Les frais de transport des salariés, quelles modalités de prise en charge ?

Les frais de transport des salariés doivent en partis être pris en charge par l’employeur. Cette prise en charge fait partie des nombreuses obligations des employeurs. Mais selon les modes de transports, les conditions de remboursement diffèrent sensiblement. Obligatoire pour les salariés en transport en commun, le remboursement transport s’impose plus ou moins pour ceux qui utilisent leur véhicule personnel. Bus, voiture ou même vélo, le point sur les frais de transports des salariés.

Le remboursement des frais de transport en commun, quelles sont les obligations des employeurs ?

L’employeur est dans l’obligation de prendre en charge 50 % des titres de transport souscrits par des salariés pour l’intégralité des trajets entre leur domicile et leur lieu de travail. Cela concerne tous les services de transports publics (train, bus, métro, tramway y compris la location de vélo). Le montant de la prise en charge des frais de transport (public ou personnel) doit obligatoirement être indiqué sur les bulletins de salaire. Omettre l’indication de cette mention est passible d’une sanction pénale.

Rien n’empêche l’employeur de s’engager à prendre en charge plus de 50 % des titres de transport.  Il n’y a pas de limite du moment que celui-ci s’engage à un remboursement minimum équivalent à 50 % du titre.

Qui sont les bénéficiaires du remboursement des frais de transport ?

Tous les salariés ont le droit à ce remboursement, qu’ils soient à temps plein ou partiel. Attention toutefois, une particularité s’impose pour les salariés qui ont un temps de travail inférieur à un mi-temps. Pour eux, la prise en charge des frais s’effectue au prorata du nombre d’heures travaillées.

Quels sont les titres de transport remboursables par l’employeur ?

Seules les cartes d’abonnement annuelles, mensuelles ou hebdomadaires peuvent être prises en charge. Les titres de transport vendus à l’unité ne sont pas remboursables.

Attention, l’employeur est passible de sanctions s’il ne respecte pas l’obligation de la prise en charge des transports publics. Il encourt une amende de 4^ème classe par salarié, soit une amende de 750 € pour des personnes physiques et 3 750 € pour des personnes morales.

Quelles sont les conditions de prise en charge transport ?

Le salarié bénéficie de cette prise en charge sur justificatif (remise d’un exemplaire du titre de transport).

En cas d’absence du salarié et quel que soit le motif (accident, maladie…) le titre de transport doit être remboursé dans les conditions habituelles dès lors que le salarié a utilisé son titre au moins une fois durant la période de validité.

Quels sont les avantages fiscaux du remboursement des frais de transport ?

La prise en charge des frais de transport en commun est exonérée d’impôt sur le revenu. Pour la prise en charge à plus de 50 % des titres de transport, il conserve l’exonération de charges si le versement de l’indemnisation correspond bien aux frais réellement engagés par le salarié.

Le remboursement des frais de transport personnel, facultatifs, mais parfois obligatoires

Au contraire des frais de transports en commun, la prise en charge des frais de transport personnel est facultative. L’employeur peut décider de participer aux frais en actant cette indemnisation par un accord d’entreprise ou par une décision unilatérale.

Qui sont les bénéficiaires du remboursement des frais de transport personnel ?

Le salarié qui peut prétendre au remboursement des frais de transport personnel :

• Habite ou travaille en dehors de la région Ile-de-France et d’une zone desservie par les transports en commun.
• Est dans l’obligation d’utiliser son véhicule personnel car les horaires de travail ne lui permettent pas de se déplacer autrement.

Si un salarié bénéficie de cette indemnisation, l’ensemble des salariés de l’entreprise peut également en bénéficier.

Quelles exceptions ?

La prise en charge n’a pas lieu d’être si le salarié :

1. bénéficie d’une voiture de fonction avec la prise en charge des dépenses de carburant (ou alimentation électrique),
2. est logé dans un logement de fonction,
3. dispose de la gratuité des transports pour les trajets domicile-travail.

Quelles sont les conditions de prise en charge des frais de transport personnel ?

Les conditions de prise en charge des frais de transport personnel sont déterminées par un accord collectif ou par une décision de l’employeur après consultation du comité social et économique. Le salarié doit également fournir à l’employeur les pièces justificatives relatives :

• Au moyen de transport utilisé (vélo, voiture…)
• A la distance qui sépare le domicile du lieu de travail
• A la puissance fiscale du véhicule
• Au nombre de trajets que le salarié effectue chaque mois

Quels sont les avantages fiscaux du remboursement des frais de transport personnel ?

Les frais de transport personnel sont exonérés de charges sociales et d’impôt sur le revenu si le salarié est contraint d’utiliser son véhicule pour se rendre à son lieu de travail, notamment au vu des horaires de travail imposés. En clair, l’utilisation de son véhicule doit être une nécessité absolue. Dans le cas contraire, l’employeur ne peut bénéficier d’une exonération.

Dès que l’employeur prend en charge les frais de carburant (les frais d’alimentation pour un véhicule électrique) ou les frais des salariés se déplaçant à vélo, celui-ci est exonéré d’impôt sur le revenu dans la limite de la somme de 200 € par an et par salarié.

Bien évidemment, s’agissant d’un avantage offert aux salariés, celui-ci doit profiter à l’ensemble des salariés concernés aux mêmes conditions et modalités.

Qu’en est-il du transport personnel utilisé à des fins professionnelles ?

Il s’agit là d’une autre dimension des frais de transport remboursés aux salariés puisqu’il s’agit là des indemnités kilométriques versées lorsque le salarié utilise son véhicule personnel pour des déplacements professionnels.

Pour rappel, cette indemnisation s’appuie généralement sur le barème de l’administration fiscale. Mais l’employeur est totalement libre de fixer un montant d’indemnités kilométriques supérieur au barème fiscal. Dans ce cas, celui-ci doit justifier le montant réel des frais professionnels remboursés.

Comme pour les trajets domicile-travail, les indemnités kilométriques versées au salarié sont exonérées de charges.

Notez également que pour les vélomoteurs, scooters et motos, l’indemnité kilométrique couvre les mêmes frais que pour la voiture. Pour les motos, le barème fiscal prévoit également les frais pour les protections.

Conseil de gestionnaire de paie pour bien gérer les remboursements de frais de transport

En matière d’avantages sociaux, il est primordial d’être vigilant car un certain formalisme est toujours de rigueur.

1. Prenez la précaution de vérifier les justificatifs de vos salariés. En matière de transport en commun, l’organisme de transport public doit leur fournir un justificatif de titre de transport.

Pour les frais de transport personnel, vous devez disposer des éléments justificatifs (puissance fiscale du véhicule, notes de frais kilométriques…).

2. Informez-les systématiquement de tout changement concernant le remboursement des frais de transport (délai, justificatifs…) et en prenant un peu d’avance. Le délai de prévenance imposé est d’au moins un mois !