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Paie, recrutement, formation, droit du travail… L’externalisation RH gagne du terrain. Pour nombre de TPE en effet, le recours à des prestataires permet à la fois d’alléger la charge portée sur leur service ressources humaines tout en se dotant de garanties face aux risques inhérents à toute gestion du personnel. En la matière, c’est vrai, la moindre erreur coûte toujours cher. Alors comment justement bien déléguer ses missions RH ? Lesquelles conserver ?

Quelles missions RH externaliser sans pour autant pénaliser le dialogue avec les salariés ? 

Parce qu’elle suppose une actualisation constante des données paie, la gestion de la paie monopolise du temps et des compétences qu’un service interne à l’entreprise n’est pas toujours en capacité de gérer avec la réactivité attendue.

Parmi l’ensemble des missions RH, elle est donc logiquement la 1re fonction externalisée par les entreprises. Et quelle que soit la taille de l’entreprise, le recours à un gestionnaire de paie externe génère des économies substantielles.

Dans certains cas, d’autres missions pourront être confiées à des tiers. Mais leur délégation totale en revanche sera plus délicate qu’en paye.

Quelles missions ressources humaines déléguer ?

  • recrutement,
  • formation,
  • administration des dossiers du personnel,
  • gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC),
  • suivi et animation des relations interpersonnelles au sein de l’entreprise.

Difficile d’imaginer tout déléguer, certaines fonctions stratégiques engagent en effet durablement l’entreprise. Les arbitrages seront fonction des ressources internes et des économies recherchées. La gestion administrative du personnel pourra être confiée en partie au partenaire paie (tenue des dossiers du personnel, contrats, élections des instances représentatives, administratif lié aux départs en retraite…).

De même en recrutement, la recherche de candidats sera facilement confiée à des cabinets. L’entreprise conservant, notamment pour les hauts profils, la main sur les entretiens finaux.

Quant à la formation, l’externalisation RH se limite encore le plus souvent à l’optimisation des budgets…

Qu’elle soit finalement partielle ou complète, dans tous les cas, pour toutes problématiques de gestion du personnel, l’externalisation RH suppose une collaboration étroite entre l’entreprise et son prestataire. Et c’est bien là, la difficulté principale exprimée par les dirigeants de TPE-PME : parvenir à identifier le meilleur prestataire (1er challenge associé à l’externalisation pour 67 % des dirigeants de PME)*.

Des bonnes pratiques pourtant permettent d’établir une collaboration pérenne et performante. Dans ce qui va suivre, nous ne traiterons que de la paie et de l’accompagnement juridique de l’entreprise puisque telles sont nos missions principales. Mais ce sont autant de conseils qui peuvent largement s’appliquer à n’importe quelle délégation de mission RH

  1. Imposez une véritable personnalisation de la lettre de mission

Cela semble évident et pourtant, après maintes discussions avec le partenaire identifié, il arrive qu’à la signature du contrat de prestation, on en oublie des détails importants, évoqués au cours du cadrage de la mission.

La lettre de mission doit retranscrire fidèlement et clairement tous les besoins exprimés par l’entreprise. Pour chaque point, on distinguera clairement ce que doit exécuter le prestataire et ce qui relève des prérogatives de l’entreprise.

  1. Analysez l’opportunité d’un audit pour sécuriser l’externalisation RH

Tout dépend de la mission ressources humaines que l’on souhaite externaliser. S’il s’agit de confier l’outsourcing de profils pénuriques à un cabinet de recrutement, l’analyse complète du fonctionnement du service est loin de s’imposer…

En revanche, si vous faites appel à des prestataires externes pour rédiger votre plan de formation, celui-ci devra examiner très largement vos pratiques, besoins et objectifs.

De même pour la mission paie et le suivi juridique des entrées et sorties des salariés (affiliation, contrats, etc.). Seul un audit complet des processus de paie et d’accompagnement des salariés, permettra une véritable gestion des risques.

  1. Communiquez auprès de vos collaborateurs des changements prévus, en cours et à venir

Ce dernier point, c’est vrai, n’aura aucun impact sur la qualité de travail de votre prestataire RH. Mais il n’est jamais inutile de le rappeler, en matière sociale, plus la direction communique et se tient à l’écoute et plus finalement le dialogue est simple.

Une communication en amont pourra contribuer à décrisper certaines tensions pouvant perturber le process d’externalisation, a fortiori si le recours à un prestataire fait suite à une réorganisation.

* Cegos 2011.

Externalisation RH, 3 clés de réussite pour bien déléguer
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