Pour de nombreuses entreprises, la gestion de la paie des salariés est perçue comme une activité complexe et chronophage. L’externalisation est alors une solution à envisager pour gagner du temps et s’assurer d’être en conformité avec la législation en vigueur. Toutefois, comme toute solution, externaliser sa paie présente des limites. Avantages et inconvénients, TPLPaye fait le point avec vous pour savoir si l’externalisation de la paie est véritablement judicieuse.
Comment externaliser la paie de son entreprise ?
L’externalisation de la paie est une solution proposée aux entreprises pour alléger le poids de l’administration du personnel. Elle se sous-traite à un cabinet comptable ou à un spécialiste des ressources humaines et de la paie, ou encore à une société mixant expertise de la comptabilité et des RH-paie comme TPLPaye.
Chez TPLPaye, trois formules d’externalisation vous sont proposées selon votre besoin, votre budget et le fonctionnement de votre entreprise :
- L’internalisation assistée de la paie via un logiciel de paie : nous installons et paramétrons Silae, le logiciel de paie le plus puissant du marché. Vous restez ainsi autonome sur l’édition des bulletins de salaire tout en étant accompagné par une équipe d’experts.
- La sous-traitance de la paie : cette fois, vous ne gérez plus la paie en interne. Audit de conformité de la paie, édition des bulletins de salaire, réalisation des déclarations, dont la DSN, nous vous proposons une gestion de la paie plus globale ;
- L’externalisation des ressources humaines : solution la plus complète, elle vise à externaliser l’ensemble du processus RH en lien avec la paie et le juridique. De l’édition d’un contrat de travail à la réalisation des déclarations, nous assurons un service complet.
Pourquoi externaliser la gestion de la paie ? 5 avantages
Commençons par aborder les avantages de l’externalisation de la paie pour votre entreprise.
Avantage n°1 : le gain de temps offert par la sous-traitance de la paie
La gestion de paie est chronophage. Confiée au responsable RH, elle le mobilise trop au goût de certains dirigeants. Gagner du temps en externalisant le processus de paie permet au service ressources humaines de se concentrer sur des tâches plus pertinentes pour l’entreprise telles que le recrutement, la formation, la gestion des talents ou encore le développement de la marque employeur. Et lorsque ces équipes se consacrent à la stratégie RH (une meilleure gestion des salariés, de leurs attentes, des plannings, de la formation, etc.), vous augmentez le bien-être dans l’entreprise. Or, un salarié plus intégré est plus productif. C’est la toute la rentabilité de l’externalisation de la paie.
Par ailleurs, même en choisissant l’internalisation de la paie via une plateforme de paie en ligne avec assistance comme proposé par TPLPaye, vos équipes ne perdent pas de temps au moindre blocage technique ou juridique. Ils disposent du support d’un prestataire extérieur expérimenté et réactif pour résoudre leur tâches dans les 24h ouvrables.
Avantage n°2 : l’expertise du prestataire paie et la conformité réglementaire
Un prestataire externe spécialiste de la paie vous assure le respect de la réglementation de tous les documents liés à votre gestion salariale. Sécuriser la paie est tout simplement indispensable pour la pérennité d’une entreprise. Un contrat de travail mal rédigé, un bulletin de paie comportant des erreurs, un défaut de paiement des salaires et vous risquez un redressement URSSAF, voire une convocation au conseil des prud’hommes.
Si, comme TPLPaye, votre sous-traitant disposent de juristes en droit social, vous profiter également d’un accompagnement sur toutes les questions réglementaires : convention collective, accords d’entreprise, avenants.
Par ailleurs, limiter les litiges avec les salariés permet de travailler dans un climat de confiance et de sérénité pour mieux les impliquer.
Quel que soit votre secteur d’activité, un prestataire paie sait, par exemple, comment :
- comptabiliser les avantages en nature ;
- adapter les variables de paie aux mises à jour de votre convention collective ;
- rémunérer un départ à la retraite.
Avantage n°3 : des coûts maîtrisés d’externalisation paie, en particulier pour les petites entreprises
Pour une petite structure, la charge de la paie représente une part importante du temps administratif. Le recrutement d’un gestionnaire dédié, sa formation continue et l’achat d’un logiciel spécialisé pèsent lourdement sur le budget.
Aussi, il est intéressant d’étudier ce coût et de le comparer avec une externalisation.
Vous allez rapidement le constater, cette solution est tout à fait attractive, d’autant que votre budget est parfaitement maîtrisé avec un coût mensuel constant.
À savoir : TPLPaye propose des formules adaptées aux petites entreprises, avec une tarification transparente basée sur le nombre de bulletins, sans engagement ni frais cachés.
Avantage n°4 : la continuité de service et le respect des échéances
Que se passe-t-il lorsque votre gestionnaire de paie est en congé ou en arrêt maladie ? Que faire s’il quitte son poste et que vous ne parvenez pas à le remplacer ? Le respect des échéances mensuelles reste une obligation, même en cas d’absence du personnel en charge de la paie.
Si personne ne peut prendre le relais, vous risquez de rencontrer des difficultés avec vos salariés. En externalisant votre paie, vous bénéficiez d’un service sans interruption tout au long de l’année. Un prestataire spécialisé vous garantit le respect systématique des échéances sociales et la production des fiches de paie dans les délais impartis.
Avantage n°5 : la sécurité des données
Dans certaines entreprises, notamment les TPE et ETI, la sécurité des données n’est pas maximale, un risque de piratage pourrait mettre en péril leur structure.
TPLPaye a tout mis en œuvre pour assurer une totale sécurité de vos données sensibles. Les systèmes de cryptage, les sauvegardes sécurisées et la mise en conformité RGPD garantissent une protection optimale de vos données confidentielles. Toutes les informations personnelles de vos salariés sont ainsi protégées.
Un prestataire expert assure également une veille constante sur les évolutions réglementaires en matière de protection des données. Votre entreprise maintient ainsi ses standards de sécurité au meilleur niveau,
Aussi, avec un prestataire externe, vous gagnez en tranquillité d’esprit en déléguant votre mission paie.
Quels sont les inconvénients de l’externalisation de la paie ?
Si les avantages de la paie externalisée sont nombreux, on ne va pas vous le cacher, cette solution peut présenter des limites. À vous de juger si elles sont rédhibitoires ou si les avantages présentés vous pousseront vers le choix de l’externalisation.
Inconvénient n°1 : l’absence de compétences sociales et juridiques internes
La délégation complète de votre paie à un prestataire externe modifie la structure des compétences au sein de votre organisation. Vous devez vous en remettre totalement à votre prestataire externe. Les équipes peuvent ainsi délaisser progressivement leur expertise en matière de droit social et de réglementation du travail.
Sans gestionnaire de paie interne pour assurer une veille sociale permanente, votre entreprise devient dépendante des recommandations de son prestataire. Cette perte d’autonomie peut ralentir certaines prises de décision, notamment lors des négociations salariales ou des modifications de contrats de travail.
Un prix à payer qui mérite réflexion : la transmission du savoir-faire juridique et social ne s’effectue plus naturellement entre collaborateurs. Pour maintenir un minimum de compétences en interne, une formation régulière des équipes RH reste nécessaire.
À savoir : pour pallier la réactivité interne, TPLPaye vous fait bénéficier d’un interlocuteur à vos côtés 5 jours sur 7, qui vous apportera une réponse dans les 24 heures.
Inconvénient n°2 : la dépendance des TPE, PME et ETI envers le cabinet paie
Confier la gestion de la paie à une entreprise spécialisée engendre naturellement un risque de dépendance vis-à-vis du prestataire. Aussi, un défi majeur se pose pour les structures qui sous-traitent leur paie : maintenir leur autonomie décisionnelle. La relation avec le gestionnaire de paie externe nécessite une communication fluide et régulière pour éviter tout risque de blocage opérationnel.
Les entreprises doivent rester vigilantes sur le développement des compétences de leurs équipes RH, même en délégant la paie. Une formation continue sur les fondamentaux sociaux permet de conserver une expertise interne et d’interagir efficacement avec le cabinet partenaire.
Pour réduire cette dépendance, une solution consiste à mettre en place un système de partage des connaissances entre votre cabinet et vos collaborateurs. Des points réguliers sur les évolutions réglementaires et les bonnes pratiques renforcent votre maîtrise des sujets paie.
Notre conseil : choisissez un cabinet expert, réactif et de confiance, avec un outil fiable, que vous envisagiez une externalisation totale ou partielle de la paie.
Inconvénient n°3 : le tarif important de l’externalisation de la paie à partir d’un certain effectif
De la gestion des fiches de paie et de leurs éléments variables (heures supplémentaires, primes, congés, etc.) à la gestion des contrats de travail, le choix de l’externalisation vous permet de vous concentrer sur votre cœur de métier. Mais bien sûr, cela a un coût.
À savoir : le tarif moyen de l’externalisation de la paie oscille entre 10 et 30 € par bulletin de salaire. Une entreprise de 200 salariés peut donc voir sa facture mensuelle atteindre 3 000 €.
Même si le tarif est dégressif plus l’effectif augmente, la charge financière s’alourdit lorsque l’entreprise passe certains seuils de personnel. Le budget consacré à l’externalisation de la paie devient alors significatif dans les charges de fonctionnement. Les grandes structures doivent alors évaluer précisément le rapport coût-bénéfice entre l’externalisation des fiches de paie et le recrutement d’une équipe paie dédiée.
Par ailleurs, le montant des frais de mise en place initiale varie également selon la taille de l’entreprise : migration des données, paramétrage des spécificités conventionnelles, formation des équipes à l’outil.
Critères à prendre en compte pour faire le choix entre externalisation ou internalisation
| Critère | Paie internalisée | Paie externalisée |
|---|---|---|
| Expertise sociale et paie | Profil expérimenté à recruter et compétences à entretenir | Accès à des spécialistes expérimentés en support |
| Conformité réglementaire | Veille autonome permanente nécessaire en interne | Mises à jour légales automatiques et possible envoi d’une veille de la part du prestataire |
| Contrôle | Maîtrise du processus et réactivité interne | Dépendance au cabinet paie |
| Temps consacré | Chronophage ou nécessité de ressources internes dédiées | Du temps libéré pour des tâches RH à valeur ajoutée |
| Continuité de service | Risque d’interruption en cas d’absence du responsable paie | Garantie de continuité de service et respect des échéances |
| Sécurité des données | Non garantie sans utilisation de logiciel professionnel | Maîtrisée et garantie par l’expertise technique du prestataire |
| Coût | Charge salariale importante et fluctuante selon l’absentéisme | Coût fixe prévisible Tarification au bulletin de salaire et donc proportionnelle à l’effectif Frais additionnels possibles |
Quel que soit votre effectif, déléguer la gestion de la paie permet de gagner en productivité. Vous vous concentrez sur votre activité et déléguez à un cabinet expert une mission chronophage. Cette solution est idéale pour les entreprises de 20 à 500 salariés car il est complexe pour les PME de consacrer un poste à cette activité. Les grandes entreprises, elles, ont la capacité d’intégrer une équipe ressources humaines à même de gérer toute la dimension sociale de l’entreprise. L’internalisation de la paie, via l’intégration d’un logiciel de paie avec assistance et maintenance, est alors la plupart du temps privilégiée.
