Coffre-fort numérique, quel cadre imposé pour une conservation en règle des bulletins ?

Bien que très attendu par les salariés, le bulletin de paie électronique (BPE) est encore finalement assez rarement la norme. Malgré un coût de mise à disposition globalement moins cher, le dispositif impose un certain nombre de nouvelles règles, dont le choix d’un outil de conservation, le fameux coffre-fort numérique. Quelles sont les règles imposées en matière de bulletin de paie dématérialisé ? Quelles sont les solutions à disposition et comment arbitrer pour limiter les complications au niveau du service RH ? Le point avec nos experts en gestion de la paie.

Rappel, quelles sont vos obligations depuis la mise en place du bulletin de paie et du coffre-fort numériques ?

Depuis la loi Travail de 2017, vous n’avez plus l’obligation de demander l’accord de vos collaborateurs pour leur communiquer leurs bulletins de paie par voie électronique. Le fameux BPE peut donc devenir la règle par défaut, sachant que les salariés conservent le droit de s’y opposer à tout moment, y compris après avoir déjà reçu plusieurs bulletins dématérialisés. Il faudra donc, dans tous les cas, maintenir la possibilité d’une transmission papier pour les quelques réfractaires.

Pour dématérialiser l’envoi des bulletins de paie, vous devez prévenir vos collaborateurs de cette nouvelle mise à disposition au moins un mois avant la date d’envoi du 1^er bulletin électronique. En cas d’opposition, le retour à une communication papier du bulletin de paie devra être réalisé, au plus tard, dans les 3 mois suivants le refus du salarié.

A ce jour, seulement 24 % des salariés français bénéficient d’un stockage de leurs bulletins mis en place par leur employeur via un coffre-fort numérique personnel. Pourtant, 4 français sur 5 étaient déjà favorables au bulletin de paie électronique en juin 2017*. Alors quels sont les obstacles à franchir pour passer le cap de de la dématérialisation complète du bulletin de paie ?

Le BPE, soit 50 ans de conservation garantie :

Le décret publié suite à la loi Travail** vous impose deux durées de mise à disposition des bulletins de paie électronique. Vous avez le choix entre :

• 50 ans,
• ou jusqu’à l’âge maximal de mise à la retraite augmenté de 6 ans, soit 75 ans. Les salariés pouvant, s’ils le souhaitent, rester en poste entre 65 et 69 ans après échange avec l’employeur*** (interrogation du salarié à formuler par écrit).

A noter, la loi vous impose de vous prononcer sur une durée garantie de conservation des BPE. Cette garantie ne doit pas être confondue avec le délai légal de conservation des bulletins de paie, limité à 5 ans pour l’entreprise (sans limitation pour le salarié).

Une technologie de conservation aussi pérenne que sécurisée :

Le coffre-fort numérique accueillant les BPE de vos salariés doit respecter un certain nombre de normes (dont, Afnor NF Z42-05). Il s’agit d’un système de conservation à valeur probante. Il garantit la pérennité des bulletins de paie avec identification de leur émetteur. Ceci afin de rendre leur perte ou falsification impossible. L’outil doit assurer à la fois la sécurité, la sûreté, l’intégrité, la pérennité et la traçabilité des documents archivés.

L’accès au coffre-fort électronique sera réservé au seul salarié et ce, gratuitement.

Comment remplir ce cahier des charges ? Les solutions à disposition seront plus ou moins contraignantes pour l’entreprise.

Quelles solutions pour offrir un coffre-fort numérique sécurisé à vos salariés ?

1. Une solution de conservation interne : à condition d’en maîtriser les enjeux technologiques

Les contraintes techniques imposées supposent des infrastructures complexes. Contrairement aux système « cloud » existant, la solution devra en effet garantir un haut niveau de confidentialité et de protections des fichiers stockés. De nombreux paramètres entrent donc en ligne de compte :

• plan de classement, classification et formats de conservation,
• règles relatives aux durées de conservation,
• disponibilité et communicabilité des documents archivés,
• authentification de l’utilisateur et gestion des droits et conditions d’accès,
• lisibilité, intégrité des documents et traçabilité des opérations (horodatage)
• critères de destruction des documents à échéance de conservation,
• etc.

A noter, compte tenu du caractère personnel des données collectées et stockées dans le coffre-fort numérique, le système d’archivage électronique (SAE) proposé aux salariés devra être en règle avec le règlement général sur la protection des données (RGPD).

Ce mode de mise à disposition reste donc l’apanage d’un nombre limité d’entreprises.

2. Les coffre-forts numériques payants, souscrits auprès de prestataires dédiés :

Dans bien des cas en effet, le coût associé à ces solutions clés en main sera bien moindre qu’un développement en interne. De nombreux acteurs se sont positionnés sur ce marché, à commencer par laposte.fr qui profite de ces nouvelles contraintes imposées aux entreprises pour développer son offre de services Btob.

Si vous disposez déjà d’un SIRH au sein de votre organisation, pensez à vérifier si celui-ci ne propose pas déjà un coffre-fort électronique. Une simple révision de votre contrat de licence pourrait alors suffire pour passer au coffre-fort numérique.

3. Un espace sécurisé associé à la gestion de la paie :

Les dispositifs internes ou les solutions proposées par les SIRH ne sont pas encore monnaie courante. Et celles-ci génèrent, dans tous les cas, des coûts non négligeables.

Sachez que si vous avez fait le choix du logiciel paie SILAE pour la gestion de la paie de vos salariés, celui-ci prévoit également la fourniture d’un coffre-fort numérique. Celui-ci permet l’envoi du bulletin par un e-mail sécurisé et sa conservation dans l’espace collaborateur pendant toute la durée du contrat de travail.

Seule limite pour vos salariés, à la rupture du contrat de travail, leur espace personnel sur SILAE est clôturé. Ils doivent donc récupérer leurs données, dont leurs BPE avant de quitter définitivement la société.

Besoin d’y voir plus clair ?

Nos équipes vous accompagnent pour la bonne gestion de vos paies.

Coffre-fort numérique externalisé ou outil associé à la gestion de la paie… comment choisir ?

Quelle que soit la solution choisie, la mise à disposition d’un coffre-fort numérique s’impose et répond à une attente forte.

La solution semble en effet plus pérenne que le bulletin papier, souvent déposé à la va vite sur un coin de bureau… Près de 26 % des répondants au sondage Ifop de 2017 pensent ainsi avoir perdu un ou plusieurs bulletins au cours de leur carrière.

Le choix d’une solution sécurisée aux enjeux complexes en matière de stockage des données est une contrainte de plus pour votre service RH. L’option choisie ne doit pas contribuer à rajouter de la complexité auprès d’équipes déjà très chargées. Nos juristes et spécialistes de la paie peuvent vous aider à évaluer les outils à disposition et vous conseiller pour la bonne mise en conformité de votre organisation en paie.

* Etude Opinion Way pour Altea, les salariés et la dématérialisation des procédures administratives RH (décembre 2018). Sondage Ifop pour Neopost France, Salariés & dématérialisation (juin 2017).

** Décret n° 2016-1762 du 16 décembre 2016 relatif à la dématérialisation des bulletins de paie et à leur accessibilité dans le cadre du compte personnel d’activité.

*** à l’article L.1237-5 du Code du travail.