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réglementaire de paie

13ième mois, mutuelle, remboursement transport, calcul des absences, traitement de la paie en cas d’arrêt maladie, taux de cotisations sociales, barèmes… Selon les conventions, les accords en vigueur et les usages, un nombre considérable de paramètres participent à l’établissement de la paie. Dès que vous externalisez la paie, le réglementaire de paie, référençant toutes les règles en vigueur dans votre entreprise est indispensable pour sécuriser et faciliter l’édition des bulletins. Mais cette fameuse « bible de paie » n’est pas que l’apanage des prestataires de paie. Au sein de votre entreprise aussi, ce support s’il n’est pas à proprement parler une obligation légale peut vite se révéler indispensable, voir crucial…

Qu’est-ce que le réglementaire de paie et pourquoi se révèle-t-il souvent indispensable ?

Un document de travail clé pour assurer la continuité de la mission paie

Le référentiel ou réglementaire de paie recense l’ensemble des modalités de gestion de la paie en cours au sein de votre entreprise. En cas d’absence de votre équipe RH ou d’un changement soudain de collaborateur paie, celui-ci permet à un nouveau gestionnaire de paie de s’approprier très rapidement les règles de paie en cours au sein de votre entreprise (taux de cotisations sociales, barèmes appliqués aux salariés, convention collective et liste des accords en vigueur, etc.). Il rend possible en sommes les remplacements « au pied levé » pour assurer la bonne continuité de la mission paie.

 

Qui participe à démontrer la bonne foi de votre entreprise…

« Il ne faut pas négliger le fait que le référentiel de paie peut constituer un élément de preuve en cas de conflit avec un salarié complète Aude Ferrary, juriste en droit du travail et co-responsable de la production pour Touche pas à la Paye.

 

Que mentionner dans le réglementaire de paie ?

Véritable bible de la paie (le terme est d’ailleurs utilisé tel quel dans de nombreuses entreprises), le réglementaire de paie se veut par nature exhaustif. Il est rédigé dans un langage courant et compréhensible de tous, y compris par les non spécialistes. La direction et les services comptables et financiers, ainsi que les acteurs extérieurs pourront s’y référer facilement.

Voici à titre indicatif une trame indicative de référentiel de paie tel que nous le formulons pour nos clients :

  • Temps de travail (cadres et non cadres, traitement des heures supplémentaires, etc.)
  • Congés payés (acquisition, impact des absences indemnisation, report…)
  • Jours RTT – Forfait jours (acquisition, impact des absences sur l’acquisition des RTT, report des RTT…) et jours de congés supplémentaires (jours supplémentaires de fractionnement, de parentalité, congés enfant malade) ou jours fériés
  • Journée de solidarité
  • Repos supplémentaires (évocation des éventuelles situations de travail nocture, des temps associés à l’habillage et le déshabillage si nécessaire pour la prise de poste, etc.)
  • Variables de paie (prime de 13e mois, remboursement transport personnel, indemnité transport collectif (PDE)…)
  • Indemnisation Maladie / AT /MP (maintien de salaire et subrogation)

Ce bref aperçu n’est pas aussi rigide qu’il en a l’air. D’une entreprise à l’autre, le format adopté sera très variable. Pour autant, le contenu sera sensiblement le même puisqu’il s’agit de lister toutes les règles permettant l’établissement des bulletins de paye.

 

Alors faut-il respecter un format imposé pour le référentiel de paie ?

Très concrètement, peu importe la manière de mettre à disposition l’information relative aux procédures de paie. Le plus simple document fera très bien l’affaire mais vous pouvez si vous préférez choisir un hébergement des informations directement sur votre intranet dans un dossier dédié, opter pour un format PDF ou encore un wiki… Le tout est de pouvoir rapidement et de manière simple accéder à l’ensemble des informations concernant la paie.

Un document de référence qui conclut le plus souvent le travail d’audit du service paie

Vous l’aurez compris, la nature de ce support suppose de réaliser pour l’entreprise un examen exhaustif de toutes ses procédures associées à la paie. L’exercice peut se révéler un brin fastidieux lorsque l’on part de zéro…

Dans les faits, l’actualisation ou la mise en forme d’un tel support intervient le plus souvent lors de changements majeurs impactant directement les process de paie en cours dans l’entreprise. Lors du choix d’un nouveau prestataire paie par exemple ou encore la migration vers un nouveau logiciel de paie).

Document indispensable pour votre prestataire paie qui n’est pas à côté de vous pour constater au fil de l’eau des pratiques de paie, le réglementaire est établi à l’issue de l’audit social qui précède toute mise en place d’une externalisation de la paie.

gestion de la paieEn effet conclut Aude Ferrary, « la mise en place d’un contrat d’externalisation suppose un examen approfondi de la gestion de la paie. Car, compte tenu des évolutions rapides du droit du travail et des pratiques conventionnelles, aucune entreprise n’est à l’abri d’un usage obsolète qui pourrait coûter cher en cas de contrôle. En sollicitant un prestataire paie, vous bénéficiez d’une analyse à 380°, précise et actualisée associée aux correctifs adaptés. Et c’est justement ce que vient acter le réglementaire de paie. Celui-ci synthétise l’ensemble de l’audit social pour pérenniser une bonnes gestion de la paie… jusqu’au prochain changement ! ».

Vous l’aurez compris en effet, un bon réglementaire de paie n’a de valeur qu’à un intant T dont la durée est toute relative. Chaque évolution réglementaire imposant une actualisation de ce support clé de la mission paie.