Externalisation paie, 3 erreurs critiques au moment de confier ses paies à un prestataire

Une bonne paie et c’est la paix sociale assurée ! Vous le savez bien, les erreurs et retards en paie sont le ferment d’un climat délétère au sein de vos équipes. Bulletins de paie mal actualisés, décompte erroné des congés payés ou des absences en passant par les spécificités conventionnelles en matière de charges sociales… la remontée des données liées aux fiche de paies est cruciale. Or, la complexité de la mission rend tout changement particulièrement sensible car l’erreur est souvent le fait de mauvaises transmissions d’information. Si nous n’avons pas les moyens de vous aider à agir sur le montant des paies (on aimerait bien mais…), nous sommes en 1re ligne pour anticiper les difficultés liées à l’externalisation paie.

Responsable du développement commercial de TPLPaye, Karine Rousseau évoque avec nous les 3 erreurs les plus fréquentes.

Erreur 1 : ne pas se laisser assez de temps pour l’externalisation de la paie

Karine, combien de temps faut-il pour bien gérer un changement de prestataire en paie ?

Souvent lorsque l’on pense à la mise en place d’une gestion paie, on se focalise sur l’édition des bulletins. Mais on oublie que la paie est à la croisée d’un ensemble de paramètres très divers, à la fois légaux et conventionnels, d’usages d’entreprise (accords, primes, etc.) et de contraintes techniques liées à l’environnement informatique ou comptable (entreprise multi-sites, existence ou non d’une badgeuse, d’un outil de suivi de des temps) mais aussi des besoins du management en matière de données analytiques (tableau de bord RH par exemple). Lorsque l’on intervient pour mettre en place la paie, il faut s’adapter à l’existant et donc le questionner afin de s’assurer de la conformité des usages et des pratiques. Cela prend évidemment du temps et cela suppose la mise en place d’outils et de méthodes qui vont aider le client dans la communication de ses données.

Évidemment, rien n’empêche d’intervenir en urgence, notamment en cas d’un arrêt maladie du collaborateur paie interne. Dans ce cas, nous adaptons nos process. Mais en temps normal, selon la taille de l’entreprise, le travail de préparation de la migration paie peut aller jusqu’à 3 mois d’audit et de tests.

Cela peut sembler long, mais l’expérience démontre qu’au sein de structures conséquentes, c’est le timing indispensable pour une bonne sécurisation du process paie. Un prestataire paie qui vous dit « Mais oui, en un mois, tout est possible… », méfiez-vous !

Peux-tu nous préciser le « timing idéal » pour bien anticiper l’externalisation de la paie ?

Oui, mais il faut rappeler qu’en paie, le changement doit tenir compte des obligations légales. Le compte des cotisations sociales est remis à zéro par l’administration fiscale au 1er janvier de chaque année. Cela signifie que si vous changez de prestataire paie en milieu d’année, il va falloir revenir sur l’ensemble des bulletins produits depuis le 1er janvier.

Logiquement, il vaut donc mieux changer en janvier. Et compte tenu du process de migration, mai est le mois idéal pour s’en préoccuper (malgré les ponts !).

Sans compter qu’en interne, le changement doit être appréhendé plus largement en matière de gestion des ressources humaines : est-ce que le prestataire interviendra en matière de gestion du personnel : édition des contrats de travail par exemple, aide à la dématérialisation ou à la mise en place d’un contrat de prévoyance, envoie-t-il les DSN et gère l’ensemble des déclarations sociales ou bien cela reste-t-il l’apanage du collaborateur paie en interne si l’entreprise a déjà recruté une personne en charge de ces questions ?  Ce sont autant de critères à examiner précisément pour concevoir une mission « sur mesure ». Mais bien sûr, au moment de préparer la migration, ce sont autant de réglages qui peuvent prendre un peu de temps !

Calendrier d’une bonne externalisation paie

En clair, changer de prestataire paie en cours d’année c’est possible, mais ça coûte cher ?

C’est tout à fait ça. Pour une entreprise de 10 salariés qui change courant juin, il faut facturer les 50 bulletins supplémentaires, mais si vous avez 100 salariés, c’est 500 de plus… évidemment nous ne facturons pas ce type de bulletins rétroactifs au coût du bulletin habituel, mais malgré tout, c’est un coût supplémentaire pour budgéter le changement de prestataire paie.

Erreur 2 : chercher à tout prix, le tarif le plus bas par fiche de paie

Tu abordes la notion de prix, justement en paie, on constate des grandes disparités des prix par fiche de paye. Un commentaire ?

Sur un marché concurrentiel, évidemment, on trouve toujours « de tout ». Là où il faut être vigilant c’est sur ce que vous payez véritablement. Quelle est la part de conseil, d’analyse de vos besoins et de vos spécificités ? La paie, encore une fois, ce n’est pas que des bulletins mais aussi des embauches, des déclarations sociales… bref, un champ infini de détails techniques qui contribuent à un climat social porteur. La plupart de nos clients ont des attentes fortes en matière d’analytique, ils ont besoin de pouvoir sortir rapidement un coût salarial, par poste, par services, etc.

Le management a des attentes spécifiques et les salariés également (espace personnel pour la gestion des congés, supervision par équipe par exemple), qu’il faut pouvoir satisfaire avec des outils à la mesure de l’entreprise. Certains s’interrogent sur la nécessité d’une mise en place d’un SIRH quand un simple paramétrage du logiciel paie avec mise en place d’un partage des données suffit.

D’autres ont vraiment besoin de ce type d’outil, et là nous se sommes plus dans une facturation au bulletin évidemment. Encore une fois, ce sont des sujets qui s’anticipent et que je vous invite à aborder clairement lors d’un 1er RDV. Faites un état des lieux de vos besoins pour profiter d’un accompagnement vraiment personnalisé qui tient compte de vos spécificités. C’est pour moi le plus sûr moyen d’éviter les erreurs et dysfonctionnements en paie.

Pour le cadrage de la mission paie, quels sont les outils qui peuvent aider les entreprises à bien vivre la migration ?

Il y a en a plusieurs. De notre côté, nous misons sur la simplicité. Nous avons mis en place un outil et un seul qui sert de fil rouge sur toute la durée de l’audit paie RH. Il est calibré en fonction de la taille de l’entreprise cliente et balaye toutes les dimensions légales, conventionnelles, techniques et spécifiques à l’entreprise.

L’outil est simple et facilite vraiment la tâche du client dans sa remontée de données. On gagne en réactivité aussi, c’est précieux et cela touche à une 3e dimension clé dans la migration paie : la réussite de l’externalisation paie repose en grande partie sur la bonne communication des données paie et là encore le prestataire a un rôle à jouer pour guider son client et s’assure de la bonne gestion du temps de la mission.

Tu penses à une méthode en particulier ?

Chez nous nous l’appelons « le calendrier de paie ». Pendant le cadrage de la mission, nous paramétrons les dates de versement de manière rétroactive en concertation avec le client qui peut choisir, mois par mois les dates auxquelles ses salariés seront payés. Et nous pouvons nous engager sur ce rendu car ces dates seront systématiquement respectées.

Erreur 3 : espérer qu’externaliser la paye, c’est ne plus s’en préoccuper…

 …C’est un peu contradictoire non ?

Un contrat de prestation en paie est un peu plus complexe qu’un contrat de maintenance informatique (encore que, ça dépend des secteurs !). Donc oui : il faut que l’on puisse collaborer efficacement pour la transmission des variables de paie, la bonne administration du personnel, la prise en charge des conventions collectives, le déclenchement des virements, la gestion des départs et entrées, etc.

Nous avons clairement pris l’option du collaboratif.

C’est comme ça que nous souhaitons travailler et nous proposons à nos clients de multiples manières d’y parvenir :

• soit en complément de leur service paie s’ils ont un collaborateur en interne (hotline expertise par exemple),
• jusqu’à la délégation complète de la paie mais toujours avec une mise à disposition des données.

A titre d’exemple, nos prospects sont toujours ravis d’apprendre que nous pouvons leur mettre en place un « fichier » virements qu’ils ont juste à déposer en banque une fois par mois. C’est tout de même plus efficace que de faire les virements un à un…

D’autres exemples ?

Plein ! Mais tout dépend des besoins. Contactez-moi pour en discuter !