Subrogation, quelles sont les règles du maintien de salaire ?

Parce qu’elle constitue un véritable avantage pour vos salariés, la subrogation doit être mise en place dès que c’est possible. Pour autant, elle suppose en interne des contrôles supplémentaires pour s’assurer que les remboursements d’IJSS avancés à vos collaborateurs ont bien été effectués. Et en la matière, les erreurs pénalisent toujours l’entreprise… Nos spécialistes de la gestion de la paie listent vos obligations et les points de contrôle qui s’imposent dès qu’il y a subrogation.

Subrogation ou maintien de salaire en cas d’arrêt ?

Tout employeur, en cas d’incapacité de travail de l’un de ses salariés, a l’obligation de maintenir son salaire pour une durée variable selon son ancienneté dans l’entreprise et la durée de son arrêt*. Quant à la subrogation, ce n’est qu’une question de préférences en matière de gestion de la paie…

Subrogation, IJSS, subrogation… quelques rappels utiles

Dès qu’un salarié est en arrêt de travail (maladie ou accident), il perçoit deux types d’indemnités :

1. des indemnités journalières, versées par la sécurité sociale (IJSS),
2. le maintien de salaire versé par l’employeur (généralement, après un an d’ancienneté).

En tant qu’employeur, vous pouvez subroger les IJSS, c’est-à-dire les verser à votre salarié en arrêt, puis en demander le remboursement à la CPAM.

Pour rappel, les obligations de prise en charge maladie de l’employeur 

(1) Dans la limite de 1,8 fois le Smic mensuel.

(2) Conditions pour un arrêt inférieur à 6 mois (hors travail saisonnier), des conditions spécifiques s’appliquent ensuite.

Besoin d’y voir plus clair ?

Nos équipes vous accompagnent pour la bonne gestion de vos paies.

Subrogation des salaires en cas de maladie, quand faut-il y recourir ?

La subrogation de salaire permet à vos salariés en arrêt maladie de bénéficier d’un maintien complet ou partiel de leur salaire. La situation est confortable puisque contrairement au versement des IJSS par la sécurité sociale d’un côté et du complément de salaire de l’employeur d’autre part, le salarié touche la totalité de son salaire en une fois comme à l’accoutumée.

C’est pourquoi nos gestionnaires de paie conseillent la mise en place de la subrogation dès que c’est possible. Mais cela suppose de savoir de votre côté établir correctement le montant d’IJSS à verser à vos collaborateurs.

En effet, pour qu’il y ait subrogation, le maintien de salaire doit être au moins égal au montant des indemnités journalières versées par la sécurité sociale. Les logiciels de paie permettent dorénavant un calcul précis des IJSS, mais ce n’est pas le cas de tous !

Soyons clair, pour les entreprises qui ne disposent pas de service RH et/ou social, l’opération peut devenir un vrai casse-tête, notamment lors d’arrêt longs dont les conditions de prise en charge varient avec le temps.

Que doit faire votre entreprise pour mettre en place la subrogation de salaire ?

La demande de subrogation s’effectue directement depuis la déclaration sociale nominative (DSN) lorsque vous établissez l’attestation de salaire à communiquer à la sécurité sociale en cas d’arrêt maladie.

Vous devez alors renseigner la partie « Demande de subrogation en cas de maintien de salaire ».

L’ensemble de ces formalités s’effectuent à partir de votre compte sur net.enterprise.fr. A noter, selon les situations, vous devez sélectionnez le formulaire Cerfa adapté, soit :

• En cas d’arrêt maladie, maternité ou paternité : Cerfa N° 11136*05 ATTSAL-BIS). NB : en cas d’arrêt maternité, l’attestation de salaire doit être renseignée et communiquée dès le début de l’arrêt.
• Cerfa N° 11137*03 ATTSALATMP-PTE en cas d’accident du travail ou maladie professionnelle.
• Cerfa N° 11136*05 DIAD lors d’une prolongation d’arrêt de travail au-delà de 6 mois, une nouvelle attestation de salaire devra être délivrée à la sécurité sociale.

Si vous avez signé un contrat d’externalisation de la paie, votre prestataire paie peut gérer l’ensemble de ces formalités à votre place. N’hésitez pas à le solliciter si vous avez le moindre doute sur ces formalités. La moindre erreur et la subrogation ne sera pas mise en place par votre caisse d’assurance maladie, même si vous de votre côté vous avez bien avancé le maintien de salaire à votre salarié. A la clé, c’est un manque à gagner qui peut vite pénaliser la trésorerie des plus petites structures…

Le conseil de nos gestionnaires de la paie : deux contrôles à opérer en cas de subrogation

1. Soyez vigilant lors de la déclaration des dates de l’arrêt de travail :

• La date de début d’arrêt de travail est celle indiquée par le médecin sur le certificat d’arrêt. Si le début de l’arrêt tombe un samedi, n’indiquez pas le lundi suivant dans la DSN. Cela a une incidence pour le calcul du délai de carence et cette erreur peut bloquer la subrogation…
• Attention, cette déclaration suppose de déclarer non pas la date de fin de l’arrêt prévu par le médecin, mais bien la date maximum de maintien du salaire et de sa subrogation. La formalité tient en effet compte d’un possible renouvellement de l’arrêt de travail.

2. Mettez en place un système de contrôle des versements d’IJSS de la sécurité sociale car les erreurs sont courantes.

En période de fortes épidémies, il n’est pas rare que les services de la sécurité sociale n’aient pas le temps de vous prévenir du blocage de votre dossier. Or, vous pourriez dans ce cas attendre longtemps le remboursement des sommes avancées…

Chez Touche Pas à La Paye, notre logiciel de gestion des paies nous permet de paramétrer des alertes pour suivre, pour chaque dossier, les remboursements d’IJSS en cas de subrogation. Consultez nos spécialistes de l’externalisation de la paie pour mesurer les avantages de telles solutions.

* Art. 7 de l’accord national interprofessionnel du 10/12/1977.