Les 5 fausses idées autour du coffre-fort numérique
Depuis le 1er janvier 2017 et l’entrée en vigueur de la loi Travail (également appelée loi El-Khomri), la dématérialisation et la sécurité des données RH demeurent un vrai sujet de fond.
Compte tenu du cadre fixé par l’article L. 103 du code des postes et des communications électroniques, le choix du coffre-fort numérique (également appelé coffre-fort électronique) est plus qu’encouragé. Pourtant, même s’il s’agit d’une application encadrée et légale, vous pourriez, lors de sa mise en place, devoir répondre à des collaborateurs non-favorables à cette dématérialisation, et donc des fausses idées.
Dans cet article, nous vous en proposons 5 que vous pourriez entendre dans le cadre de la mise en place prochaine de votre coffre-fort numérique. En face, des arguments fondés et éclairés pour répondre à ces doutes !
Objection N°1 : “ En ligne, on perd en confidentialité.”
Une fiche de paie imprimée devient souvent volante au bureau ou au domicile, et peut facilement être perdue ou jetée. En tant que RH, vous avez déjà essuyé cette problématique de réclamation de copie de bulletin de salaire, n’est-ce pas ?
C’est bien là, que se trouve le fameux manque de confidentialité et d’archivage de ces pièces (importantes pour la retraite). Alors que grâce au coffre, vos collaborateurs ont la possibilité d’avoir un code personnel très sécurisé et parfois même, une double authentification.
En partageant la solution que vous souhaitez mettre en place, vous pourrez sécuriser les craintes de vos salariés. Les coffres-forts sont certifiés et sécurisés justement pour pallier à cette problématique de protection des données confidentielles, le tout, sur le long terme (pour rappel, en tant qu’employeur vous avez l’obligation de mettre à disposition tous les bulletins de paie pendant 50 ans).
Objection N°2 : “On ne peut pas être certains que cette solution est inviolable.”
Comme un coffre-fort physique et classique, pour garantir un maximum de sécurité en tant qu’utilisateur, vous pouvez conseiller à vos collaborateurs de modifier régulièrement et de manière complexe, leur mot de passe. En tant que RH ou DRH, vous pouvez également présenter les différentes labélisations et certifications détaillées (selon la solution de coffre-numérique que vous avez sélectionné), qui enterrent leurs potentiels inquiétudes liées à la protections des données et des documents confidentiels.
Objection N°3 : “Il n’y a pas que le coffre-fort numérique comme option d’archivage…”
Oui, vous pouvez imaginer déposer vos pièces sur un cloud souverain mais les modalités ne seront pas les mêmes, ni même les engagements en termes de mise à disposition des pièces (notamment les fiches de paie pendant 50 ans). On peut imaginer les clés USB mais bon… Plutôt 2003 que 2023 comme solution, vous en conviendrez.
Objection N°4 : “Le coffre-fort numérique est lié à l’entreprise, alors méfiance !”
Et non, ce n’est pas parce que vos collaborateurs sont passés au le coffre-fort numérique dans le cadre de leur travail et de leur présence dans votre entreprise qu’ils ne peuvent rien faire après et ne pas le connecter à d’autres services, bien au contraire. Le coffre-fort est personnel et peut s’ouvrir à d’autres organismes et services que le travail ; Orange, Deezer, Apple pour archiver les factures notamment.
De même, les données s’y trouvant sont chiffrées pour l’entreprise en charge de la maintenance du coffre-fort.
Tout son contenu est donc totalement et strictement personnel et confidentiel.
Objection N°5 : “Un moyen de stockage pratique oui, mais uniquement pour les métiers du tertiaire, qui disposent d’un ordinateur au quotidien.”
Certains professionnels pourraient douter de l’accessibilité de leurs données, n’exerçant par des métiers 100 % connectés lors de leurs missions et sans accès quotidien à un ordinateur : collaborateurs du secteur du bâtiment, commerce, les artisans, professionnels CHR…
Nous vous proposons de recourir à l’argument suivant : 92 % des utilisateurs de téléphones mobile utilisent internet et 91 % de l’ensemble des utilisateurs internet se connectent sur le web à partir d’un smartphone (source étude 2021 Zenu Académie).
Les coffres-forts ont été pensés pour un usage mobile, avec des applications dédiées ou bien une accessibilité à un site responsive*, on pense notamment à ce tableau comparatif qui recense les différentes options du marché.
Vous l’aurez compris, toutes ces appréhensions sont bien compréhensibles car la nouveauté entraine souvent sont lot d’interrogations et de difficultés, notamment quand il s’agit de sécurité et de données personnelles.
Pour autant, le coffre-électronique présente vraiment beaucoup d’avantages notamment pour répondre aux impératifs de la RGPD et les enjeux RH relatifs à l’onboarding et outboarding des talents.
Son utilisation est simple et ne rajoute pas d’étapes inutiles dans la gestion des documents, bien au contraire.
Soigner la transmission d’informations sensibles telles que les bulletins de salaire et les contrats permettent de fluidifier les échanges avec votre service RH et les collaborateurs.
Vous souhaitez franchir le cap et opter pour un coffre-fort numérique [parlez-en avec Karine Rousseau], responsable solution client pour Touche pas à la Paie, elle saura vous accompagner sur vos différents enjeux.
*est dit d’un site web pensé et conçu pour une consultation confortable sur des écrans de tailles très différentes (tablette, smartphone…).
