Trop-perçu, oubli de prime, mauvais taux de prélèvement : la moindre erreur sur une fiche de paie peut avoir de lourdes conséquences (tensions, régularisations complexes, voire un redressement). Et même avec une bonne organisation, des erreurs peuvent vite se produire. Employeur ou gestionnaire RH : faisons le point ensemble sur les erreurs à éviter et les bons réflexes à adopter.
Les 8 erreurs les plus courantes sur les bulletins de salaire
1. Erreur sur le temps de travail déclaré
L’une des fautes les plus classiques concerne le nombre d’heures de travail. Il peut s’agir d’une mauvaise saisie du temps partiel, d’heures supplémentaires oubliées ou d’un mauvais report des absences (maladie, congés, RTT, etc.). On observe donc souvent ces erreurs sur des lignes spécifiques du bulletin, comme celles liées à une « entrée » ou une « sortie » en cours de mois.
Par exemple : un salarié mensualisé à 35h hebdomadaires se voit attribuer 151,67h au lieu de 140h sur son bulletin, à cause d’un mois incomplet. Cette erreur sur la fiche de paie entraîne alors un trop-perçu et fausse la base de calcul des cotisations associées.
2. Erreur sur le total des cotisations et contributions de la fiche de paie
Le montant des cotisations sociales est aussi très régulièrement à l’origine d’écarts sur les bulletins de salaire. Pourquoi ? Tout simplement à cause d’un mauvais paramétrage du logiciel de paie ou d’une mise à jour réglementaire manquée (plafond de la Sécurité sociale, taux de retraite, contribution formation, etc.). Sans compter la diversité des taux applicables, la distinction entre charges salariales/patronales ou les dispositifs d’allègement.
Par exemple : le taux de la cotisation de mutuelle n’est pas ajusté au 1er janvier ou lors d’une mise à jour, ce qui génère un sous-paiement de cotisations et un risque de redressement Urssaf ou de suspension des prestations de mutuelle !
3. Erreur liée à la convention collective applicable
Autre erreur courante sur une fiche de paie : la mauvaise application des dispositions de la convention collective . Cela peut alors fausser plusieurs éléments : le minima de salaire à respecter, le versement de certaines primes, le calcul de jours de congés supplémentaires….
Par exemple : un salarié rattaché par erreur à la convention du BTP ne bénéficie pas du bon taux de prime de panier.
4. Erreur sur le montant du salaire brut ou net
Oubli de prime, erreur de taux horaire ou mauvais calcul de retenue pour absence : une erreur sur le salaire est toujours problématique, que l’anomalie prenne la forme d’un avantage ou d’un préjudice pour le salarié. Si la rémunération versée dépasse ce qui est réellement dû, on parle alors de trop-perçu sur le bulletin de salaire.
Par exemple : une prime annuelle de performance oubliée en décembre (alors qu’elle figure dans le contrat de travail) ouvre droit à une réclamation du salarié et à un rappel de salaire rétroactif.
5. Erreur sur les informations d’identité du salarié
Une simple erreur d’état civil ou de numéro de Sécurité sociale semble anodine, mais elle complique les échanges avec les organismes sociaux, sans compter qu’elle fausse la DSN. Il faut donc bien penser à faire une vérification à chaque nouvelle embauche et à chaque changement de situation (mariage, déménagement, etc.).
Par exemple : une inversion dans le numéro INSEE qui empêcherait la bonne prise en compte des droits retraite ou chômage du salarié.
6. Erreur sur le prélèvement à la source
Autre erreur sur la fiche de paie très courante : l’application du mauvais taux de prélèvement à la source (PAS) à cause d’un usage du taux neutre à tort, d’une absence de mise à jour ou bien d’une mauvaise intégration dans la DSN.
Par exemple : un salarié voit son taux personnalisé (transmis par la DGFiP) remplacé par un taux neutre, ce qui amène une retenue trop importante sur son salaire et une régularisation à effectuer le mois suivant.
7. Erreur sur le décompte des congés payés
Un mauvais report du solde de congés payés ou une erreur dans le nombre de jours acquis ou pris ? Plusieurs lignes du bulletin de salaire sont alors faussées. Cette erreur sur la fiche de paie concerne le plus souvent le paiement des congés, les régularisations en fin de période ou encore les droits affichés sur le bulletin.
Par exemple : un salarié ayant acquis 25 jours de congés se retrouve avec un solde erroné de 15 jours en raison d’un mauvais calcul lors de la clôture de la période annuelle. Ses congés sont injustement perdus ou il y aura une absence de paiement lors de son départ.
8. Erreur sur l’ancienneté sur la fiche de paie
Dernière des erreurs sur une fiche de paie : une date de début de contrat incorrecte. En effet, l’ancienneté influence plusieurs droits : primes, jours de congé supplémentaires, indemnités de départ, voire certains seuils de classification.
Par exemple : si un salarié entré le 5 mars 2018 est enregistré avec une date au 5 mars 2019, il perd une année d’ancienneté. Cela peut retarder l’accès à une prime d’ancienneté prévue à 5 ans ou réduire le montant de son indemnité de licenciement.
Que faire lorsque l’on constate une erreur sur une fiche de paie ?
Lorsqu’une anomalie est constatée sur un bulletin de salaire, vous devez agir sans délai. Plus la régularisation intervient rapidement, plus il est facile de maintenir une relation de confiance avec le salarié concerné.
Le premier réflexe reste d’informer le salarié dès la détection de l’erreur sur la fiche de paie pour ouvrir un dialogue et convenir des modalités de correction. En pratique, la régularisation est souvent effectuée directement sur la paye du mois suivant, via un bulletin rectificatif ou un ajustement des lignes concernées.
Prenons le cas d’un trop-perçu : cette erreur relève de la responsabilité de l’employeur et peut faire l’objet d’un remboursement dans un délai de 3 ans à compter de la date du bulletin erroné.
Deux cas de figure se présentent :
- Le salarié est toujours en poste : une retenue sur salaire peut être opérée pour compenser le trop-perçu, à condition d’en informer le salarié en amont. Cette retenue doit rester dans la limite de 10 % du salaire net mensuel, jusqu’à remboursement complet.
- Le salarié a quitté l’entreprise : l’employeur peut adresser une demande de remboursement. Aucune procédure spécifique n’est imposée, mais il est recommandé de favoriser un règlement amiable. Si le salarié refuse de restituer la somme, une action en justice peut être envisagée.
Comment modifier une fiche de paie en cas d’erreur ?
Il est tout à fait possible de corriger une fiche de paie en cas d’erreur, que celle-ci concerne un avantage pour le salarié ou une somme indûment versée. À noter que la correction n’est pas facultative : elle s’impose dès que l’anomalie est constatée.
Pour cela, l’employeur peut établir un nouveau bulletin de paie rectificatif, qui annule et remplace l’original. La démarche implique plusieurs étapes :
- Informer obligatoirement le salarié de l’erreur relevée
- Apporter les corrections nécessaires
- Remettre le bulletin rectifié au salarié
Quelle mention obligatoire sur un bulletin de paie rectificatif ?
Un bulletin de salaire rectificatif doit comporter les mêmes mentions légales obligatoires qu’une fiche de paie classique. Il ne s’agit pas d’un simple ajout, mais bien d’un document complet qui remplace et annule le précédent. Il suffit d’appliquer la mention « bulletin rectificatif » pour signaler clairement qu’il s’agit d’une correction.
Bon à savoir : En cas d’erreur liée à une mauvaise application de la convention collective, si cette erreur a lésé le salarié (par exemple en l’empêchant de bénéficier d’avantages prévus), ce dernier est en droit d’en demander la régularisation. En cas de non application du bon régime de prévoyance et donc des garanties conventionnelles, l’employeur devient responsable du financement de ces garanties !
Combien de temps a-t-on pour contester une erreur sur une fiche de paie en tant qu’employeur ?
Un salarié a la possibilité de remettre en cause les montants figurant sur son bulletin de salaire (que ce soit en raison d’une erreur ou d’un paiement non effectué), y compris s’il l’a déjà signé.
Dans une telle situation, c’est à l’employeur d’apporter la preuve qu’il a bien versé les sommes dues, par exemple à l’aide de documents comptables. Le salarié dispose d’un délai de 3 ans pour engager une action : ce délai court à compter de la remise du bulletin.
De son côté, si un salaire a été versé à tort et que l’erreur est détectée après le départ du salarié, l’employeur peut réclamer la restitution d’un trop-perçu dans la même limite de 3 ans.
Le montant de la fiche de paie ne correspond pas au virement : que faire ?
Lorsqu’un salarié soulève une erreur sur la fiche de paie, vous devez procéder aux vérifications nécessaires. Selon l’erreur identifiée, des ajustements s’imposent :
● En cas d’oubli ou d’insuffisance de paiement : un complément de salaire devra être versé au salarié concerné.
● Si un montant excessif a été versé : l’employeur est en droit de récupérer la somme indûment perçue. Toutefois, toute retenue opérée sur les paies suivantes ne peut excéder 10 % du salaire net mensuel, et ce jusqu’à régularisation complète.
Combien de temps un bulletin de paie doit-il être conservé ?
Il est recommandé au salarié de garder l’ensemble de ses bulletins de salaire à vie. Cette information doit d’ailleurs figurer explicitement sur chaque fiche. Concernant l’employeur, il lui incombe de conserver une copie des bulletins électroniques pendant une durée minimale de 5 ans.
Par ailleurs, lorsqu’un bulletin de paie est remis sous format numérique, l’employeur doit en assurer l’accès au salarié pendant 50 ans ou jusqu’à ce que ce dernier atteigne l’âge de 75 ans (selon l’échéance la plus éloignée).
Quel risque en cas de fiche de paye erronée ?
Une erreur sur une fiche de paie ne reste donc jamais sans conséquence, notamment en ce qui concerne la déclaration sociale nominative (DSN). En effet, elle a automatiquement des répercussions sur :
● Les contributions sociales : vous devez impérativement ajuster rapidement la DSN pour corriger les données erronées. Si l’Urssaf constate des erreurs fréquentes ou une rectification supérieure à 5 % du total initialement déclaré, l’organisme peut appliquer des pénalités, des majorations ou des intérêts de retard. Aussi avec l’arrivée en 2026 de la DSN de substitution des pénalités pourront être appliquées par les organismes pour chaque erreur constatée !
● Le prélèvement à la source transmis à l’administration fiscale : là encore, une rectification est obligatoire via le bloc « Régularisations » de la DSN. En cas d’omission, une amende équivalente à 5 % du montant non déclaré peut être appliquée (avec un minimum forfaitaire de 250 €).
LE POINT DE VUE DE L’EXPERT sur les difficultés en paie – Aude Ferrary, spécialiste en droit social, droit du travail et responsable du service paie/RH pour TPLPaye : « Les entreprises rencontrent un besoin accru de sécurisation des processus. La gestion interne de la paie, souvent chronophage et sujette aux évolutions sociales, génère de l’insatisfaction chez les salariés et met sous pression les équipes. Nous avons eu le cas d’un client en métallurgie dont la convention collective unique a été revue et modifiée. Cela a eu des conséquences importantes sur la paie. Ainsi, l’entreprise a été dans l’obligation de changer de logiciel de paie, car leur éditeur n’a pas tenu compte des nouvelles dispositions. »
Choisir des solutions fiables pour gérer sa paie
Nous ne vous apprenons rien : la fiabilité d’un bulletin de paie repose autant sur la rigueur des process que sur les bons outils ! Heureusement, pour sécuriser vos pratiques, plusieurs leviers peuvent être actionnés :
- Commencez par structurer précisément votre processus de paie : établir un échéancier clair, prévoir des check-lists de contrôle, formaliser chaque étape, créer une procédure interne de tracabilité de la validation des informations variables de paie…
- Évitez les traitements de dernière minute, qui conduisent à des erreurs souvent liées à la précipitation.
- Réalisez des vérifications annuelles : ces contrôles de cohérence viennent s’assurer que les paramètres du logiciel de paie sont à jour, mais aussi que les données sont harmonisées entre la paie, la comptabilité et les déclarations transmises via la DSN.
Vous avez des ressources limitées ou vous souffrez d’une gestion RH chronophage ? Et si vous optiez pour une paie externalisée ? Déléguez cette mission à notre cabinet TPLPaye, intégrateur certifié de la solution Silae. Elu 1er logiciel social par le Baromètre du monde du chiffre en 2025, cet outil fait toute la différence pour sécuriser la création de vos bulletins de salaire.
Vous souhaitez en discuter avec un expert paie et découvrir comment TPLPaye peut vous accompagner ? Prenez rendez-vous pour échanger sur vos besoins.
À RETENIR : Comment gérer une erreur sur une fiche de paie ?
- Une erreur sur une fiche de paie peut avoir des conséquences sérieuses : tensions, régularisations, perte de droits sociaux pour le salarié, conflit prud’homal ou redressement Urssaf.
- Il est donc très important d’identifier les erreurs les plus fréquentes (temps de travail, primes, prélèvement à la source, etc.) et de les corriger rapidement.
- En cas d’anomalie, l’employeur doit informer le salarié, émettre un bulletin rectificatif complet et ajuster la DSN si nécessaire.
- Si vous avez le moindre doute ou une surcharge de travail, mieux vaut vous appuyer sur un expert paie comme TPLPaye.
