Pourquoi Choisir l’Externalisation de la Paie : Guide Complet

Externalisation de la paie ou internalisation : comment choisir ?

5 raisons de choisir l’externalisation

• • Pour réduire les coûts opérationnels
  • Pour bénéficier d’une plus grande flexibilité en cas de fluctuations de l’activité
  • Pour accéder à des technologies et des logiciels de pointe
  • Pour gagner du temps et se concentrer sur les activités principales de l’entreprise
  • Pour bénéficier de l’expertise des prestataires spécialisés notamment lors de mises à jour critiques sur des aspects de droit social complexes.

3 raisons d’opter pour l’internalisation

• Pour maintenir le contrôle total sur toutes les données sensibles
• Pour adapter les processus de paie aux besoins spécifiques de l’entreprise, en temps réel
• Pour éviter les risques de dépendance envers les prestataires externes

Selon les prestataires de la gestion de paie, l’internalisation peut être assortie d’un support métier et technique.

À noter : il existe également des options intermédiaires où seules certaines parties de la paie sont externalisées. Face à ces différentes possibilités, choisir la solution de paie la mieux adaptée à vos besoins se fait généralement lors d’un audit organisationnel. Il vous permettra de cadrer et donner des clés d’analyses à votre futur prestataire, qui fort de son expérience, sera le mieux placé pour vous guider en fonction de votre organisation, effectif, branche métier…

Vous avez un projet paie et vous souhaitez parler à un expert ?

En tant qu’assistant(e) administrative ou gestionnaire de la paie, vous le savez, l’établissement et le contrôle des bulletins de paies sont des éléments essentiels pour votre travail. Il est essentiel de garantir à vos collaborateurs la complète conformité de leurs bulletins de paie. Son contenu et son paiement se doivent d’être à la fois corrects, ponctuels et sans erreur. Une gestion défaillante de la paie peut entraîner des conflits avec les collaborateurs et mettre en péril la stabilité de l’entreprise, s’exposant ainsi à des risques tels que des indemnités prud’homales, des redressements URSSAF, voire des sanctions pénales.

Pour gérer la paie de vos équipes vous pourrez opter soit pour l’externalisation, l’internalisation ou la mise à disposition (également appelée SaaS) à travers une équipe et un logiciel dédiés.

Vous le verrez à travers cet article, le choix entre l’externalisation et l’internalisation de la paie dépend des ressources, des besoins et des priorités spécifiques de chaque entreprise. Certaines organisations optent même pour une approche hybride : la mise à disposition.

Dans la pratique : la société opte pour un logiciel de paie avec un appui externe en cas de besoin, tout en conservant certains paramétrages et l’établissement des bulletins de paie, DSN…

Externalisation ou internalisation ? Qui en sortira grand gagnant ?

Comparatif complet : externalisation de la paie, internalisation ou mise à disposition

Touche Pas à la Paye vous propose de mieux comprendre les enjeux liés aux différentes solutions qui s’offrent à vous : l’externalisation, l’internalisation ou la mise à disposition.

L’externalisation de la paie

Les avantages d’externaliser votre paie ✅

• Expertise spécialisée : les prestataires de services de paie possèdent une connaissance approfondie des lois et réglementations en matière de paie, ce qui réduit les risques d’erreurs.

• Gain de temps : les entreprises se concentrent sur leurs activités principales, à la clé une réduction considérable du temps passé à la gestion de la paie.

• Réduction des coûts administratifs : l’externalisation évite tous les coûts liés à la formation du personnel, à l’achat de logiciels de paie, et à la mise à jour constante des connaissances liées à la législation en vigueur.

• Scalabilité : les entreprises en croissance ou en réduction peuvent facilement ajuster leurs besoins en matière de gestion de la paie en travaillant avec un prestataire de services de paie. Vous pouvez ajouter ou réduire les services en fonction de la taille de vos équipes.

• Accessibilité à des technologies avancées : grâce à l’utilisation de logiciels de pointe pour gérer les processus de paie. Votre entreprise peut bénéficier d’accès à ces technologies sans avoir à investir massivement dans leur acquisition et leur maintenance.

Les inconvénients d’externaliser votre paie ❌

• Coût : l’externalisation de la paie nécessite un budget de prestation, qu’il soit mensuel ou annuel.

Calculs réalisés sur la base de tarifs valables en mars 2024 de 50 à 100 collaborateurs avec coffre-fort eDoc.

• Délais potentiels : votre gestionnaire de paie aura plusieurs comptes à gérer, ce qui peut entraîner de manière exceptionnelle des délais dans le traitement de la paie.

• Risque de perte de culture d’entreprise : si le prestataire n’est pas en phase avec la culture et les valeurs de votre entreprise, cela peut avoir un impact sur la satisfaction des employés.

L’avis de l’experte : Mathilde Jaunet, notre spécialiste Paie /SIRH

Avec l’externalisation vous avez uniquement à transmettre vos éléments mensuels à votre gestionnaire de paie, il /elle gère tout le reste et c’est précieux en termes de gain de temps, de ressource et de charge tout au long du mois. Si votre structure est concernée par un turn-over important, une forte croissance,  des conventions collectives complexes, déléguer la gestion de la paie de vos collaborateurs sera la meilleure des options pour gagner en sérénité et précision.

Vous avez un projet paie et vous souhaitez parler à un expert ?

L’internalisation de la paie

Les avantages d’internaliser votre paie ✅

• Contrôle total : l’entreprise conserve la maîtrise complète de son processus de paie et peut personnaliser chaque étape en fonction de ses besoins spécifiques autorisant des adaptations quasi instantanées. L’entreprise conserve le plein contrôle de la confidentialité des données partagées avec ses collaborateurs.

• Coût potentiellement réduit à long terme : bien que les coûts initiaux puissent être plus élevés que l’externalisation en raison des investissements dans les logiciels et la formation des gestionnaires de paie, les coûts récurrents s’en trouvent généralement réduits à long terme.

Les inconvénients de l’internalisation ❌

• Complexité : la gestion de la paie est complexe et nécessite de suivre les réglementations en constante évolution, d’investir dans des logiciels et des ressources humaines spécialisées qu’il faudra pouvoir remplacer en cas d’absence.

• Charge de travail constante : la paie nécessite du temps et des ressources, ce qui peut être une charge pour les entreprises, notamment quand la taille de l’entreprise évolue rapidement. La gestion de la paie en interne peut augmenter la charge de travail du personnel des ressources humaines et de la comptabilité, affectant à la suite d’autres fonctions de l’entreprise.

• Risques d’erreurs : en l’absence d’une expertise spécialisée, il existe un risque accru d’erreurs dans le traitement de la paie. Ces écarts peuvent crisper le climat social de la structure.

Le conseil de notre experte, Mathilde.

L’internalisation est aujourd’hui réservée plutôt aux grands groupes qui ont développé un logiciel en interne et disposent des équipes de gestionnaires de paie spécialisées.

Mise à disposition d’une solution paie (ou solution SaaS)

Les avantages de la mise à disposition ✅

• Mises à jour automatiques : vous disposez toujours de la dernière version du logiciel sans avoir à effectuer d’installation manuelle.

• Réduction des coûts initiaux : nul besoin d’investir dans des infrastructures matérielles ou des licences logicielles coûteuses.

• Évolutivité : vous pouvez ajuster la taille et les fonctionnalités de votre solution en fonction de l’évolution de vos besoins.

• Analyse des données : mise à disposition d’outils d’analyse et de reportings avancés.

• Support technique : support technique et une assistance client pour accompagner au quotidien.

• Intégration avec d’autres systèmes : synchronisation simple de vos outils, tels que les systèmes de gestion des ressources humaines (SIRH), ce qui améliore la cohérence et la fluidité des processus (par exemple SILAE RH PRO, Lucca, KELIO…).

Les inconvénients de la mise à disposition ❌

• Personnalisation limitée : les solutions SaaS sont souvent conçues de manière générique, elles ne sont pas aussi personnalisables qu’une solution sur site dédié.

• Dépendance au fournisseur : en cas de problème ou cessation du partenaire, cela peut avoir un impact sur votre gestion de la paie.

Notre experte en paie vous éclaire :

Mathilde répond à vos questionnements fréquents autour des solutions envisageables pour la gestion de paie au sein de votre société.

• Que privilégier pour la gestion de la paie : l’internalisation, l’externalisation ou une gestion hybride en SaaS ?

Dans le cas où votre entreprise est une structure de moins de 200 collaborateurs, avec une personne spécialisée en paie en interne : nous vous conseillons de gérer vos bulletins avec l’externalisation, plus la mise en place d’un SIRH. Ce bloc sera intéressant à partir de 50 collaborateurs. Ensuite, pour les structures de plus de 200 collaborateurs, il est possible de recruter en interne un gestionnaire de paie et imaginer un dispositif de mise à disposition pour que la personne recrutée puisse gagner en flexibilité sur sa gestion de la paie. Toutefois nous devons vous préciser un point de vigilance : si l’entreprise a plusieurs conventions collectives cela demandera plus d’expertise sur la gestion des paies.

• Est-il possible de faire évoluer la gestion de la paie si l’entreprise évolue rapidement ?

Pour moi,  la flexibilité se situe entre l’externalisation et la mise à disposition. À titre d’exemple, chez Touche Pas à la Paye, nous proposons une évolution du format de votre gestion de paie clé en main, notamment en cas d’augmentation de la taille de la structure. Le fait de pouvoir passer de la mise à disposition à l’externalisation en cas d’absence du collaborateur paie interne à l’entreprise est un gros plus car cela permet de s’adapter aux aléas des entreprises et d’assurer la paie malgré tout !

L’externalisation de la paie : le choix le plus pérenne

Pour répondre à notre comparatif de début d’article : gestion de la paie, externalisation ou internalisation ? Nous pouvons répondre avec précision. L’externalisation de la paie est une solution confortable pour gagner en confidentialité en interne et garantir un niveau d’erreur quasi nul. Ce choix de la sous-traitance, certaines entreprises l’adoptent également pour optimiser leurs coûts, tandis que d’autres préfèrent cette option en raison du manque de compétences internes ou dans le but de recentrer les fonctions des ressources humaines sur des activités à plus forte valeur ajoutée.