Le SIRH n’est pas un logiciel unique, il s’agit d’un ensemble de briques logicielles qui s’assemblent les unes entre les autres en fonction de la taille de l’entreprise et de son organisation. L’idée étant de pouvoir rapidement les assembler, les ajuster pour former un SIRH personnalisé.” Une précision importante pour Mathilde Jaunet, cheffe de projet SIRH au sein du groupe Amarris, avec qui nous entamons notre sujet. En effet, votre SIRH doit le plus précisément possible répondre aux problématiques de votre entreprise et cibler vos besoins (par exemple : gain de temps sur l’administration du personnel, gestion dématérialisée des congés payés, gestion des talents …). Les données du personnel sont un véritable enjeu dans le cadre du déploiement d’un SIRH. La gestion par les collaborateurs eux-mêmes (de leurs données personnelles) sera autant de temps de re-saisie économisée.
Vous l’aurez compris avec ce préambule : mettre en place un logiciel SIRH c’est se demander comment gagner du temps et sécuriser les différents types de données liées à la paie et aux données du personnel !
Force est de constater que le secteur RH et de l’administration des entreprises captent des problématiques de productivité et d’automatisation des tâches, ainsi que des attentes fortes à la fois du management et des collaborateurs en matière d’’auto-gestion de certains sujets (demandes liées au télétravail ; suivi et demandes de CP ; etc.).
Suivant les modules que vous allez ajouter à votre SIRH, ils partageront tous une caractéristique commune : l’agrégation d’informations liées à la paie mais aussi la sécurisation des données collaborateurs.
Pour exemple, voir la liste des fonctionnalités ici, elle est assez bien faite.
SIRH : les chiffres clés
Aude Ferrary, responsable service paie et RH, également juriste en droit nous le confirme, « opter pour un logiciel SIRH facilite beaucoup de points d’attention RH : grande démission, perte de confiance envers les entreprises, envie de fluidité pour effectuer des demandes ou des actualisations ».
« On enregistre depuis plus de 3 ans une progression de 8 % par an du marché de SIRH, une révolution est en cours ».
Elle nous précise également : « L’implantation d’un SIRH paie intégrée permet un gain de temps d’environ 35 % pour un RRH, c’est énorme ! ».
Voici un autre chiffre à ne pas sous-estimer : « on sait que 40 % des salariés français seraient stressés par une surcharge d’informations et d’applications. On constate que l’avènement des SIRH est lié à ce besoin de centralisation Et d’unification des informations en une seule et même application ».
Grâce au SIRH paie intégrée, toutes les informations liées à différents points d’attention RH et de gestion des données du personnel sont centralisées et sécurisées par des accès.
Trombinoscope à jour, présence de tous les collaborateurs en temps réel (bureau ou télétravail), gestion des absences et demandes d’absence en 3 clics, remontées des variables de paie pour la constitution des bulletins (arrêts maladie, frais de déplacement, congés sans solde…).
Réalisez un cahier des charges complet pour avoir un logiciel SIRH sur-mesure !
Vous souhaitez déployer l’outil le plus en phase avec vos besoins à la fois stratégiques et quotidiens ?
Faire un cahier des charges de la manière la plus précise possible est la clé de viabilité pour votre futur logiciel SIRH.
Il va falloir reprendre tous les besoins et les paramétrages attendus par item :
- La notion de temps des activités
- Contrats de travail
- Gestion de la paie et autres prestations sociales
- Gestion des notes des frais
- Primes
- Titres restaurant
- Gestion du recrutement et des talents
- Formation
- Planning de présence sur site et télétravail
Ce temps-là sera également pour vous l’occasion de mettre à jour ou réaliser votre réglementaire de paie, soit le récapitulatif de toutes les règles de paie de l’entreprise.
- Partie 1 : les objectifs ????
Ceux-ci doivent être clairs, mesurables et alignés sur les objectifs globaux de l’entreprise. Par exemple, ils peuvent inclure l’amélioration de l’efficacité opérationnelle, la réduction des coûts liés à la gestion des ressources humaines (les tâches de relance des collaborateurs pour des mises à jour par exemple) ou l’amélioration de la prise de décision. Il est important de définir ces objectifs dès le début du projet pour vous assurer que toutes les parties prenantes sont sur la même longueur d’onde et que le projet est aligné sur les priorités de l’entreprise.
- Partie 2 : les exigences du projet ✍
Bien sûr, elles décrivent toutes les fonctionnalités et les caractéristiques dont doit disposer votre SIRH pour satisfaire les objectifs du projet : API avec la paie, gestion des contraintes liées aux jours ouvrés, ouvrables… Vos exigences doivent également inclure les besoins de l’entreprise en matière d’intégration, de sécurité, de convivialité et de support. Pour la partie paie, votre gestionnaire peut vous aider, voir notre un article dédié à ce sujet. Pour le dossier du personnel par exemple, anticipez le fait que votre collaborateur puisse lui-même modifier son adresse postale, son statut marital, son RIB… Des détails qui n’en seront pas une fois le SIRH mis en place !
- Partie 3 : les contraintes ????
Elles peuvent inclure des limites de temps, des contraintes budgétaires ou des exigences réglementaires. Décrivez dès le début du projet pour vous assurer que le SIRH est mis en place dans les délais impartis et selon les ressources disponibles : humaines, temporelles…
- Partie 4 : les parties prenantes ????
Les parties prenantes concernent ainsi les équipes des ressources humaines, les collaborateurs, les dirigeants de l’entreprise, les équipes informatiques et les fournisseurs de logiciels déjà utilisés pour la paie par exemple. N’oublions pas le CSE, pour discuter de la mise en place et des gains de temps pour la gestion des RH et des salariés.
Vous l’aurez compris, il est important d’impliquer toutes les parties dès le début du projet pour garantir que l’ensemble de leurs besoins soit bien pris en compte et la migration vers le SIRH bien acceptée.
- Partie 5 : le budget ????
Il inclut les coûts de licence, de développement, de formation, de maintenance. Il est important de définir un budget réaliste pour garantir que le projet est financièrement viable et que les coûts sont maîtrisés sur le court et long terme.
- Partie 6 : la planification ????
La sixième partie du cahier des charges doit inclure une planification détaillée du projet de mise en place du logiciel SIRH : les étapes du projet, les livrables, les délais, les responsabilités et les risques associés. Plus vous décrirez chaque point de cette planification avec détails et en listant tous les points de vigilance propres à votre organisation, plus vous mettez de chance de votre côté pour la bonne réalisation du projet : respect des délais et des attentes des diverses parties prenantes, etc. Cette planification sera votre outil de suivi pour la suite et le bon suivi du projet en interne. Idéalement, nous vous conseillons d’utiliser le principe du diagramme de Gantt pour avoir une vision globale de toutes les étapes de migration.
- Partie 7 : les risques ⛔
La dernière partie du cahier des charges doit mentionner les risques associés au projet de mise en place du SIRH. Il vaut mieux les anticiper de manière macro pour trouver rapidement des solutions, notamment au sujet d’éventuels problèmes de sécurité, des problèmes de formation et donc de temps… Lister les risques rapidement vous permettra de les aborder très en amont avec les parties prenantes du projet directement concernées par ces éventuelles difficultés. Celles-ci pourront se prononcer et émettre des avis avant la réelle mise en route de la migration. Sans quoi, cela pourrait générer quelques crispations bien compréhensibles.
En résumé, le cahier des charges est une étape incontournable pour garantir le succès de la mise en place d’un logiciel SIRH. Si vous envisagez une implantation dans votre entreprise, n’hésitez pas à contacter notre équipe pour obtenir des conseils sur la rédaction d’un cahier des charges efficace et sur la mise en place d’un SIRH adapté à vos besoins.
Notre experte Aude vous a réservé un outil GRATUIT à télécharger rapidement pour réaliser votre cahier des charges de manière complète et sans aucun oubli !
Faites des comparaisons des différents logiciels SIRH
Vous venez de réaliser le socle de votre projet : le cahier des charges de l’existant en termes d’informations importantes pour choisir demain la solution la plus en adéquation avec vos besoins.
Avec votre prochain outil SIRH vous allez ainsi allier :
→ le gain de temps et de productivité grâce au regroupement et à la simplification des différentes tâches (relances notes de frais, mise à jour des congés…),
→ la centralisation et fiabilisation de l’ensemble des données RH (dossier du personnel, suivi des candidats (ATS), gestion des congés, absences, de la formation, des données variables de paie, des notes de frais…),
→ la contribution de l’ensemble des collaborateurs : ceux-ci ont accès à leurs propres informations et peuvent les gérer (changement de RIB, adresse postale, ayants droits, demandes de congés…),
→ l’accessibilité : disponible en ligne via un navigateur ou un logiciel qui permet de faciliter le télétravail et donc la flexibilité des usages pour tous,
→ I’interfaçage possible en imports ou en API avec le logiciel de paie (par exemple, SILAE Paie et Lucca se synchronisent pour ne former qu’un avec le SIRH).
SIRH : les conseils de nos expertes paie/RH
Vous devez dès le départ prendre cet outil comme un moyen de facilitation et d’aide à l’automatisation. Ni plus, ni moins. Ceci afin d’éviter toute insatisfaction post-déploiement, irrémédiablement synonyme de perte de temps et d’argent.
La clé de succès est vraiment de « cadrer en amont tout ce qui fait de votre période d’élaboration des paies et autres sujets RH des moments chronophages. Ainsi vous pourrez réussir à identifier ce qui sera automatisé, délégué aux collaborateurs eux-mêmes et paramétré » soulignent Mathilde Jaunet et Ophélie Diarra, respectivement chargée de déploiement SIRH et responsable développement RH, toutes deux impliquées dans le choix du logiciel SIRH d’Amarris Groupe.
La phase d’acculturation sera le pilier de votre implantation au sein des équipes utilisatrices, ne la sous-estimez pas, au contraire, chouchoutez–la avec des temps forts : invitation de présentation, email, messagerie instantanée…
Comment avez-vous préparé l’onboarding au près des salariés ?
Ophélie : “Pour être dans une efficacité complète au moment de la mise en place, nous avons tout naturellement mis en place un programme d’ambassadeurs/testeurs (sur la base du volontariat) en amont, pour que le test de la V0 de notre SIRH nous permette d’avoir de vraies remontées un mois avant le déploiement officiel » .
Un retour d’expérience concret au sujet du déploiement d’un SIRH ?
Mathilde : « Il y’ a un exemple très parlant pour démontrer les subtilités liées aux différents types de métiers et donc de profil SIRH. Typiquement, la restauration. Il y’a des problématiques liées à la profession : les amplitudes horaires, les indemnités repas (sur place ou non), les primes, les emplois du temps tournants… Notre rôle en tant que conseiller c’est de vous orienter vers la solution la plus en phase avec ces préoccupations pour avoir l’intégration la plus satisfaisante et complète ».
Un conseil à donner pour les personnes intéressées par un SIRH ?
Mathilde : « Si je devais donner un SEUL conseil ça serait sûrement celui-ci : il faut bien faire attention à ce que l’opération d’intégration de votre solution soit tripartie : vous, le logiciel paye, le SIRH. En effet, tout ne peut pas se déverser dans le logiciel de paie, il faut paramétrer les outils pour les faire communiquer au maximum. Pour cela il est impératif que tous les acteurs travaillent ensemble. Le logiciel de paie doit lui-même rentrer dans les cases de la DSN… Le SIRH est un facilitateur pas une solution toute prête qui remplace à 100% le travail humain ! »
Vous souhaitez auditer votre système de paie actuelle pour vous assurer qu’il n’y aura aucun accrocs lors de l’implémentation avec votre système SIRH ?
Pour résumer, nous vous rappelons les 5 étapes indispensables pour bien définir votre projet SIRH.
Dans un premier temps : priorisez ! Grâce à l’élaboration du cahier des charges complet (cf notre ressource gratuite), vous allez pouvoir focaliser vos besoins et forces sur les points RH les plus importants pour votre entreprise. Une fois cette première mission effectuée, faites un comparatif des différentes solutions les plus en phase avec votre besoin SIRH. La troisième étape est la plus excitante ; il s’agit de la phase de test avec des ambassadeurs (volontaires de préférence) pour caler en amont tous les points sensibles, les plus et les moins de la version 0 de votre SIRH. Cette phase de test achevée (comptez 1 mois), vous pouvez officiellement lancer le SIRH et en faire part à tous les utilisateurs concernés. Par visio, réunion, trouvez la meilleure manière pour onboarder votre nouveau logiciel. Une fois le logiciel bien mis en place, vient le moment de récolter les avis utilisateurs : en J+7; M+1, M+3. Une façon de converser le lien et de déceler de potentiels points d’accroche pour les utilisateurs !
