paie).
• Externalisation complète : en moyenne 25 € le bulletin. Ce tarif correspond au coût de production d’un bulletin. Dès que votre entreprise compte plusieurs salariés, le tarif par bulletin de paie décroît à proportion du nombre de collaborateurs.

A titre d’exemple, chez TPLP, le tarif est ajusté à 13 € le bulletin à partir de 200 salariés.

Ce tarif comprend généralement : intégration des mises à jour réglementaires et conventionnelles, la gestion des DSN et des déclarations sociales, une assistance en droit du travail, la gestion du prélèvement à la source, des états post-paie (coûts salariaux, tableau de bord, suivi de la masse salariale…), des simulations de paie en temps-réel, un portail dédié aux salariés (gestion des congés payés), documents de sortie, entrée du collaborateur, DSN événementielles, etc.

Ce sont autant de services qui, d’un prestataire à l’autre peuvent justifier les écarts sensibles de tarifs de la paie.

Puis selon les prestataires, des prestations juridiques peuvent parfois compléter l’offre (par exemple contrats, CDD, CDI, accompagnement en cas de ruptures…).

Ensuite, selon les spécificités de votre entreprise, il est possible de personnaliser votre accompagnement en paie pour coller le plus finement possible à vos besoins et ressources en interne (externalisation partielle). Selon les cas de figure, un certain nombre de prestations paie peuvent être conservées en interne : la gestion des contrats, des fiches salariés, des déclarations préalables à l’embauche ou des DSN événementielles. Le coût du bulletin de paie s’en trouve naturellement modifié, mais vous vous en doutez, difficile d’en indiquer une fourchette ici…

Externalisation complète ou mise à disposition en mode Saas, comment choisir ?

Choisissez la gestion des paies en mode Saas si vous avez en interne un collaborateur en capacité de produire et d’éditer un bulletin par lui-même. Cela signifie qu’il maîtrise la réglementation en vigueur et qu’il peut suivre et appliquer les mises à jour réglementaires.

Si vous chercher à recruter, tablez sur un salaire brut moyen pour un gestionnaire de paie entre 30 et 32 K*.

Bon à savoir : la mise à disposition d’un outil de paie paramétré (en « Saas ») peut comprendre des compléments de services pratiques qui permettent à votre collaborateur de gagner en autonomie tout en sécurisant sa saisie. .

A titre d’exemple, notre offre Saas comprend la mise à disposition d’une hotline paie qui vous permet de solliciter l’avis d’un expert de la paie pour un tarif par bulletin de paie à 8 €. Cette solution convient bien aux petites et moyennes entreprises disposant d’un collaborateur paie ou comptable.

Mais ces solutions de mise à disposition d’un outil de gestion des paie, avec lesquelles l’entreprise reste  complètement ou partiellement autonome dans la gestion des bulletins de paie ne convient pas à toutes les entreprises.

• D’une part la mise à disposition d’un outil de gestion des paies n’est pas proposé aux entreprises qui ne comptent qu’un seul salarié.
• Ensuite, si ce système s’avère efficace en matière d’optimisation des coûts de la paie, il ne vous garantit pas une paie 100 % sécurisée. Lorsque c’est l’entreprise qui assume la charge de l’édition des bulletins de paie, c’est elle qui supporte aussi le risque d’une erreur, bien humaine c’est entendu, mais dont la portée peut être parfois lourde de conséquences.

Si vous vous interrogez sur la pertinence de votre solution de gestion de la paie, nous vous invitons à consulter nos tarifs paie et social qui vous indiquent, prestation par prestation, à quoi correspond ce que vous payez lorsque vous souscrivez un accompagnement social et paie chez TPLP. Et bien entendu nos conseillers sont à votre écoute pour vous proposer un devis d’optimisation de la paie.

* Attention disparités importantes selon l’expérience et donc le degré d’autonomie et selon les territoires, les agglomérations importantes connaissent une tension importante sur ce type de profil.