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Tout document émis ou reçu par une entreprise doit être conservé pour justifier ses actes. Selon leur nature et les données que ceux-ci comprennent, la durée de conservation légale peut varier très sensiblement, notamment lorsqu’il s’agit de données personnelles de salariés ou de clients. D’apparence simple, cet impératif de stockage des données de l’entreprise suscite en fait bien des questions. Numérisation systématique ? Gestion de droits et accessibilité ? Récapitulatif de vos obligations et pistes de réflexion pour préserver les données sensibles associées à la conservation des documents paie RH.

 

Récapitulatif des durées de conservation des documents sociaux et paie

Tous les documents associés à la gestion sociale et paie de l’entreprise doivent être conservés, en moyenne, entre 3 et 5 ans. Exception notable, la durée de conservation des documents relatifs à la comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation est limitée à un an seulement.

Voir le détail des durées de conservation, document par document sur service public.

Pour rappel, pour la partie paie et RH :

Durée de conservation des documents liés à la paye et la gestion RH

Registre unique du personnel

5 ans à compter du départ du salarié

Fiche de paye (double papier ou bulletin électronique)  

 

 

5 ans

 

 

Tous documents relatifs aux contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tous compte et régimes de retraite
Documents relatifs aux contrôles de l’entreprise :

Déclarations d’accident du travail
Documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires

3 ans

Décompte des jours de travail des salariés en convention de forfait
Décompte des temps de travail des salariés, horaires, heures d’astreinte et leur compensation

1 an

Ces durées de conservation correspondent aux délais dont dispose l’Administration pour effectuer des contrôles des déclarations et de la publication des comptes de l’entreprise. Mais rien ne vous empêche de les conserver au-delà de ces prescriptions réglementaires.

Faut-il vraiment se conforter aux délais de conservation des documents paie et RH ?

Le stockage des documents, qu’il se fasse en version papier ou numérique prends toujours du temps et de la place. Il peut être tentant d’opérer de temps à autres un tri par le vide…

Sachez toutefois que les délais de prescription des administrations et organismes de recouvrements sont tous différents. Par souci de simplification, nous vous invitons au contraire à la prudence. Un bon réflexe consiste à conserver, par défaut, tous vos documents pour une durée de 10 ans.

 

Durée de conservation du bulletin de paie, 5 ans pour l’entreprise, à vie pour le salarié

Si vos obligations en tant qu’employeur sont limitées à 5 ans, vos salariés eux sont dans une toute autre logique. Cet impératif est rappelé automatiquement par nombre de logiciel paie en bas de fiche de paie. C’est le cas de notre solution SILAE Expert avec la mention :

« Dans votre intérêt, et pour vous aider à faire valoir vos droits, conservez ce bulletin sans limitation de durée. »

On l’a vu, il est possible – voire conseillé – de conserver vos documents plus longtemps que ce que préconise les obligations légales en matière de conservation des documents paie et RH.

En ce qui concerne le bulletin de paie, bien des entreprises font ainsi le choix de conserver les bulletins sans limite de durée afin de dépanner des salariés qui auraient malencontreusement « égaré » un bulletin.

En la matière, ce n’est une question d’arbitrage organisation du service paie

 

Conservation des documents paie RH, quel est la bonne solution de stockage ?

Conservation des documents paie RHDepuis l’instauration du bulletin de paye numérique, la tendance est naturellement à la numérisation. Si elle semble bien plus simple et pratique, elle suppose toutefois des choix technologiques, voire des développements qui ne sont pas sans impact. Notamment depuis la mise en place du réglement européen sur la protection des données (RGPD) qui renforce les contrôles à opérer pour la bonne conservation des données des personnes par l’entreprise et en tout premier lieu, de ses salariés.

Quelle sera la solution à la fois la plus pérenne et la plus économique pour l’entreprise ? Pour toutes ces questions qui se posent également lors de la mise en place de vos bulletins de paye numérique, consultez les obligations légales en matière de stockage des documents paie et RH dans notre article dédié.

 

Un doute ou une interrogation concernant la gestion administrative de votre personnel ? Le bon établissement de vos bulletins de salaire ? ou toutes autres formalités liées à la gestion de la paie ? Consultez votre gestionnaire de paie. En matière sociale, prévenir prend du temps, mais guérir coûte toujours très cher…

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