Parmi les sujets sensibles en matière de gestion de paie, il y a celui du décompte des congés. En effet, celui-ci est régi par des règles de calcul précises, identifiées par le Code du travail, qui peuvent s’avérer délicates en cas de travail sur des horaires variables ou spécifiques. Ainsi, il est important de bien les comprendre afin d’éviter les erreurs sur les fiches de paie des salariés. Quelles sont les règles de cumul de congés payés ? Comment décompter les congés annuels et autres jours de congés ? Quid des jours ouvrés et jours ouvrables ? À quoi correspond l’indemnité de congés payés ? Dans cet article, nous vous apportons notre éclairage sur toutes ces questions.
Droit aux congés payés : définition
Les congés payés constituent un droit et une obligation. En effet, dès lors qu’un individu devient salarié, il a le droit de bénéficier de congés payés chaque année. Ceci concerne chaque :
- catégorie professionnelle (ouvriers, cadres, etc.) ;
- type de contrat (CDD, CDI, intérim) ;
- durée de travail (temps plein ou temps partiel).
Les congés payés correspondent à des journées de repos, lors desquelles le salarié à l’interdiction de travailler. Cependant, il perçoit une indemnité de congés payés.
De votre côté, en tant qu’employeur, vous avez l’obligation d’octroyer ces jours de congés à vos salariés. Ces derniers peuvent en faire la demande dès leur embauche, mais vous pouvez les accorder selon :
- l’accord d’entreprise qui fixe la période de prise de congés, ou selon la convention collective ou l’accord de branche ;
- l’ordre de départ en fonction de la situation familiale, l’ancienneté, etc.
Il est à noter que les congés payés ne peuvent pas se substituer à une indemnité.
Nombre de congés payés en France
Combien de jours de congés payés se cumulent par mois ?
Que le salarié travaille à temps plein ou à temps partiel, il cumule 2,5 jours ouvrables de congés par mois de travail effectif. Ceux-ci se cumulent selon la période de référence, qui va du 1ᵉʳ juin de l’année précédente au 31 mai de l’année en cours. Cette période peut varier en fonction de :
- l’accord de branche ou d’entreprise ;
- si vous relevez des professions du bâtiment et travaux publics, du spectacle, qui définit la période de référence du 1ᵉʳ avril de l’année précédente au 31 mars de l’année en cours.
Pour exemple : un salarié présent dans l’entreprise durant :
- 8 semaines, soit 2 mois de travail effectif, cumule 5 jours de congés payés ;
- 10 semaines, soit 2,5 mois, cumule également 5 jours de congés payés (2 mois de travail effectif), et non 7 jours (5 jours pour les 2 mois pleins + 1,25 pour les 2 semaines complémentaires, soit 6,25 jours arrondis à 7).
Remarque : un mois de travail effectif correspond à 4 semaines.
En outre, depuis la loi du 22 avril 2024, le salarié en arrêt de travail pour maladie ou accident non professionnel cumule 2 jours ouvrables par mois, dans la limite de 24 jours ouvrables par période de référence. En conséquence :
- un salarié qui se trouve en arrêt de travail sur toute la durée de la période de référence, pour motif non professionnel, bénéficie de 24 jours ouvrables de congés payés, soit 4 semaines ;
- un arrêt de travail de 2 mois, par exemple, octroie 4 jours de congés payés, auxquels s’ajoutent les 25 jours cumulés sur les 10 autres mois (2,5 jours x 10 mois), soit au total 29 jours de congés payés sur l’année (au lieu de 30).
Combien de jours de congé cela représente-t-il par an ?
Le cumul mensuel des congés payés équivaut à 30 jours ouvrables pour une année complète de travail, soit 5 semaines.
La prise de congés payés doit obligatoirement se faire entre le 1ᵉʳ mai et le 31 octobre de chaque année. Cependant, cette période peut être étendue sur toute l’année. Elle peut également être précisée par :
- la convention collective ou un accord collectif d’entreprise ;
- l’employeur, après avis du CSE (Comité Social et Économique) si l’entreprise en dispose.
La période de prise de congés doit être diffusée, par l’employeur, au minimum 2 mois avant qu’elle ne débute.
Est-ce que le samedi est compté dans les jours de congés ?
Dans la mesure où les jours de congés sont généralement calculés en jours ouvrables, les samedis sont compris dans le cumul. En effet, 30 jours de congés payés équivalent à 5 semaines, soit 5 samedis.
Ainsi, même si votre entreprise ne travaille pas le samedi, 5 samedis sont malgré tout comptés comme des jours de congés.
Le fractionnement du congé principal
Le congé principal, c’est-à-dire le plus long de l’année pris par un salarié, doit être d’une durée comprise entre 12 et 24 jours ouvrables. Celui-ci doit être posé entre le 1ᵉʳ mai et le 31 octobre de chaque année, sauf mention contraire dans la convention collective.
Il est à noter que le salarié peut tout à fait demander un fractionnement de son congé principal, afin de le prendre en plusieurs fois. Celui-ci doit, cependant, respecter la durée minimale de 12 jours continus. Si une partie des congés est pris en dehors de la période légale, le salarié bénéficie :
- d’un jour de congé supplémentaire pour 3, 4 ou 5 jours ;
- deux jours de congé supplémentaires au-delà d’une durée de 6 jours.
Ceci est valable aussi bien si la demande émane du salarié lui-même, ou de votre entreprise, par exemple si elle ferme sur une période autre qu’entre le 1ᵉʳ mai et le 31 octobre. Toutefois :
- un salarié peut renoncer à ces jours de congés supplémentaires ;
- un accord collectif peut vous permettre de faire renoncer vos salariés à ces jours supplémentaires sans leur accord.
Les autres congés supplémentaires
En complément des 30 jours ouvrables de congés payés, un salarié peut bénéficier de jours de congés supplémentaires :
- 2 jours de congés supplémentaires par enfant à charge de moins de 15 ans ou en situation de handicap, pour un salarié de 21 ans et plus, dans la limite de 30 jours ouvrables de congés payés ;
- 2 jours de congés supplémentaires par enfant à charge de moins de 15 ans ou en situation de handicap, réduit à 1 jour si la durée des congés n’excède pas 6 jours ouvrables, pour un salarié de moins de 21 ans ;
- un à deux jours dans le cas du fractionnement du congé principal (comme expliqué au paragraphe précédent) ;
- si cela est précisé par la convention collective, l’accord de branche d’entreprise ou l’accord collectif d’entreprise ;
- en fonction de l’ancienneté, de l’âge ou du handicap, selon ce que définit la convention collective ou l’accord collectif d’entreprise.
Comment se fait le décompte des congés payés ?
Le décompte des congés payés en jours ouvrables
Les jours ouvrables sont composés de l’ensemble des jours de la semaine, hors jour de repos hebdomadaire. Ce dernier est généralement établi le dimanche. En ce sens, une semaine compte 6 jours ouvrables.
Le décompte des congés payés en jours ouvrables débute le premier jour ouvrable qui aurait dû être travaillé, et se termine le dernier jour ouvrable précédent la reprise. Ainsi, à partir du nombre de jours de congés à disposition du salarié, l’on soustrait ceux pris sur la période concernée.
Si, durant cette période, intervient un jour férié chômé (non travaillé), alors celui-ci n’est pas décompté des congés payés. En revanche, si celui-ci est habituellement travaillé, à ce moment-là, il est déduit.
Par exemple :
- un salarié prend 2 semaines de vacances du lundi 1ᵉʳ au dimanche 14, avec un solde de 30 jours ouvrables de congés : le décompte commence le lundi 1ᵉʳ et se termine le samedi 13, soit 12 jours en dehors du repos hebdomadaire. À l’issue de cette période, son solde de congés sera de 18 jours ouvrables.
- un salarié pose une semaine du lundi 4 mai au dimanche 10 mai : la journée du 8 mai est habituellement chômée dans l’entreprise. Ainsi, celle-ci n’est pas prise en compte dans le calcul des congés payés. Le décompte sera alors de 5 jours au lieu de 6.
- un salarié pose une semaine du lundi 4 mai au dimanche 10 mai : la journée du 8 mai est habituellement travaillée dans l’entreprise. Celle-ci est alors décomptée des congés payés. 6 jours seront ainsi déduits.
Le décompte des congés payés en jours ouvrés
Les jours ouvrés correspondent aux jours travaillés dans votre entreprise, c’est-à-dire vos jours d’ouverture. Par exemple, une entreprise ouverte du lundi au vendredi donne lieu à 5 jours ouvrés.
Le décompte des congés payés se fait à partir du 1ᵉʳ jour qui aurait dû être travaillé, jusqu’au dernier qui aurait dû l’être. Dans le cas où un jour férié intervient sur la période, le décompte se fait sur le même principe que pour les congés payés en jours ouvrables. Si le jour férié est chômé, alors il n’est pas déduit. Si le jour férié est habituellement travaillé, alors il est compté.
Pour continuer sur notre exemple :
- un salarié prend 2 semaines de vacances du lundi 1ᵉʳ au dimanche 14, avec un solde de 25 jours ouvrés de congés : le décompte commence le lundi 1ᵉʳ et se termine le vendredi 12, soit 10 jours en dehors des samedis et dimanches non travaillés. À l’issue de cette période, son solde de congés sera de 15 jours ouvrés.
- un salarié pose une semaine du lundi 4 mai au dimanche 10 mai : la journée du 8 mai est habituellement chômée dans l’entreprise. Ainsi, celle-ci n’est pas prise en compte dans le calcul des congés payés. Le décompte sera alors de 4 jours au lieu de 5.
- un salarié pose une semaine du lundi 4 mai au dimanche 10 mai : la journée du 8 mai est habituellement travaillée dans l’entreprise. Celle-ci est alors décomptée des congés payés. 5 jours seront ainsi déduits.
Décompter les congés payés pour les temps partiels
Le salarié à temps partiel bénéficie du même calcul qu’un salarié à temps plein. Ainsi, le décompte des congés payés à temps partiel débute le 1er jour du départ en congé, et se termine le dernier jour ouvrable précédent la reprise.
Par exemple : pour un salarié à temps partiel qui ne travaille pas le mercredi, il convient de décompter de la façon suivante :
- 6 jours sont déduits s’il pose une semaine complète de congés ;
- 3 jours ouvrables sont retirés s’il pose le lundi et mardi ou le jeudi et vendredi.
Remarque : si un salarié cumule deux contrats à temps partiel, il cumule 2,5 jours de congés payés par mois de travail effectif pour chaque employeur.
Comment s’effectue le décompte en cas d’arrêt de travail durant les congés ?
Les décomptes de congés payés peuvent être impactés par d’éventuels arrêts de travail des salariés. Deux cas de figure se présentent :
- maladie ou accident précédent la prise de congés : le droit au report des congés est possible après la reprise du travail, dans un délai de 15 mois ;
- maladie ou accident intervenant pendant la période de congés : pas de report prévu, sauf disposition contraire mentionnée dans la convention collective.
Quels sont les jours fériés à prendre en compte pour le décompte des congés ?
En France, la loi prévoit 11 jours fériés, définis par l’article L. 3133-1 du Code du travail :
- 1ᵉʳ janvier
- lundi de Pâques (généralement au mois d’avril)
- 1ᵉʳ mai
- 8 mai
- Ascension (jeudi au mois de mai)
- lundi de Pentecôte (en mai ou juin)
- 14 juillet
- Assomption (15 août)
- La Toussaint (1ᵉʳ novembre)
- 11 novembre
- Le jour de Noël (25 décembre)
D’autres jours fériés existent également pour certains départements de métropole et d’outre-mer.
Parmi cette liste, seul le 1ᵉʳ mai est obligatoirement non travaillé et payé. Il est à noter que selon la nature de l’activité de l’entreprise, le 1ᵉʳ mai peut malgré tout être travaillé (services de santé, tourisme, transport, etc.). Celui-ci ne peut donner lieu à un échange avec un jour de repos ou des heures supplémentaires.
Remarque : un jour férié durant un arrêt de travail (pour maladie ou accident) ou un congé de maternité n’a pas d’incidence. Le terme de l’arrêt n’est pas allongé et l’Assurance Maladie se charge de l’indemnisation.
Calcul de l’indemnité des congés payés
Combien vaut un jour de congé payé ?
Partie prenante des variables de paie, le calcul de l’indemnité de congés payés se réalise selon deux méthodes :
- méthode dite du 1/10e : l’indemnité de congés payés est égale à 1/10e de la rémunération brute totale perçue au cours de la période de référence ;
- méthode dite du maintien de salaire : l’indemnité de congés payés est égale à la rémunération perçue si le salarié avait continué à travailler.
Il est à noter que certaines sommes ne sont pas prises en compte dans le calcul de l’indemnité : prime de fin d’année, prime d’intéressement, prime de bilan, prime de participation, frais professionnels.
Le montant le plus favorable au salarié est retenu, parmi ces deux méthodes de calcul.
Concernant les salariés à temps partiel, ils bénéficient des mêmes droits et règles de calcul que les salariés à temps complet.
Indemnité compensatrice de congés payés
L’indemnité compensatrice de congés payés correspond au montant versé par l’employeur à son salarié, dans le cas où son contrat arrive à terme avant la prise totale des congés. En d’autres termes, cette indemnité compense les congés payés acquis non pris d’ici à l’arrêt du contrat.
L’indemnité compensatrice de congés payés est due, quelle que soit la raison de la rupture du contrat de travail : licenciement (y compris pour faute lourde), démission, rupture conventionnelle, départ en retraite, rupture de la période d’essai. Elle doit être versée au moment de la rupture, et figurer sur le reçu pour solde de tout compte.
Décompter les congés payés avec un logiciel SIRH paie : la solution pour éviter les erreurs
Décompter les congés payés des salariés peut s’avérer fastidieux et délicat. De plus, en tant qu’employeur, RRH, DRH ou encore gestionnaire de paie, il est important que ce calcul soit exact, pour éviter toute sanction ou condamnation prud’homale. Dans cette optique, il est préférable d’utiliser un logiciel SIRH paie. En effet, un tel outil permet, d’une part, à vos salariés de poser leurs congés (et absences) en toute autonomie. D’autre part, les décomptes se font automatiquement. Ainsi, recourir à un logiciel RH empêche toute erreur et affiche les bonnes informations concernant les congés payés sur les fiches de paie.
Chez TPLPaye, nous faisons le choix de collaborer avec Silae, et notamment son module MySilae. Il permet d’assurer une automatisation de la gestion des congés, un suivi des compteurs et plannings, ou encore de simplifier les déclarations des arrêts maladie. Nous utilisons également la solution Lucca, au travers de son module Timmi. Cet outil a pour vocation de faciliter la gestion des absences (congé, RTT, arrêts maladie, etc.) et d’effectuer automatiquement les différents calculs qui en résultent. Chacune des deux solutions intègre les différentes conventions collectives, afin de vous garantir des données exactes.
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