Pour de nombreuses entreprises, la gestion de la paie des salariés est perçue comme une activité complexe et chronophage. L’externalisation est alors une solution à envisager pour gagner du temps et s’assurer d’être en conformité avec la législation en vigueur. Toutefois, comme toute solution, externaliser sa paie présente des limites. Avantages et inconvénients, TPLPaye fait le point avec vous pour savoir si l’externalisation de la paie est véritablement judicieuse.
Comment externaliser la paie de son entreprise ?
L’externalisation de la paie est une solution proposée aux entreprises pour alléger le poids de l’administration du personnel. Elle se sous-traite à un cabinet comptable ou à un spécialiste des ressources humaines et de la paie, ou encore à une société mixant expertise de la comptabilité et des RH-paie comme TPLPaye.
Chez TPLPaye, trois formules d’externalisation vous sont proposées selon votre besoin, votre budget et le fonctionnement de votre entreprise :
- L’internalisation assistée de la paie via un logiciel de paie : nous installons et paramétrons Silae, le logiciel de paie le plus puissant du marché. Vous restez ainsi autonome sur l’édition des bulletins de salaire tout en étant accompagné par une équipe d’experts.
- La sous-traitance de la paie : cette fois, vous ne gérez plus la paie en interne. Audit de conformité de la paie, édition des bulletins de salaire, réalisation des déclarations, dont la DSN, nous vous proposons une gestion de la paie plus globale ;
- L’externalisation des ressources humaines : solution la plus complète, elle vise à externaliser l’ensemble du processus RH en lien avec la paie et le juridique. De l’édition d’un contrat de travail à la réalisation des déclarations, nous assurons un service complet.
Pourquoi externaliser la gestion de la paie ? 5 avantages
Commençons par aborder les avantages de l’externalisation de la paie pour votre entreprise.
1. Gain de temps offert par la sous-traitance de la paie
La gestion de paie est chronophage. Confiée au responsable RH, elle le mobilise trop au goût de certains dirigeants. Gagner du temps en externalisant le processus de paie permet au service ressources humaines de se concentrer sur des tâches plus pertinentes pour l’entreprise. Et lorsque ces équipes se consacrent à la stratégie RH (une meilleure gestion des salariés, de leurs attentes, des plannings, de la formation, etc.), vous augmentez le bien-être dans l’entreprise. Or, un salarié plus intégré est plus productif. C’est la toute la rentabilité de l’externalisation de la paie.
Par ailleurs, même en choisissant l’internalisation assistée de la paie via une plateforme de paie en ligne, vos équipes ne perdent pas de temps au moindre blocage technique ou juridique. Ils disposent du support d’un prestataire extérieur expérimenté et réactif pour résoudre leur tâches dans les 24h ouvrables.
2. Expertise du prestataire paie et conformité réglementaire
Un prestataire externe spécialiste de la paie vous assure le respect de la réglementation de tous les documents liés à votre gestion salariale. Sécuriser la paie est tout simplement indispensable pour la pérennité d’une entreprise. Un contrat de travail mal rédigé, un bulletin de paie comportant des erreurs, un défaut de paiement des salaires et vous risquez un redressement URSSAF, voire une convocation au conseil des prud’hommes.
Par ailleurs, limiter les litiges avec les salariés permet de travailler dans un climat de confiance et de sérénité pour mieux les impliquer.
Quel que soit votre secteur d’activité, un prestataire paie sait, par exemple, comment :
- comptabiliser les avantages en nature ;
- adapter les variables de paie aux mises à jour de votre convention collective ;
- rémunérer un départ à la retraite.
3. Des coûts maîtrisés d’externalisation paie, en particulier pour les petites entreprises
Veille sociale de qualité, coût salarial d’un gestionnaire de paie, l’internalisation de la paie a un prix pour les petites entreprises. Aussi, il est intéressant d’étudier ce coût et de le comparer avec une externalisation. Vous allez rapidement le constater, cette solution est tout à fait attractive, d’autant que votre budget est parfaitement maîtrisé avec un coût mensuel constant.
4. Continuité de service et respect des échéances
Que se passe-t-il lorsque votre gestionnaire de paie est en congé ou en arrêt maladie ? Que faire s’il quitte son poste et que vous ne parvenez pas à le remplacer ? Si personne ne peut prendre le relais, vous risquez de rencontrer des difficultés avec vos salariés. En externalisant votre paie, vous bénéficiez d’un service sans interruption tout au long de l’année.
5. Sécurité des données
Dans certaines entreprises, notamment les TPE et ETI, la sécurité des données n’est pas maximale, un risque de piratage pourrait mettre en péril leur structure. TPLPaye a tout mis en œuvre pour assurer une totale sécurité de vos données sensibles. Toutes les informations personnelles de vos salariés sont protégées. Aussi, avec un prestataire externe, vous gagnez en tranquillité d’esprit en déléguant votre mission paie.
Quels sont les inconvénients de l’externalisation de la paie ?
Si les avantages de la paie externalisée sont nombreux, on ne va pas vous le cacher, cette solution peut présenter des limites. À vous de juger si elles sont rédhibitoires ou si les avantages présentés vous pousseront vers le choix de l’externalisation.
Absence de compétences sociales et juridiques internes
Le risque en déléguant la gestion de vos bulletins de paie, mais aussi tout l’aspect social de votre entreprise, est de perdre en compétences. Vous devez vous en remettre totalement à votre prestataire externe. Le développement en interne des compétences sociales et juridiques permet de gagner en réactivité en cas de problème. Toutefois, avec TPLPaye, vous bénéficiez d’un interlocuteur à vos côtés 5 jours sur 7, il vous apportera une réponse dans les 24 heures.
Dépendance des TPE, PME et ETI envers le cabinet paie
Confier la gestion de la paie à une entreprise spécialisée engendre naturellement un risque de dépendance vis-à-vis du prestataire. Aussi, nous ne pouvons que vous conseiller de choisir un cabinet expert, réactif et de confiance, avec un outil fiable, que vous envisagiez une externalisation totale ou partielle de la paie.
Le tarif de l’externalisation paie à partir d’un certain effectif
De la gestion des fiches de paie et de leurs éléments variables (heures supplémentaires, primes, congés, etc.) à la gestion des contrats de travail, le choix de l’externalisation vous permet de vous concentrer sur votre cœur de métier. Mais bien sûr, cela a un coût. Et il sera d’autant plus important en fonction de la taille de votre entreprise. Évaluez les bénéfices réels de l’externalisation des fiches de paie pour déterminer si ce choix reste judicieux.
Quel que soit votre effectif, déléguer la gestion de la paie permet de gagner en productivité. Vous vous concentrez sur votre activité et déléguez à un cabinet expert une mission chronophage. Cette solution est idéale pour les entreprises de 20 à 500 salariés car il est complexe pour les PME de consacrer un poste à cette activité. Les grandes entreprises, elles, ont la capacité d’intégrer une équipe ressources humaines à même de gérer toute la dimension sociale de l’entreprise. L’internalisation de la paie, via l’intégration d’un logiciel de paie avec assistance et maintenance, est alors la plupart du temps privilégiée.
