Faut-il confier la gestion de la paie à un prestataire extérieur ? Quels sont les intérêts pour une entreprise de plus de 20, 50 ou 350 salariés ? Coût, impact sur l’entreprise, fonctionnement… On fait le point avec vous dans ce guide sur l’externalisation de la fiche de paie. Garanti sans nœuds au cerveau !
Qu’est-ce que l’externalisation de la fiche de paie ?
Externaliser la fiche de paie, c’est faire appel à un prestataire extérieur afin que celui-ci assure la gestion d’une partie ou de la totalité de la paie à travers ses services. Il peut s’agir d’une mission ponctuelle sur quelques mois ou d’un service sur une période plus longue. Tout dépend des besoins et des problématiques rencontrées par les entreprises.
On rencontre principalement deux cas de figure : l’entreprise peut choisir d’externaliser toutes les fonctions de paie ou seulement quelques-unes. On parle alors d’externalisation partielle (en mode saas) ou d’externalisation complète.
L’externalisation des fiches de paie en ligne via un logiciel
Si vous choisissez d’externaliser partiellement votre gestion de la paie, vous adoptez généralement une solution informatique Saas (hébergée dans le cloud) via un gestionnaire de paie externalisé. TPLPaye vous donne notamment accès au logiciel de paie leader du marché, Silae.
Divers niveaux de service sont proposés :
- La gestion de vos bulletins de paie de manière autonome à partir des éléments variables que vous saisissez dans l’application.
- Un accès illimité et personnalisé au logiciel de paie (4 profils d’accès, synchronisation bidirectionnelle en temps réel, mises à jour et assistance incluses…).
Une option de base moins coûteuse pouvant inclure des services payants en option : rédaction de contrats de travail, accords d’entreprise, procédure de rupture, etc.
La sous-traitance complète de la gestion de la paie
Dans ce cas de figure, vous externalisez totalement la gestion des fiches de paie, avec la génération d’un plus grand nombre de documents RH. Il existe un vaste éventail de prix et de prestations possibles.
Le forfait de base de l’externalisation de la fiche de paie comprend généralement :
- L’édition des bulletins de salaire à partir des éléments variables et informations nécessaires transmis.
- La gestion des DSN (Déclaration Sociale Nominative) et des déclarations sociales (URSSAF, France travail (ex-Pôle Emploi), retraite, mutuelle…).
- Un accès illimité et personnalisé au logiciel de paie, mises à jour comprises.
La sous-traitance de la paie peut être complété par l’administration du personnel, la gestion des notes de frais et d’autres missions selon vos besoins.
Quand externaliser vos fiches de paie ?
L’externalisation du bulletin de salaire peut être envisagée à différents stades de développement d’une entreprise, en fonction de ses besoins, de sa taille et de ses capacités internes.
L’externalisation de la paie des TPE
A partir de 10-20 salariés, une entreprise entame généralement une phase de croissance et de structuration. C’est souvent à ce stade qu’elle décide de recruter un expert-comptable ou un assistant de direction à qui peut être confiée la production de la paie des employés. Cependant, cette tâche peut s’avérer complexe en raison des réglementations et conventions collectives en constante évolution. L’externalisation peut offrir une solution pour se concentrer sur son cœur de métier tout en s’assurant que les salaires sont traités correctement et en conformité avec la législation.
Pour les PME en croissance
Lorsqu’une entreprise compte plus de 50 salariés, la complexité de la gestion des bulletins de paie augmente. En effet, c’est à partir de ce seuil que les entreprises doivent respecter une majeure partie des obligations en termes de dialogue social, de partage des profits ou encore de comptabilité. Une PME peut donc avoir besoin d’une expertise plus pointue et de systèmes de paie plus sophistiqués pour effectuer le suivi et l’application des divers aspects liés aux rémunérations et aux déclarations sociales. L’externalisation de la fiche de paie peut aider à gérer cette complexité tout en optimisant les coûts.
Pour les grands groupes et leurs filiales
Pour les grandes entreprises, l’externalisation des fiches de paie peut servir un objectif de gain de temps, d’efficacité opérationnelle et de réduction des coûts. Mais pas seulement ! Il peut y avoir aussi la nécessité du suivi de la législation internationale si elles opèrent dans plusieurs pays. À ce niveau, déléguer la paie permet non seulement de s’assurer de la conformité réglementaire à grande échelle, mais aussi d’accéder à des technologies de pointe et à des données analytiques pour une meilleure gestion des ressources humaines.
Pourquoi faire de l’externalisation des fiches de paie ?
Vous vous demandez si les intérêts de l’externalisation de la paie pourraient aider votre entreprise ? La gestion de la paie est souvent perçue comme une tâche fastidieuse, longue et complexe. Cela demande des compétences et des ressources variées, allant du droit du travail à la fiscalité, en passant par les aspects sociaux et administratifs. Face à la complexité et au temps consacré aux obligations de paie et fiscales, l’externalisation de la paie présente des avantages et des inconvénients. Voici 6 de ses atouts.
Gain de temps
On l’a vu plus haut, la gestion des fiches de paie est une tâche chronophage. La confier à un gestionnaire de paie extérieur permet à un dirigeant d’entreprise de se recentrer sur son cœur de métier. Ce temps gagné peut être réinvesti dans des activités à valeur ajoutée pour l’entreprise. C’est aussi valable pour un responsable RH, qui aura plus de temps pour travailler sur d’autres missions, telles que le recrutement, la formation, la gestion des carrières, le bien-être des employés et l’élaboration de stratégies RH innovantes.
Moins d’erreurs
Les erreurs sur les bulletins de salaire constituent l’un des enjeux les plus délicats dans la gestion de la paie. Elles peuvent avoir des conséquences désastreuses et nuire à la réputation de l’entreprise. C’est là qu’interviennent les prestataires spécialisés dans la gestion de la paie, qui disposent d’une expertise avancée en la matière et réalisent une veille permanente des dernières nouveautés législatives et conventionnelles. Finies les erreurs de saisie qui coûtent un bras à l’entreprise ! Les outils utilisés par ces professionnels assurent des calculs précis des salaires, des éléments variables, des cotisations sociales et des impôts. Les risques de non-conformité sont vraiment minimisés, ainsi que les contentieux potentiels avec les employés ou les autorités fiscales.
Réduction des coûts
Dans de nombreux cas, les entreprises externalisent la paie parce qu’elles estiment que cela est plus rentable que la réalisation des fiches de paie en interne. Recruter un·e responsable RH maîtrisant la paie peut s’avérer être un parcours du combattant. En effet, 83 % des PME et entreprises de taille intermédiaire ont des difficultés à recruter des talents. Pour 72 % d’entre elles, c’est même un frein à leur croissance, selon le baromètre Bpifrance. L’externalisation de la fiche de paie peut donc s’avérer plus simple et économique que sa gestion en interne, surtout pour les PME et les ETI.
Sécurité renforcée
Le processus de paie est complexe et potentiellement risqué. Même avec des partenaires de confiance, il existe un risque d’usurpation d’identité, de détournement de fonds ou de falsification des dossiers de l’entreprise à des fins personnelles. L’externalisation de la paie vers un prestataire stable et expérimenté est un vrai « coffre-fort » pour vos données de paie confidentielles. En plus des sauvegardes régulières, un fournisseur de paie en ligne de qualité investit dans des systèmes de pointe pour stocker et protéger les données d’administration du personnel.
Conformité RGPD
La gestion de la paie en entreprise implique le traitement d’une grande quantité de données personnelles, soumises à la réglementation RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données). Les gestionnaires de paie externes sont équipés pour assurer la conformité avec ces réglementations. Ils garantissent la sécurité et la confidentialité des données, protégeant ainsi les entreprises contre les risques de sanctions liées à la violation des données personnelles.
Services de paie assurés par un expert
Une société d’externalisation des fiches de paie emploie des professionnels qui connaissent parfaitement le traitement de la paie. Ces personnes se spécialisent dans les complexités des bulletins de salaire et des impôts. Ils ont été formés pour cela et réalisent une veille permanente sur ces thématiques pour fournir le meilleur service possible à leur client avec une garantie zéro erreur.
Vous hésitez entre une externalisation partielle ou complète ? Profitez d’un rdv conseil gratuit avec notre experte en gestion de paie.
Combien coûte l’externalisation des fiches de paie avec un cabinet ?
Et maintenant, passons au coût. Lorsque vous choisissez une solution d’externalisation de des fiches de paie, le tarif dépend de plusieurs paramètres.
Les frais de mise en œuvre
Ces derniers comprennent l’audit de paie préalable, l’ouverture et la configuration du logiciel de paie, ainsi que le paramétrage de chaque dossier salarié. À cela peuvent s’ajouter des options comme la formation en visio ou en présentiel, la création d’un tableau de bord personnalisé… Chez TPLPaye, les frais de mise en œuvre commencent à 450 € HT pour une externalisation partielle ou complète.
Le tarif de l’externalisation d’une fiche de paie
Le prix est généralement facturé au bulletin de salaire et varie selon la taille de l’entreprise et le nombre de bulletins à traiter. En moyenne, pour une entreprise de 20 à 50 salariés, comptez 25 € par fiche de paie. Des prestations supplémentaires peuvent être facturées comme la gestion des congés et les embauches par exemple. Chez TPLPaye, le prix d’un bulletin de paie externalisé débute à seulement 3 € HT par mois et par bulletin pour une paie externalisée partiellement, dès 350 salariés.
Ce coût fixe récurrent comprend l’accès au logiciel de paie et l’assistance client en cas de besoin. Chez TPLPaye, on retrouve aussi la mise à disposition d’une hotline pour toutes les questions juridiques ou liées à la paye.
Retrouvez plus de détails sur le tarif de l’externalisation de la paie dans cet article dédié.
Pourquoi externaliser vos bulletins de salaire au prestataire paie TPLP ?
Vous recherchez une solution clé en main pour piloter votre paie en toute indépendance ? Ou vous souhaitez externaliser totalement la gestion de votre paie pour bénéficier d’un suivi complet et personnalisé avec nos experts ?
Le choix d’un prestataire extérieur est étroitement lié à l’organisation interne de votre entreprise et à vos engagements stratégiques. Filiale d’un cabinet comptable, TPLPaye vous apporte la sérénité, la réactivité et la fiabilité dont votre entreprise a besoin grâce à la qualité de sa solution paie et l’expertise en droit du travail de ses équipes.
Pour l’externalisation de la paie, nous avons fait le choix d’une solution éprouvée et solide pour nos clients : Silae. Nous la déployons selon une méthodologie pragmatique, avec une échéance claire et connue d’avance. Elle vous dispense de veille réglementaire puisque toutes les mises à jour sont automatisées.
En prime, TPLPaye vous propose :
- Une prise en charge structurée.
- Un programme de formation pour utiliser l’outil comme un pro.
- Un engagement sur un tarif fixe, en adéquation avec les besoins et le périmètre défini.
- Une assistance réactive.
- Une démarche sur mesure et personnalisée pour répondre aux spécificités de votre entreprise.
