Les frais de transport des salariés doivent en partis être pris en charge par l’employeur. Cette prise en charge fait partie des nombreuses obligations des employeurs. Mais selon les modes de transports, les conditions de remboursement diffèrent sensiblement. Obligatoire pour les salariés en transport en commun, le remboursement transport s’impose plus ou moins pour ceux qui utilisent leur véhicule personnel. Bus, voiture ou même vélo, le point sur les frais de transports des salariés.
L’employeur est dans l’obligation de prendre en charge 50 % des titres de transport souscrits par des salariés pour l’intégralité des trajets entre leur domicile et leur lieu de travail. Cela concerne tous les services de transports publics (train, bus, métro, tramway y compris la location de vélo). Le montant de la prise en charge des frais de transport (public ou personnel) doit obligatoirement être indiqué sur les bulletins de salaire. Omettre l’indication de cette mention est passible d’une sanction pénale.
Rien n’empêche l’employeur de s’engager à prendre en charge plus de 50 % des titres de transport. Il n’y a pas de limite du moment que celui-ci s’engage à un remboursement minimum équivalent à 50 % du titre.
Tous les salariés ont le droit à ce remboursement, qu’ils soient à temps plein ou partiel. Attention toutefois, une particularité s’impose pour les salariés qui ont un temps de travail inférieur à un mi-temps. Pour eux, la prise en charge des frais s’effectue au prorata du nombre d’heures travaillées.
Seules les cartes d’abonnement annuelles, mensuelles ou hebdomadaires peuvent être prises en charge. Les titres de transport vendus à l’unité ne sont pas remboursables.
Attention, l’employeur est passible de sanctions s’il ne respecte pas l’obligation de la prise en charge des transports publics. Il encourt une amende de 4ème classe par salarié, soit une amende de 750 € pour des personnes physiques et 3 750 € pour des personnes morales.
Le salarié bénéficie de cette prise en charge sur justificatif (remise d’un exemplaire du titre de transport).
En cas d’absence du salarié et quel que soit le motif (accident, maladie…) le titre de transport doit être remboursé dans les conditions habituelles dès lors que le salarié a utilisé son titre au moins une fois durant la période de validité.
La prise en charge des frais de transport en commun est exonérée d’impôt sur le revenu. Pour la prise en charge à plus de 50 % des titres de transport, il conserve l’exonération de charges si le versement de l’indemnisation correspond bien aux frais réellement engagés par le salarié.
Au contraire des frais de transports en commun, la prise en charge des frais de transport personnel est facultative. L’employeur peut décider de participer aux frais en actant cette indemnisation par un accord d’entreprise ou par une décision unilatérale.
Le salarié qui peut prétendre au remboursement des frais de transport personnel :
Si un salarié bénéficie de cette indemnisation, l’ensemble des salariés de l’entreprise peut également en bénéficier.
La prise en charge n’a pas lieu d’être si le salarié :
Les conditions de prise en charge des frais de transport personnel sont déterminées par un accord collectif ou par une décision de l’employeur après consultation du comité social et économique. Le salarié doit également fournir à l’employeur les pièces justificatives relatives :
Les frais de transport personnel sont exonérés de charges sociales et d’impôt sur le revenu si le salarié est contraint d’utiliser son véhicule pour se rendre à son lieu de travail, notamment au vu des horaires de travail imposés. En clair, l’utilisation de son véhicule doit être une nécessité absolue. Dans le cas contraire, l’employeur ne peut bénéficier d’une exonération.
Dès que l’employeur prend en charge les frais de carburant (les frais d’alimentation pour un véhicule électrique) ou les frais des salariés se déplaçant à vélo, celui-ci est exonéré d’impôt sur le revenu dans la limite de la somme de 200 € par an et par salarié.
Bien évidemment, s’agissant d’un avantage offert aux salariés, celui-ci doit profiter à l’ensemble des salariés concernés aux mêmes conditions et modalités.
Il s’agit là d’une autre dimension des frais de transport remboursés aux salariés puisqu’il s’agit là des indemnités kilométriques versées lorsque le salarié utilise son véhicule personnel pour des déplacements professionnels.
Pour rappel, cette indemnisation s’appuie généralement sur le barème de l’administration fiscale. Mais l’employeur est totalement libre de fixer un montant d’indemnités kilométriques supérieur au barème fiscal. Dans ce cas, celui-ci doit justifier le montant réel des frais professionnels remboursés.
Comme pour les trajets domicile-travail, les indemnités kilométriques versées au salarié sont exonérées de charges.
Notez également que pour les vélomoteurs, scooters et motos, l’indemnité kilométrique couvre les mêmes frais que pour la voiture. Pour les motos, le barème fiscal prévoit également les frais pour les protections.
En matière d’avantages sociaux, il est primordial d’être vigilant car un certain formalisme est toujours de rigueur.
Pour les frais de transport personnel, vous devez disposer des éléments justificatifs (puissance fiscale du véhicule, notes de frais kilométriques…).
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