Tableau Excel des éléments variables de paie : téléchargement gratuit
La préparation de la paie représente un défi mensuel pour les professionnels RH. Notre tableau des éléments variables de paie Excel facilite la collecte et le traitement des données comme les heures supplémentaires, les primes ou les absences. Ce modèle gratuit permet une vision claire des éléments variables de paie (EVP) pour chaque collaborateur, simplifiant la préparation des bulletins de salaire tout en minimisant les risques d’erreurs lors de la saisie.
Que contient ce modèle de tableau de préparation de la paie ?
Ce tableau Excel de préparation des éléments variables de paie contient deux onglets : une notice explicative ainsi qu’un modèle de tableau pour renseigner tous les EVP de vos salariés. Ce modèle est à dupliquer pour chaque mois de paie.
7 blocs de colonnes peuvent être complétés avec les informations concernant :
- L’identification des employés.
- Les montants de rémunération inscrits au contrat.
- Les données variables de paie relatives aux absences.
- Le nombre d’heures complémentaires et supplémentaires.
- Les primes, commissions et acomptes.
- Les avantages en nature et indemnités diverses.
- Vos commentaires éventuels.
Comment collecter les éléments variables de paie ?
Structurer la collecte des EVP avec les managers
Pour préparer la paie, il est essentiel de collecter régulièrement, idéalement chaque semaine, les variables de paie liées au temps de travail des collaborateurs, incluant à la fois les heures effectives et les absences.
Cette étape de collecte peut être réalisée soit par l’équipe paie, soit par l’encadrement qui valide les temps de travail en amont. Pour garantir la fiabilité des informations, privilégiez un système de remontée d’information structuré auprès des managers et responsables d’équipe. Mettez notamment en place un circuit de validation impliquant les différents services concernés. Les responsables vérifient les données avant leur intégration dans le tableau des éléments variables de paie Excel, réduisant considérablement les risques d’erreurs lors du traitement final.
Les méthodes de remontée des données paie
Le service de paie disposent de plusieurs méthodes pour rassembler les éléments variables :
- par communication « traditionnelle » (téléphone, mail, messagerie d’entreprise…) ;
- création d’un tableau préparatoire de paie Excel partagé avec chaque manager (vous pouvez alors dupliquer notre modèle pour le mettre à la disposition de chaque service) ;
- logiciel dédié à la gestion des temps et des activités.
Vous constaterez que plusieurs options s’offrent à vous, mais l’utilisation d’un logiciel de paie dédié, tel que Silae Paie, s’avère être la solution la plus efficace et fiable. Ces outils modernes intègrent généralement une fonctionnalité de pointage numérique accessibles aux salariés qui simplifie considérablement le processus RH de collecte des données variables de paie. Cette automatisation permet un suivi précis du temps de travail, incluant la gestion des absences et des heures supplémentaires avec circuit de validation, tout en minimisant les risques d’erreurs liés à la saisie manuelle.
Comment configurer les EVP dans ce fichier Excel des éléments variables de paie ?
La configuration optimale du fichier Excel commence par l’intégration de formules de calcul automatique. Paramétrez des formules simples pour calculer le montant des heures supplémentaires ou des congés payés selon votre convention collective.
Créez ou modifier les menus déroulants existants pour standardiser la saisie des variables de paie dans ce tableau Excel gratuit : types d’absences proposés dans votre entreprise, catégories de primes, motifs d’indemnités. Cette adaptation réduit les erreurs de frappe et accélère la saisie des données.
Un système de contrôle par couleurs s’avère particulièrement utile : utilisez le formatage conditionnel pour repérer rapidement les anomalies. Par exemple, une cellule rouge peut signaler un dépassement du quota mensuel d’heures supplémentaires autorisé.
Quels sont les éléments variables de paie (EVP) ?
Les éléments variables de paie peuvent être regroupés en 5 grandes catégories :
- Les éléments variables afférentes au temps de travail : heures complémentaires pour les temps partiels, heures supplémentaires pour les temps complets, majorations des horaires de nuit ou des dimanches et jours fériés, périodes d’astreinte…
- Les absences : congés payés, RTT, arrêts maladie après application d’éventuels jours de carence, formation, congés sans solde…
- Les éléments variables de paie liés aux primes : primes exceptionnelles, 13ème mois, primes de fin d’année, intéressement sur le résultat de l’entreprise, participation, primes conventionnelles, primes d’usage, commissions sur les ventes.
- Les EVP provenant des avantages en nature et salariaux : tickets restaurant, indemnités repas, véhicule de fonction, logement de fonction, mise à disposition de matériel informatique, remboursement des notes de frais, prise en charge de l’abonnement aux transports en commun, Forfait mobilité durable, etc.
- Les acomptes et les avances sur salaire pour chaque période écoulée.
Exemple d’affichage des EVP sur une fiche de paie
Découvrez ci-contre un exemple légendé de bulletin de paie prenant en compte plusieurs éléments variables de paie, que vous pourrez retrouver dans notre tableau Excel.
Sur un bulletin de salaire, les données variables s’affichent distinctement sous le salaire de base, dont le taux horaire est mentionné.
La partie supérieure du bulletin de paie présente les absences rémunérées ou non (indemnités de congés payés, RTT) ainsi que les primes.
Le cumul mensuel de ces variables modifie le brut global. Un commercial touchant 500€ de commissions verra son salaire brut passer de 2500€ à 3000€ sur sa fiche de paie.
Les avantages en nature, tels qu’un véhicule de fonction valorisé à 200€, ou les avantages salariés (pass transport, titres-restaurant…) figurent en bas du bulletin, sous les charges salariales et patronales.
La déduction ou l’addition de ces cotisations sociales et de ces indemnités permettent d’obtenir le net à payer avant impôt sur le revenu.