Les entreprises sont souvent confrontées à la gestion de documents sensibles et confidentiels tels que les fiches de paie, les contrats de travail ou encore les données personnelles des employés. Depuis la loi Travail de 2016 et le RGPD, de plus en plus d’entreprises se tournent vers le coffre-fort numérique.
Cet élément permet non seulement de stocker et sécuriser ces données, mais également de les partager de manière sécurisée avec les collaborateurs. Pour les entreprises, cela représente un gain de temps et de productivité, car les documents sont facilement accessibles et partageables.
En somme, l’intégration d’un coffre-fort numérique à une solution SIRH ou à un logiciel de paie est une solution efficace pour sécuriser et gérer les données sensibles des entreprises. En choisissant un prestataire spécialisé et en mettant en place des procédures de sécurité rigoureuses, les entreprises peuvent garantir la confidentialité et l’intégrité de leurs données tout en améliorant leur productivité et leur efficacité.
Sommaire :
- Quel coffre-fort numérique choisir ?
- Paramétrage de la solution
- Formation des utilisateurs à l’utilisation du coffre-fort numérique
- Mise en place de procédures de sécurité rigoureuses
Quel coffre-fort numérique choisir ?
Quels sont les objectifs du coffre-fort numérique ?
En alliant un coffre-fort numérique à votre gestion de paie et RH, vous allez objectivement :
- Gagnez du temps : vos fiches de paies sont hébergées rapidement dans un espace dédié, fiabilité et sécurité des données garanties.
- Soigner votre image employeur : la digitalisation des informations facilite leur consultation à n’importe quel moment du jour ou de la nuit, et ce 7/7 sur mobile et ordinateur. Les sollicitations des collaborateurs aux équipes RH se voient réduites.
- Faire un geste pour préserver les ressources : avec la dématérialisation, vous économisez l’impression et l’utilisation de ressource papier, ainsi que le prix des timbres et la mise sous pli.
Un outil sécurisé et des accès définis pour tous
Pour intégrer un coffre-fort numérique à sa solution SIRH ou à sa paie, il convient tout d’abord de choisir un prestataire spécialisé dans la sécurité des données. Le prestataire doit être en mesure de garantir la confidentialité et l’intégrité des données stockées et partagées, notamment via des certifications et des labélisations.
- Pour rappel, le délai de conservation des bulletins de salaire par l’employeur est de 5 ans minimum.
- Pour les bulletins dématérialisés, l’employeur doit les rendre disponibles pour ses salariés : – soit pendant 50 années – soit jusqu’ aux 76 ans du collaborateur
- Respect du RGPD : l’envoi de bulletins de paie par mail n’est pas sécurisé et implique un risque financier important : amende de la CNIL = 4% du CA ! Lien : https://www.cnil.fr/fr/definition/sanction
Consultez notre article sur le cadre réglementaire de la dématérialisation des bulletins de paie.
Nous vous proposons le tableau ci-dessous pour comparer les différentes possibilités les plus connues du marché du coffre-fort numérique :
| Capacité de stockage | Disponibilité | Certifications | Avis | |
| eDocPerso (peut être vendu solo) | 10 Go par utilisateur | Android, Iphone, web | Physiquement, les données sont hébergées au sein de datacenters sécurisés et répliqués sur plusieurs sites. Les datacenters utilisés par eDocConnect sont en France. Le coffre-fort est certifié AFNOR NF203CCFN intégrant la conformité à la norme NFZ42-020 et gérant la copie de sécurité au sens de la norme NFZ42-013 |
Certification intense, facilité d’utilisation. Interfacé et intégré à l’univers Silae, |
| Digiposte | Offre public : 5 Go par utilisateur Offre pro : 1 To assistance incluse et aide aux démarches entreprise |
Android, Iphone, web | Digiposte recourt aux services de Docaposte certifié AFNOR NF Z 42-013, ISO 27 001, FNTC, SIAF + AFNOR NF Z 42-020, label Coffre-fort électronique de la Fédération des Tiers de Confiance du numérique (FNTC) | Possibilité de connecter tous vos appareils, ordinateur, mobile et tablette. Pas de fonction de réversibilité du coffre-fort salarié. A moins de collecteurs sur le coffre salarié. Pas de support dédié à la dématérialisation. |
| Pagga Bulletin de Paie (par Lucca) | Sécurisée sur le cloud mais ce n’est pas un coffre-fort à proprement parlé. | Android, Iphone, web | Cloud > Serveurs dédiés chez OVH – certifié ISO27001 + Une sauvegarde est également assurée par Microsoft Azure | S’adresse tout particulièrement aux petites et moyennes entreprises, qui n’ont pas mis en place de SIRH. Pas d’archivage à valeur probatoire. Espace de stockage temporaire sur Lucca. Facturation complexe. |
| PeopleDoc | La taille d’un document est limitée à 250 Mo et l’ensemble des dossiers ne doit pas dépasser les 10 Go | Navigateur web | Clusters de bases de données reposant sur des systèmes de fichiers chiffrés + Caisse des Dépôt et Consignations | FAQ importante, mais uniquement site reponsive, pas d’application mobile. |
| CecurCrypt | En fonction du prix | Navigateur web | labélisé par la CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés), et référencé par France Cybersécurité. Coffre-fort hébergé sur un cloud français privé | Français et hébergement français également. |
Toutes ces solutions permettront la sécurisation de différents documents, certains vous permettront d’avoir des connecteurs plus grands pour faciliter la centralisations des pièces liées à la facturation (tels que Orange, Apple, Uber, Deezer…)
Paramétrage de la solution
Une fois le prestataire sélectionné, il est nécessaire de paramétrer la solution pour qu’elle soit compatible avec les autres outils utilisés par votre entreprise, tels que le SIRH ou le logiciel de paie.
Les grandes étapes du paramétrage sont simples :
- L’administrateur importe les bulletins de salaire des collaborateurs de son logiciel de paie vers le coffre-fort. Par exemple, cela se fait en 1 clic avec la solution Silae vers Edoc, ce qui n’est pas le cas de toutes les solutions du marché.
- Les bulletins de salaire sont, dans le même temps, automatiquement déposés dans les coffres-forts numériques du salarié et de la société.
- Le collaborateur est ensuite informé de la mise à jour de son coffre-fort numérique et donc de la disponibilité de son bulletin de paie (par exemple si le collaborateur dispose de Lucca ou Silae, ces services sont connectés aux solutions SIRH et Paie).
Le gestionnaire de paie pourra déposer toutes les fiches de paie dans le coffre-fort.
Les salariés auront ainsi tous leurs bulletins, dans le respect de la confidentialité et de la protection de leurs données.
Le coffre-fort vous permet d’être en conformité RGPD, mais c’est aussi un gain de temps, une solution accessible depuis ordinateur et mobile.
Formation des utilisateurs à l’utilisation du coffre-fort numérique
Pourquoi pas émettre ensuite une invitation de présentation de cette solution sécurisée avec un tutoriel d’utilisation puis vous rendre disponible par messagerie instantanée pour effectuer le “SAV”.
La maturité sur le sujet peut être différente, notamment le fait de dématérialiser la fiche de paie. Veiller à écouter les interrogations liées à ce sujet, ce n’est pas forcément une évidence pour tous les publics.
Il est donc important pour l’entreprise que le service RH accompagne tous ses collaborateurs vers cette évolution et ce changement d’usage.
Votre salarié est tout à fait en droit de refuser ce passage à la dématérialisation.
Si c’est le cas, vous pouvez souscrire à un service d’éditique soit vous conserver la manipulation en interne.
Cela supposera pour vous de maintenir un process d’envoi papier pour ces quelques cas (souvent isolés) et de le mentionner dans le réglementaire de paie afin d’éviter tout oubli en cas d’absence du responsable paie.
Mise en place de procédures de sécurité rigoureuses
Pour conclure
L’intégration d’un coffre-fort numérique à sa solution SIRH ou à son logiciel de paie est une étape importante pour les entreprises souhaitant gagner du temps, sécuriser et fiabiliser efficacement les données sensibles de leurs employés. En suivant les étapes ci-dessus, les entreprises s’assurent de la bonne mise en place du coffre-fort numérique. Pour terminé, avec la mise en place des différentes procédures de sécurité, les entreprises peuvent garantir la confidentialité et l’intégrité de leurs données tout en améliorant leur productivité et leur efficacité.
Vous souhaitez franchir le cap, parlez en avec votre gestionnaire de paie, cette évolution est essentielle et mérite un accompagnement d’expert !
