Comment mettre en place un logiciel SIRH dans votre entreprise ?

Le SIRH, ou Système d’Information des Ressources Humaines, est la suite logicielle par excellence pour réduire la charge administrative de votre service ressources humaines. Néanmoins, sa mise en place présente de nombreux défis entre l’ampleur des solutions existantes sur le marché, la complexité d’intégration et de synchronisation avec vos autres logiciels, notamment paie, et la bonne utilisation de votre personnel. En tant qu’intégrateur d’outils RH, TPLPaye vous indique pas à pas comment mettre en place un logiciel SIRH dans votre PME.

Qu’est-ce qu’un SIRH ? Définition

Un SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines) est un assemblage de logiciels conçus pour centraliser et automatiser les processus RH tels que :

• Les tâches administratives : la paie, les congés, les notes de frais et les absences.
• Le recrutement et la gestion des carrières. Par exemple, un SIRH peut envoyer automatiquement des rappels pour les entretiens professionnels.
• Le reporting RH et salarial. En réunissant toutes les données RH en un seul endroit, un SIRH offre une vue d’ensemble plus claire et permet une meilleure prise de décision.

Les enjeux de la mise en place d’un SIRH

Mathilde Jaunet, cheffe de projet SIRH au sein du groupe Amarris, nous éclaire sur le sujet :

Force est de constater que le secteur RH et de l’administration des entreprises captent des problématiques de productivité et d’automatisation des tâches, ainsi que des attentes fortes à la fois du management et des collaborateurs en matière d’auto-gestion de certains sujets : planification du télétravail, suivi et demandes de congés payés, gestion des entretiens annuels, etc.

Quels sont bénéfices à mettre en place un SIRH dans son entreprise ?

Gain de temps et de productivité

Aude Ferrary, responsable service paie et RH, également juriste en droit nous le confirme :

Centralisation et sécurisation des informations RH

Un autre chiffre à ne pas sous-estimer : selon une étude d’OpenText réalisée en septembre 2022, 40 % des salariés français seraient stressés par une surcharge d’informations et d’applications. On constate que l’avènement des SIRH est lié à ce besoin de centralisation et d’unification des informations en une seule et même application.

Grâce à la mise en place d’un SIRH avec paie intégrée, toutes les informations liées à différents points d’attention RH et de gestion des données du personnel sont centralisées et sécurisées par des accès.

Collaboration en temps réel entre services

Trombinoscope à jour, présence de tous les collaborateurs en temps réel (bureau ou télétravail), gestion et demandes d’absences en 3 clics, remontées des variables de paie pour la constitution des bulletins (arrêts maladie, frais de déplacement, congés sans solde, etc.)… la collaboration en temps réel offre :

• l’assurance d’informations RH actualisées et fiables ;
• l’autonomisation des managers et employés ;
• un climat social plus serein.

Existe-t-il des inconvénients à déployer un SIRH en entreprise ?

Les inconvénients de la mise en place d’un SIRH sont, selon nous, plutôt des points de vigilance à adopter avant le lancement du projet.

L’investissement financier

Le budget à prévoir dépend du type de logiciel choisi :

• SIRH en mode Saas tel que Lucca intégré par un cabinet RH tel que TPLPaye : frais de paramétrage initial, abonnement mensuel fixe sans surcoût avec assistance technique et RH paie incluse.
• SIRH à installer localement sur les postes de travail : frais de licence logicielle, frais de configuration initiale, coût de la maintenance et des mises à jour.

La conduite du changement

Une autre difficulté réside dans la conduite du changement. Les collaborateurs doivent s’adapter à un nouvel outil, ce qui peut générer des résistances et nécessiter une formation adéquate. Veillez à choisir un prestataire proposant des formations à distance ou sur site, ainsi qu’une assistance réactive.

La compatibilité avec vos systèmes existants

Des problèmes de compatibilité peuvent survenir avec vos systèmes actuels. La synchronisation des données entre le SIRH et d’autres logiciels, comme ceux de paie, peut être délicate et requiert des compétences techniques pointues. C’est pourquoi il préférable de choisir des outils compatibles avec la plupart des solutions du marché RH, comme Lucca.

Comment conduire un projet SIRH ? 7 étapes clés

Voici un exposé des 7 étapes indispensables pour mettre en place sereinement un SIRH dans votre entreprise.

1. Réunir toutes les parties prenantes

Il est important d’impliquer toutes les parties susceptibles d’utiliser le logiciel SIRH dès le début du projet pour garantir que l’ensemble de leurs besoins soient bien pris en compte et la migration vers le SIRH bien acceptée. Invitez donc les personnes suivantes à rejoindre l’équipe projet de la mise en place du SIRH :

• Le service ressources humaines.
• Un échantillon représentatif des collaborateurs.
• Quelques managers et membres de la direction de l’entreprise.
• L’équipe informatique.
• Les fournisseurs de logiciels déjà en place (pour la paie par exemple).
• Le CSE.
• Le prestataire externe s’il y en a un.

2. Prioriser ses besoins avec justesse

Vous devez dès le départ prendre cet outil comme un moyen de facilitation et d’aide à l’automatisation. Ni plus, ni moins. Ceci afin d’éviter toute insatisfaction post-déploiement, irrémédiablement synonyme de perte de temps et d’argent.

La clé de succès est vraiment de « cadrer en amont tout ce qui fait de votre période d’élaboration des paies et autres sujets RH des moments chronophages. Ainsi vous pourrez réussir à identifier ce qui sera automatisé, délégué aux collaborateurs eux-mêmes et paramétré » soulignent Mathilde Jaunet et Ophélie Diarra, respectivement chargée de déploiement SIRH et responsable développement RH, toutes deux impliquées dans le choix du logiciel SIRH d’Amarris Groupe.

Grâce à l’élaboration d’un cahier des charges SIRH selon les recommandations ci-dessous, vous allez pouvoir focaliser vos besoins fonctionnels sur les points RH les plus importants pour votre entreprise.

« Il y a un exemple très parlant pour démontrer les subtilités liées aux différents types de métiers et donc de profil SIRH. Typiquement, la restauration. Il y’a des problématiques liées à la profession : les amplitudes horaires, les indemnités repas (sur place ou non), les primes, les emplois du temps tournants… Notre rôle en tant que conseiller c’est de vous orienter vers la solution la plus en phase avec ces préoccupations pour avoir l’intégration la plus satisfaisante et complète », déclare Mathilde.

3. Comparer les différents SIRH disponibles sur le marché

C’est le moment de faire un comparatif de l’éventail des solutions disponible sur le marché. Devant l’abondance des propositions, confrontez les fonctionnalités, les services inclus, le tarif et bien d’autres critères à votre cahier des charges. Cette étape est cruciale pour sélectionner un outil en phase avec les besoins de votre entreprise. Tellement cruciale que TPLPaye a décidé d’être un soutien infaillible dans cette étape en vous proposant son aide au choix du SIRH. Échangez avec l’un de nos experts paie et RH au cours d’un RDV conseil gratuit pour profiter de leurs retours d’expérience en matière de logiciels RH ou consultez notre dossier dédié aux logiciels SIRH pour PME ou notre sélection comparative des logiciels SIRH :

4. Tester le SIRH en situation fictive

Une fois que vous avez identifié l’éditeur de logiciel vous semblant le plus pertinent, prenez le temps de l’essayer avant de le déployer définitivement.

Ophélie relate son expérience de mise en place d’un SIRH au sein d’Amarris :

« Pour être dans une efficacité complète au moment de la mise en place, nous avons tout naturellement mis en place un programme d’ambassadeurs/testeurs (sur la base du volontariat) en amont, pour que le test de la V0 de notre SIRH nous permette d’avoir de vraies remontées un mois avant le déploiement officiel. »

Privilégiez des ambassadeurs volontaires pour examiner en amont tous les points sensibles, les avantages et les inconvénients de la version 0 de votre SIRH durant un mois.

5. Mettre en place techniquement le SIRH

La phase de développement et de configuration des briques logicielles s’opère soit directement par l’éditeur de la solution soit par un partenaire intégrateur (comme TPLPaye, intégrateur Lucca et Silae). Ce dernier recueille votre cahier des charges, votre convention collective et les API disponibles pour façonner un logiciel SIRH à votre image.

Si tel est votre besoin, nous pouvons également synchroniser votre nouveau SIRH à un logiciel de paie existant ou à implémenter. Notre experte SIRH en interne Mathilde avise les employeurs à ce sujet :

« Si je devais donner un SEUL conseil ça serait sûrement celui-ci : il faut bien faire attention à ce que l’opération d’intégration de votre solution soit tripartie : vous, le logiciel paye, le SIRH. En effet, tout ne peut pas se déverser dans le logiciel de paie, il faut paramétrer les outils pour les faire communiquer au maximum. Pour cela, il est impératif que tous les acteurs travaillent ensemble. Le logiciel de paie doit lui-même rentrer dans les cases de la DSN. Le SIRH est un facilitateur, pas une solution toute prête qui remplace à 100% le travail humain ! »

La bonne idée ? Auditer votre système de paie actuel pour vous assurer qu’il n’y aura aucun accrocs lors de l’implémentation avec votre système SIRH !

6. Lancer l’onboarding auprès des salariés

La phase test s’achevant en succès, vous pouvez officiellement lancer le SIRH et en faire part à tous les utilisateurs concernés. Par visio, réunion, trouvez la meilleure manière pour onboarder l’utilisation du SIRH.

Cette phase d’acculturation sera le pilier de votre implantation au sein des équipes utilisatrices, ne la sous-estimez pas. Au contraire, chouchoutez–la avec des temps forts : invitation de présentation, email, messagerie instantanée…

7. Évaluer la satisfaction des utilisateurs

Une fois le logiciel bien mis en place, vient le moment de récolter les avis utilisateurs à trois échéances distinctes : J+7, M+1 et M+3. Cela permet de renforcer le lien entre le nouveau logiciel SIRH et les salariés puis de déceler de potentiels points d’accroche à examiner avec votre prestataire.

Le cahier des charges : la préparation indispensable à la mise en place d’un SIRH

Vous souhaitez déployer l’outil le plus en phase avec vos besoins à la fois stratégiques et quotidiens ?

Élaborer un cahier des charges le plus précis possible est la clé de la viabilité de votre futur logiciel SIRH.

Voici ses 5 composantes essentielles.

1. Vos objectifs

Ceux-ci doivent être clairs, mesurables et alignés sur les objectifs globaux de l’entreprise. Par exemple, ils peuvent inclure l’amélioration de l’efficacité opérationnelle, la réduction des coûts liés à la gestion des ressources humaines (les tâches de relance des collaborateurs pour des mises à jour par exemple) ou l’amélioration de la prise de décision. Il est important de définir ces objectifs dès le début du projet pour vous assurer que toutes les parties prenantes sont sur la même longueur d’onde et que le projet est aligné sur les priorités de l’entreprise.

2. Vos besoins

Décrivez ici toutes les fonctionnalités et caractéristiques dont doit disposer votre SIRH pour satisfaire les objectifs du projet : API avec la paie, gestion des contraintes liées aux jours ouvrés, ouvrables, etc.

Vos exigences doivent également inclure les besoins de l’entreprise en matière d’intégration, de sécurité, de convivialité et de support.

Pour le dossier du personnel par exemple, anticipez le fait que votre collaborateur puisse lui-même modifier son adresse postale, son statut marital, son RIB… Des détails qui n’en seront pas une fois le SIRH mis en place !

Pour y parvenir, il vous faut reprendre tous les paramétrages attendus par item :

• La notion de temps des activités.
• Contrats de travail.
• Gestion de la paie et autres prestations sociales.
• Gestion des notes des frais.
• Primes.
• Titres restaurant.
• Gestion du recrutement et des talents.
• Formation.
• Planning de présence sur site et télétravail.

3. Vos contraintes

Elles peuvent inclure des limites de temps, des contraintes budgétaires ou des obligations légales. Décrive-les dès le début du projet pour vous assurer que le SIRH est mis en place dans les délais impartis et selon vos ressources disponibles (humaines, temporelles, financières).

Si vous souhaitez interfacer le SIRH à votre logiciel de paie, cette partie du cahier des charges est l’occasion de mettre à jour ou réaliser votre réglementaire de paie, récapitulant toutes les règles de paie de votre entreprise.

4. Le budget

Il est important de définir un budget réaliste pour garantir que le projet est financièrement viable et que les coûts sont maîtrisés sur le court et long terme. Anticipez donc les postes de dépense décrits dans la partie ci-dessus, dépendant du choix d’un logiciel en mode Saas ou installé localement.

5. La planification

Si vous avez des contraintes en termes d’échéance, prévoyez de les inclure dans cette cinquième partie du cahier des charges. En concertation avec votre prestataire paie, vous détaillerez un calendrier rétroactif de mise en place du SIRH incluant chacune des étapes, les livrables, les responsabilités de chaque partie prenante. Vous mettez ainsi toutes vos chances de côté pour que les délais soient respectés.

---

En résumé, le succès de la mise en place d’un SIRH repose en grande partie sur la préparation du projet en amont par les différentes parties prenantes de l’entreprise. Le cahier des charges est un document clé dans cette étape. A posteriori, une communication interne efficace sera primordiale pour faciliter l’adhésion de vos utilisateurs.

Besoin d’aide pour choisir une solution et piloter la mise en place de votre SIRH ? TPLPaye met à votre disposition un chargé des ressources humaines et de la paie expérimenté en tant que chef de projet et conseiller externe.