Cahier des charges SIRH : guide pour le rédiger (+ exemple gratuit à télécharger)

Gestion des absences, des temps, des entrées et sorties… Dans cet exemple de cahier des charges SIRH, vous retrouverez au fil des pages TOUTES les informations à recenser pour établir votre note de cadrage ou audit. Vous visualisez de manière exhaustive toutes les fonctionnalités possibles de votre futur SIRH. Ce document vous servira aussi à cadrer les priorités, les intégrations à faire avec votre système de paie.

Exemple de cahier des charges pour SIRH : notre modèle gratuit à télécharger

Pour vous aider à démarrer, nous avons mis à votre disposition un modèle de cahier des charges SIRH en PDF à télécharger gratuitement. Ce guide complet vous offre une base solide pour structurer votre propre document, en vous guidant à travers les différentes étapes de la rédaction.

Notre template est conçu pour être flexible et adaptable à vos besoins spécifiques. Vous y trouverez des sections à remplir avec des exemples concrets, que vous pouvez personnaliser en fonction des particularités de votre entreprise.

En utilisant cet exemple de cahier des charges, vous gagnerez un temps précieux et vous vous assurerez que votre projet SIRH démarre sur de bonnes bases.

Composantes du cahier des charges :

Contexte et objectifs du projet
Présentation de votre entreprise
Exigences fonctionnelles
Exigences techniques
Plan de déploiement
Aide complémentaire

Cahier des charges SIRH : modèle TPLPaye

Le rôle du cahier des charges dans un projet de SIRH

Le cahier des charges est avant tout un outil essentiel de communication entre l’entreprise et l’intégrateur chargé de déployer le logiciel RH et paie. Il sert de feuille de route détaillée et guide chaque étape du projet, depuis la sélection des prestataires jusqu’à la mise en œuvre et au suivi du SIRH.

On pourrait le définir comme un document clé qui rassemble tous les éléments nécessaires pour assurer la réussite de votre projet de digitalisation des ressources humaines.

Mais au-delà de cet aspect, sa rédaction offre à l’entreprise concernée l’opportunité de faire le point sur ses processus, ses besoins, et sa stratégie globale.

Importance de la rédaction d’un cahier des charges pour votre projet SIRH

Pour une entreprise, s’équiper d’un logiciel SIRH constitue une étape essentielle dans sa transition numérique. Le SIRH doit non seulement accroître la productivité du service RH en automatisant les tâches les plus chronophages, mais aussi améliorer la satisfaction des collaborateurs, renforcer la marque employeur, et refléter fidèlement la politique RH et ses ambitions.

C’est pourquoi la rédaction d’un cahier des charges exhaustif est indispensable. Ce document permettra à votre prestataire de sélectionner et d’implémenter un logiciel RH qui répondra non seulement aux besoins actuels de l’entreprise, mais aussi à ses besoins futurs, tout en prenant en compte les contraintes techniques et de sécurité.

Pour résumer, un cahier des charges bien conçu aide à clarifier les attentes, à éviter les malentendus, et à faciliter la mise en place d’un SIRH. Il sert ainsi de document de référence tout au long du processus de sélection et de déploiement du logiciel.

Qui s’occupe de la rédaction du cahier des charges SIRH en interne ?

Acteurs concernés par l’élaboration du fichier et rôles

La rédaction du cahier des charges SIRH est un exercice collectif qui mobilise plusieurs compétences au sein de l’entreprise.

En général, ce sont les services des Ressources Humaines (RH) et de la Direction Administrative et Financière (DAF) qui en sont les principaux artisans. On peut aussi compter sur une participation active :

du Responsable des Ressources Humaines (RRH) et/ou du Directeur des Ressources Humaines (DRH) ;
du gestionnaire de paie, pour apporter son expertise sur les aspects techniques liés à la paie ;
d’un membre de l’équipe informatique, primordiale pour garantir que les choix techniques soient alignés avec les capacités et les contraintes du système d’information global de l’entreprise ;
d’un ou plusieurs collaborateurs pour exprimer les attentes des salariés ;
les éditeurs de logiciels déjà en place (logiciel de paie par exemple) ;
éventuellement du CSE ;
du prestataire externe si vous faites appel à un cabinet RH.

Le rôle de ces acteurs est varié :

Recueillir les besoins des différentes parties prenantes.
S’assurer que les exigences légales sont bien prises en compte.
Définir les critères de sélection des prestataires.

L’audit RH préalable à l’intégration du SIRH

Avant le lancement d’un projet SIRH, un audit RH préalable s’avère indispensable. Cette étape préliminaire remplit plusieurs objectifs essentiels :

Dresser un état des lieux précis des outils RH en place.
Identifier les lacunes et les points d’amélioration.
Définir clairement les besoins et les attentes pour la nouvelle solution.

Cet audit permet de poser les fondations d’un projet SIRH solide et adapté. Il garantit que la solution choisie répondra efficacement aux enjeux spécifiques de votre organisation.

Quel est le contenu du cahier des charges SIRH ?

Objectifs et enjeux de la mise en place du logiciel

Avant de plonger dans les aspects techniques, il est essentiel de poser les objectifs du projet SIRH. Que souhaitez vous accomplir avec ce nouvel outil ? S’agit-il d’automatiser la gestion des paies, de centraliser les données RH, ou encore d’améliorer la gestion des talents ? Clarifier ces objectifs dès le départ permet de donner une direction claire au projet et de définir les critères de succès.

Les enjeux sont tout aussi importants à identifier. Par exemple, dans un contexte de croissance rapide, un SIRH à la hauteur de votre performance (comme Silae) peut être un atout stratégique pour accompagner l’évolution de l’entreprise. De même, si votre organisation est soumise à des réglementations strictes, le SIRH doit impérativement garantir la conformité légale.

Contexte légal de la gestion de votre paie

Le contexte légal est un aspect souvent sous-estimé dans la mise en place d’un SIRH connecté à la paie. Pourtant, il est impératif que votre cahier des charges prenne en compte les obligations légales liées à la gestion des ressources humaines, comme le RGPD ou les réglementations spécifiques à votre secteur d’activité.

Un bon cahier des charges doit ainsi intégrer une analyse des risques juridiques et des mesures de conformité à mettre en place. Cela inclut la protection des données personnelles des employés, la traçabilité des actions effectuées dans le système, et la conformité aux normes de sécurité des systèmes d’information.

Le cahier des charges fonctionnel de votre SIRH

Le cœur du cahier des charges réside dans sa partie fonctionnelle. C’est ici que vous décrivez en détail les fonctionnalités attendues du SIRH.

Il est important de ne rien laisser au hasard : chaque fonction doit être décrite de manière précise, en indiquant les flux de travail, les interactions entre les différents modules (paie, gestion des temps, formation, recrutement, notes de frais, reporting de la masse salariale, etc.), et les critères de performance.

Par exemple, si vous souhaitez intégrer un module de gestion des congés, vous pouvez préciser comment les demandes de congé seront formulées, approuvées et suivies, ainsi que la manière dont les absences seront intégrées dans les calculs de paie.

Le niveau de personnalisation attendu du logiciel SIRH doit également être mentionné, notamment la possibilité d’adapter les workflows aux spécificités de votre organisation.

Notre exemple de cahier des charges à télécharger reprend l’ensemble des données à anticiper pour que vous soyez certain de ne rien oublier.

Le petit plus : Pensez aux solutions en mode SaaS, comme le SIRH Lucca. Elles s’adaptent facilement à vos besoins et peuvent régulièrement être mises à jour avec de nouvelles fonctionnalités, améliorations de performance, et correctifs de sécurité, sans nécessiter de lourdes interventions techniques. Besoin d’un intégrateur spécialiste de Lucca ? Vous êtes au bon endroit.

Les services attendus de la part de votre prestataire SIRH

Choisir un SIRH, c’est bien. Mais avoir un partenaire qui vous accompagne, c’est encore mieux ! Voici les services essentiels à inclure dans le périmètre de votre projet de cahier des charges :

L’accompagnement lors de la phase de déploiement : demandez comment votre prestataire va vous aider à mettre en place le système.
La formation des utilisateurs : assurez-vous que vos équipes seront bien formées pour utiliser le nouvel outil.
L’assistance pour la migration des données : précisez vos attentes en ce qui concerne le passage de l’ancien système au nouveau SIRH.

N’oubliez pas de définir vos attentes en termes de maintenance et d’évolution du système. Votre SIRH doit pouvoir grandir avec vous !

Pour bénéficier de tous ces services, il vous faudra peut-être faire appel à un cabinet spécialiste des ressources humaines et de la paie comme TPLPaye. L’avantage est que vous pourrez profiter en amont de leur expérience RH et de leur aide au choix du SIRH.

Budget

Un budget bien ficelé, c’est la garantie de pouvoir comparer les SIRH à la loupe et de faire le meilleur choix pour votre entreprise.

Il s’agit d’estimer le coût global du projet en fonction de vos contraintes budgétaires, en prenant en compte non seulement le coût d’acquisition du logiciel, mais aussi les dépenses liées à son déploiement, à la formation des utilisateurs, et aux éventuelles personnalisations.

Un cahier des charges SIRH doit intégrer un budget pour la maintenance et les mises à jour du système, ainsi que pour les coûts récurrents liés aux licences ou aux abonnements. Définir un budget et un mode de financement clairs dès le départ vous permet de comparer les offres des différents prestataires de manière objective et de choisir la solution qui vous convient le mieux sur le long terme.

Planning espéré

Le dernier élément, mais non le moindre, est le planning du projet.

Ce calendrier prévisionnel doit être réaliste et tenir compte des délais nécessaires pour chaque phase du projet SIRH afin d’assurer une transition en douceur : consultation des parties prenantes, rédaction du cahier des charges, sélection du prestataire, tests, formation, et déploiement.

Notre conseil d’expert : prévoyez toujours un peu de rab dans votre planning. Les imprévus, ça existe, et mieux vaut les anticiper que les subir !

Comment rédiger un cahier des charges SIRH ? La forme

La forme du cahier des charges est tout aussi importante que son contenu. Pour que votre cahier des charges SIRH soit efficace et facile à utiliser, voici comment le structurer ci-contre.

N’oubliez pas : un cahier des charges bien structuré facilite la compréhension et la collaboration entre toutes les parties prenantes du projet SIRH. Prenez le temps de soigner sa présentation !

Des sections bien définies

Divisez votre document en parties distinctes : introduction, contexte, objectifs, spécifications techniques, budget, planning, etc. Utilisez des titres et sous-titres numérotés pour une structure logique.

Un style rédactionnel clair et simple

Adoptez un ton professionnel mais accessible. Évitez le jargon technique excessif.

Des listes à puces et numérotées

Utilisez-les pour présenter les points clés, les exigences ou les étapes de manière claire et concise.

Des tableaux, diagrammes et schémas

Vous pouvez intégrer des visuels pour illustrer les processus RH, l’architecture du système ou les flux de données.

Une mise en page aérée

Utilisez des espaces blancs, des marges généreuses et une police lisible pour faciliter la lecture.

Des annexes bien organisées

Placez les informations détaillées ou techniques en annexe pour ne pas alourdir le corps principal.