Tout employeur a l’obligation de contrôler les temps de travail de ses salariés. Ce contrôle, un brin fastidieux c’est vrai, garantit le bon respect des durées légales de travail, mais pas seulement. Il est aussi l’unique sauf-conduit de l’employeur en cas désaccord avec un salarié… Parce que confiance n’exclut pas contrôle, voici un bref rappel de vos obligations de suivi.
Le contrôle des heures de travail, une obligation quel que soit le secteur ou la taille de l’entreprise…
Le respect et le contrôle de la durée légale du travail engage l’entreprise sur bien des aspects. C’est en effet le suivi des temps qui permet le versement d’heures supplémentaires ou l’accès au repos compensateur.
Mais c’est aussi pour l’employeur un moyen de veiller à la bonne répartition des charges de travail et au respect des temps de repos obligatoires.
Qui peut pointer les horaires de travail ?
Les manageurs sont en 1re ligne pour assurer le suivi des collaborateurs et ce sont les 1ers aux faits des débordements horaires (dans un sens comme dans l’autre). Si la présence sur le terrain et le suivi des tâches réalisées suffit bien souvent pour se faire une idée des heures réalisées, difficile pour autant de se passer d’un enregistrement précis des heures réalisées.
En effet, rappelle notre juriste en droit du travail Aude Ferrary : « lors d’un litige avec un collaborateur, les documents du contrôle des horaires seront les seules preuves à disposition de l’employeur pour prouver sa bonne foi. En la matière, l’audit social et paie permet d’évaluer les pratiques en place et de vérifier leur capacité à protéger l’entreprise en prévision d’un éventuel conflit. »
Un mode de contrôle des heures de travail différent selon les heures effectuées par les collaborateurs
Les formalités associées au contrôle des temps varient selon l’organisation du temps de travail en cours au sein de votre entreprise.
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Lorsque tous les salariés sont soumis à l’horaire collectif :
Si au sein d’un même établissement, d’un atelier, d’un service ou d’une équipe, les salariés sont soumis au même horaire collectif, alors un horaire fixe les heures encadrant chaque période de travail (heure de début et de fin de journée et des temps de pause).
Cet horaire est affiché au sein de l’établissement.
Dans le cas d’une répartition des horaires sur une période supérieure à la semaine* et au plus une année, ou sur 4 semaines, l’affichage devra en plus comprendre la répartition de la durée de travail sur l’année (mention des périodes hautes et basses).
L’affichage mentionne :
- Le nombre de semaines de la période de référence,
et pour chaque semaine de la période :
- Les horaires de travail,
- La répartition de la durée de travail.
En tant qu’employeur ou responsable RH, vous devez en plus dater et signer l’horaire affiché. Après avoir été communiqué à l’inspection du travail, cet horaire sera affiché dans tous les lieux de l’entreprise où il est appliqué.
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Lorsque les salariés ne sont pas tous soumis au même horaire collectif :
Dans ce cas précis, la réglementation précise que l’employeur doit établir, pour chacun des salariés concernés, les documents nécessaires au décompte des :
- Durées de travail,
- Repos compensateurs et de leur prise effective.
Ce décompte sera double puisqu’il suppose un enregistrement :
- Journalier des heures de travail accomplies (précision des heures de début et de fin de chaque période de travail),
- Hebdomadaire avec un récapitulatif des heures accomplies sur la semaine.
Le salarié et son superviseur doivent signer ce relevé. Ce contrôle est libre, papier ou numérique, il vous appartient de trouver la solution la plus adaptée à votre structure.
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Lorsque les salariés sont en télétravail total :
Pour les salariés en 100% TT, le contrôle de la durée du travail doit également être effectué et même mentionné dans l’acte fondateur (charte, accord ou contrat de travail)
… un contrôle des heures de travail nécessaire facilité par les solutions de planification et de gestion des temps
Trop souvent perçu par les salariés comme un instrument de surveillance de l’employeur, le contrôle des temps peut être dorénavant géré de manière intelligente par les nouveaux outils de gestion de type GTA (Gestion des temps ou des activités) ou encore certains logiciels SIRH.
Selon les systèmes, les GTA proposent :
- un mode de contrôle à la fois physique et virtuel,
- une gestion des absences et présences,
- des plannings, un suivi des temps par projets et/ou par salarié,
- etc.
Des systèmes puissants qui peuvent dans certains cas se synchroniser avec le logiciel de paie pour un gain de temps optimal.
Par exemple, pour certains de nos clients, notre choix du logiciel de gestion des paies Silae nous permet de connecter leur interface client Silae directement à leur badgeuse ou GTA. A la clé, de vrais gains de temps et une sécurisation optimale du transfert des variables de paie (cette synchronisation suppose une mission spécifique et personnalisée).
Autant d’outils qui conduisent à faire de la gestion des temps un véritable outil d’optimisation pour l’entreprise. Pour autant toutes les entreprises ne sont pas prêtes à de tels investissements. Comment faire lorsqu’il faut quand même collecter les temps et s’assurer du bon respect des obligations légales en la matière ?
Alors, comment contrôler les heures de travail ?
Des solutions pratiques existent. Nos juristes en droit du travail et notre responsable de production listent les risques associés aux aménagements des temps de travail et livrent leurs conseils croisés pour vous aider à bien les contrôler. Prenez RDV avec nous pour en discuter.
* Cf. article L3122-2 ou D. 3122-7 du code du travail. A noter, un tel aménagement du temps suppose un accord collectif d’entreprise ou, à défaut, une convention ou un accord de branche. Attention, les conditions de mise en place de la modulation varient si elle est prévue par un accord collectif ou directement par l’employeur.
