Mise en place du télétravail : quels sont les avantages et règles à connaître ?

Suite aux récents événements, le télétravail s’est démocratisé et s’est même pérennisé dans certaines entreprises. Celles pour qui les postes étaient télétravaillables pendant la pandémie ont été contraintes de s’accoutumer au management à distance. Et si pour des entreprises, le télétravail n’était que temporaire, sonnant le retour au bureau des collaborateurs dès la fin des restrictions, pour d’autres ce fût une façon de reconsidérer le rapport au travail et d’ouvrir de nouvelles portes (sur la façon de gérer les équipes, de recruter…) via un nouveau mode de travail et de nouvelles pratiques managériales.

Pour l’heure, le télétravail reste encore un réel sujet de discorde concernant le rapport au travail. Et pourtant, bien pensé, il peut se transformer en véritable aubaine à condition de savoir mettre en place le télétravail dans le respect de règles bien précises.

Quel est le cadre légal pour une mise en place du télétravail maitrisée ?

Définition et encadrement du télétravail

Selon le code du travail (Articles L.1222-9 et suivants) : « le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur, est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication ».

L’Accord National Interprofessionnel (ANI) du 26 novembre 2020 rendu obligatoire le 14 avril 2021, clarifie l’encadrement du télétravail en précisant notamment :

• le double volontariat,
• la forme de l’accord,
• le refus du télétravail,
• la période d’adaptation,
• la réversibilité du télétravail.

Frais professionnels, exonérations d’impôts, tickets-restaurant… d’autres règles à bien considérer avant la mise en place du télétravail

Des frais professionnels exonérés d’impôts

L’ANI a également prévu la prise en charge des frais professionnels engagés par le salarié y compris ceux qui découlent du télétravail.

A distinguer, le « télétravail contractuel » qui d’après l’ANI doit permettre le remboursement des frais engagés et le « télétravail par convenance personnelle », donc à la demande du salarié et qui n’a pas à être indemnisé.

Parallèlement à cette mesure, le gouvernement a décidé d’exonérer les frais et allocations engagés dans le cadre du télétravail. Ceux-ci sont exonérées de charge, dans les limites pour un salarié de 2,50 € par jour, 55 € par mois et 580 € par an.

L’indemnité d’occupation des locaux obligatoire pour les télétravailleurs à 100 %

Une indemnité d’occupation des locaux est due si l’employeur ne met pas de bureau à disposition du salarié. Cette indemnité vient compenser l’utilisation du logement du salarié à titre professionnel). N’étant pas un remboursement de frais, l’indemnité est soumise à cotisations sociales.

Attribution des tickets restaurant similaire à celle des salariés en présentiel

Un télétravailleur bénéficie des mêmes droits qu’un salarié travaillant dans les locaux de l’entreprise. Il est considéré que l’objet des tickets restaurant est de permettre au salarié de se restaurer. Le lieu de travail n’a donc pas d’importance sur l’attribution des tickets restaurant. De ce fait, le télétravailleur bénéficie des mêmes conditions d’attribution.

Quels sont les avantages à la mise en place du télétravail en entreprise ?

Le télétravail a ses avantages autant pour le salarié qui peut flexibiliser un peu plus son planning et limiter le temps passé dans les transports, que pour l’employeur (division des coûts, élargissement des possibilités de recrutement…).

Gain de productivité

Bien sûr, la capacité à se concentrer sur son travail tout en étant chez soi est propre à chacun. Mais pour beaucoup, rester chez soi agit sur la productivité. Tout dépend de l’environnement de travail auquel est confronté le salarié en entreprise et de sa possibilité à créer un environnement plus propice à la concentration à domicile. Mais pour peu que le salarié travaille habituellement en open-space où bavardages et sollicitations sont fréquents, créer un environnement de travail qui favorise sa concentration et en l’occurrence, sa productivité, n’est en rien difficile à concevoir.

Gain de temps et flexibilité

Ceux qui ont pu l’expérimenter peuvent en témoigner, télétravailler représente un réel gain de temps. Fini les embouteillages pour se rendre au travail et pour ceux qui ne sont pas du matin, gagner du temps de sommeil est de l’ordre du possible. Au final, le télétravail permet d’équilibrer plus facilement la vie professionnelle et la vie personnelle : organisation du quotidien familial, des activités sportives & culturelles, des tâches ménagères, des temps de repos… autrement dit le temps gagné qui était habituellement consacré aux trajets peut finalement être exploité pour ce que le salarié souhaite prioriser.

Responsabilisation sociétale et environnementale de l’entreprise

Un des avantages et pas des moindres : l’impact écologique et sociétal du télétravail. La diminution des trajets domicile/travail permet de réduire l’impact carbone des travailleurs habitués à se rendre au bureau (réduction des émissions de gaz à effet de serre, réduction de l’usage des énergies fossiles).

Mais concomitamment aux bienfaits environnementaux, le télétravail augmente la pollution numérique. La question du flex-office peut donc se poser, ce qui consiste à envisager un mode de travail hybride qui mixte télétravail et présentiel.

Autre atout, travailler de chez soi permet d’agir au titre de la prévention des accidents de trajets mais aussi de réduire l’absentéisme et les retards.

Recrutement facilité

Si auparavant, il fallait se cantonner à un secteur pour rechercher de potentiels candidats, le télétravail permet désormais d’élargir les horizons et ainsi de recruter en couvrant une plus large zone. Pour un poste télétravaillable, le candidat peut très bien habiter à l’autre bout de la France du moment qu’il est celui qui correspond le mieux au poste à combler. Ceci revêt un réel avantage lorsqu’il s’agit d’un métier en tension et que l’entreprise peine à trouver un candidat.

Réduction des coûts pour l’entreprise

Le télétravail favorise la dématérialisation des documents et donc limite les coûts liés à l’achat de fournitures (papiers, crayons…), d’imprimantes (location du matériel, consommables…). Il permet aussi de diminuer les espaces de travail (bureaux). L’employeur peut envisager d’aménager l’espace de travail autrement, par exemple en mettant en place du co-working ou du flex-office.

Concernant le remboursement des frais de transport en commun, pour un télétravailleur à 100 %, vous n’avez plus à rembourser les 50 % des frais habituellement obligatoires.

Evidemment le télétravail n’a pas que des avantages déjà parce qu’il ne convient pas à tout le monde (difficulté à être productif pour le salarié, difficulté à manager à distance, sentiment d’isolement…) et aussi parce que la mise en place du télétravail nécessite d’être encadrée :

• Pour éviter que le télétravail ne soit un frein dans les échanges et les suivis des salariés, la mise en place d’outils collaboratifs est essentielle pour maintenir le lien en présentiel comme à distance.
• Être vigilant quant à l’aménagement du poste de travail en sensibilisant les salariés sur les bonnes postures et le matériel permettant une bonne ergonomie de travail.
• Savoir proposer une organisation dans la gestion des documents dématérialisés.

Comment mettre en place le télétravail ?

Il existe plusieurs façons de matérialiser la mise en place du télétravail :

• Avec une charte

Et c’est ce que nous conseillons ! La charte est un document qui est par nature évolutif. L’entreprise pourra ainsi mettre à jour sa charte en fonction des éventuelles difficultés rencontrées, des contraintes de travail constatées ou à venir. En présence de représentants du personnel, il faut préalablement organiser une consultation.

• Avec un accord d’entreprise (de groupe, collectif)

A négocier avec les représentants du personnel.

• Avec un contrat de travail ou par avenant

Lorsque le télétravail concerne un seul salarié, les modalités du télétravail doivent être indiquées dans le contrat de travail car c’est une condition impérative de travail.

Touche Pas à la Paye peut vous accompagner pour mettre en place le télétravail dans votre entreprise :

• Nous construisons avec vous l’accord cadre (charte évolutive préconisée),
• Nous vous aidons à déterminer le SIRH vous permettant de suivre le télétravail (gestion des temps, entretiens annuels, télétravail ponctuel…),
• Et via notre outil, vous pouvez suivre les indemnités et frais de façon automatisée dans les bulletins de paie.

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