Renouvellement de la période d’essai, les erreurs qui coûtent cher

La marge de manœuvre laissée à l’employeur pour le renouvellement de la période d’essai est assez mince. En fait, les choses sont très précisément cadrées par le droit du travail et les accords collectifs. Et lorsque ceux-ci sont bien suivis, il n’y a guère d’autre erreur que celle de casting qui puisse véritablement coûter à l’entreprise. A condition toutefois d’être au clair sur le bon formalisme. Récapitulatif et conseils d’experts.

La période d’essai, un test grandeur nature à bien évaluer

Point de vue RH, ce n’est pas parce que le recrutement est terminé que le recrutement est réussi. En fait pour ainsi dire, tout commence… Il va falloir vérifier la pertinence du choix opéré lors des entretiens en s’assurant que le nouveau collaborateur est bien en capacité d’atteindre les objectifs associés à son poste ou ses missions.

« La question n’est pas toujours si simple à trancher, notamment sur des postes sujets à évolution, avec des dimensions de management ou de gestion de projets importantes précise Nadia El Feddouli, chargée de recrutement et de formation pour le Groupe Amarris. Il faut pouvoir tester la personne, sans pour autant la mettre en difficulté, ce qui pourrait être source de démotivation. »

L’art difficile de l’accompagnement à la prise de poste prend là tout son sens et c’est à vous responsables RH et managers qu’incombe cette tâche.

Comment accompagner le management pour le bon déroulement de la période d’essai ?

Un défaut d’observation et/ou de contrôle au cours de la période d’essai est peut-être finalement l’erreur la plus fréquemment commise en matière de renouvellement de la période d’essai. A-t-on la distance et le recul suffisant à l’issue de la période d’essai pour juger de la bonne adéquation du recrutement avec les prérogatives du poste ?

« La capacité à manager commence peut-être là, savoir évaluer qui, à l’issue de la période d’essai, sera vraiment en capacité  d’accomplir ses missions, mais surtout d’évoluer et de progresser dans son poste… L’expérience est souvent la meilleure conseillère c’est sûr, mais il peut être utile en tant que responsable RH de proposer aux managers des formations qui offrent une méthode d’analyse et ce, dès les premiers pas d’un collaborateur dans l’entreprise. Au sein d’ECL Direct (Groupe Amarris), l’ensemble des managers suivent un cursus d’accompagnement pour les aider à prendre de la distance sur leur pratique. C’est un choix fort de la direction et du service RH qui a conduit à proposer ainsi un cycle de formation à différent niveau du management. »

Autre point déterminant, a-t-on bien prévu dans le contrat signé avec le candidat que la période d’essai serait renouvelable ? C’est un détail tout simple, mais sans précision express dans le contrat, impossible de la prolonger…

Renouvellement de la période d’essai, quelles sont les règles en vigueur ?

On l’a vu, le formalisme est important. Un simple oubli dans le contrat et la celle-ci n’est pas renouvelable, ou pire… Il n’y a pas de période d’essai du tout. En effet, celle-ci n’a rien d’obligatoire. Pour éviter de telles erreurs fâcheuses, récapitulatif du cadre à suivre.

Mentions à faire figurer dans le contrat pour le renouvellement :

1. la durée prévue pour la période d’essai,
2. son possible renouvellement (une fois et pour une période identique à la 1^re période d’essai).

A noter, un renouvellement de période d’essai doit être effectué avec l’accord du salarié. Un courrier dédié comprenant la mention express « lu et approuvé » par le salarié devra donc lui être communiqué. Celui-ci doit être édité en 2 exemplaires dont 1 à remettre au salarié. Idem en cas de non-renouvellement.

Durée légale de la période d’essai :

La durée légale de la période d’essai correspond à une durée maximale à ne pas dépasser. Il est toutefois tout à fait possible de fixer une durée de test plus courte.

A vérifier, votre convention collective peut prévoir des durées plus longues ou plus courtes :

• Plus longues si elles résultent d’accords de branche conclus avant le 26 juin 2008,
• Plus courtes en cas d’accord collectifs conclu après le 26 juin 2008.

Les délais de prévenance en cas de ruptures anticipée :

Les durées ne seront pas équivalentes côté employé et employeur.

Le conseil RH pour éviter toute difficulté associée à un renouvellement ou une rupture de période d’essai

Le renouvellement de la période d’essai est parfois incontournable. Il permet de se donner l’opportunité de tester au mieux le nouveau collaborateur. « Dans bien des cas complète Nadia El Feddouli, le renouvellement résulte d’une demande du salarié lui-même qui souhaite profiter d’un laps de temps supplémentaire pour conforter son choix. »

Avec ou sans renouvellement, un suivi du nouveau collaborateur doit être instauré par le service RH ou, à défaut, l’employeur. Entre autres, un point intermédiaire s’impose dans les semaines qui suivent l’arrivée « simplement pour évaluer où se situe le collaborateur dans son intégration et sa prise de poste. » La décision de renouveler ou non la période d’essai sera abordée lors du bilan de période d’essai, quelques jours avant la date de fin, idéalement en binôme avec le manager et le service RH.

Et lorsque il faut interrompre la période d’essai avant son échéance ?

« Il est parfois plus difficile de maintenir un salarié sortant dans une équipe, conclut Nadia El Feddouli, sachez qu’il est tout à fait possible de le dispenser de préavis. Il est rémunéré tout en restant chez lui. C’est souvent la meilleure solution pour maintenir une ambiance de travail optimale et éviter d’éventuelles complications. »

Dans tous les cas, toute décision devra être justifiée auprès du collaborateur sur le départ afin de l’accompagner jusqu’au bout en l’aidant à comprendre ses difficultés et lui permettre de rebondir.