La gestion de la paie est une tâche cruciale pour toute entreprise. En effet, les salaires des employés ainsi que les déclarations sociales associées doivent être correctement calculés, et versés en temps voulu. Ainsi, faire le choix d’externaliser votre gestion de paie permet de sécuriser et fiabiliser votre processus. Afin d’en tirer un maximum de bénéfices, il convient de choisir l’offre qui correspond le mieux à vos besoins et à votre budget. En la matière, à quoi s’attendre ? Combien coûte une gestion déléguée de la paie ? Voici un éclairage sur les tarifs de l’externalisation de la paie communément pratiqués et les propositions de TPLPaye.
Prix de l’externalisation de la paie via un logiciel
Coût de l’abonnement en direct à un logiciel SaaS
Les tarifs de l’abonnement à un logiciel de paie en ligne varient généralement en fonction de plusieurs paramètres. Ainsi, le coût peut dépendre de la taille de votre entreprise, du nombre de salariés ou encore des fonctionnalités offertes par le logiciel. Généralement, le tarif de l’externalisation de la paie via une plateforme est composée de deux parties chiffrées ainsi :
- La mise à disposition mensuelle du logiciel de paie en ligne, à environ 45 € par mois.
- Un supplément d’au moins 5 € par salarié par mois pour la production de chaque bulletin de salaire externalisé.
Ces éditeurs de logiciels proposent des offres automatisées avec une interface axée sur l’ergonomie. Elles s’adressent aux entreprises dépourvues de compétences internes en paie, où cette dernière est gérée par le dirigeant. Le risque d’erreur n’est donc pas nul et il est bon de savoir que le service support n’est pas dédié à l’entreprise cliente.
Prix de l’achat d’un logiciel paie
Solution plus historique et traditionnelle : l’achat d’un logiciel de paie installé localement sur chaque poste de travail concerné ou sur le système d’information de l’entreprise. Ces solutions de production des paies disponibles au téléchargement proviennent plutôt d’éditeurs historiques comme Sage et s’adressent à des grands comptes.
Elles sont facturées en plusieurs lignes :
- Le droit d’entrée logiciel (DEL), entre 250 et 5 000 €.
- Le droit d’utilisation annuel (DUA), entre 300 € et 1 500 €.
- Des frais pour chaque licence supplémentaires, à environ 250 €.
- D’autres coûts peuvent s’ajouter pour les mises à jour et les nouvelles fonctionnalités.
Pour cette option, il est indispensable de disposer d’un gestionnaire paie en interne pour réaliser le traitement des salaires. La rémunération de ce collaborateur est donc à considérer en sus, avec la formation au logiciel de paie.
Tarif de l’externalisation partielle de la paie : logiciel avec assistance dédiée d’un prestataire
La paie externalisée partiellement est une solution qui permet aux entreprises de gérer elles-mêmes leur paie via un logiciel installé et configuré par une société spécialisée, tout en bénéficiant du soutien d’un service d’assistance. Cette solution est idéale pour les entreprises qui souhaitent garder un contrôle sur leur gestion de paie tout en bénéficiant d’un soutien technique et réglementaire.
Le tarif de cette prestation varie en fonction de l’effectif de l’entreprise. Par exemple, chez TPLPaye, le coût est de 8 € par bulletin pour une entreprise comptant entre 10 et 50 salariés, tandis qu’il descend à 3 € par bulletin pour une entreprise de 500 à 1000 salariés. Il faut ajouter à cela 90 € / an de frais de télédéclarations sociales.
Vous gérez en interne votre paie mais vous avez besoin d’assistance ?
Les tarifs de l’externalisation de la paie en sous-traitance complète
Si vous n’avez pas les ressources humaines et temporelles internes pour gérer votre paie en toute conformité et respect des délais, l’idéal est de déléguer cette tâche via l’externalisation de la paie à un prestataire dont c’est l’expertise. Cela vous offre la possibilité de façonner l’offre par rapport aux besoins spécifiques de votre entreprise.
Les frais initiaux de mise en place
Lorsque vous commencez à externaliser la gestion de votre paie, il peut y avoir des frais initiaux associés à la migration de votre système actuel vers celui de votre prestataire. Cela peut inclure :
- un audit de conformité de votre paie ;
- l’installation et la configuration du logiciel de paie ;
- ainsi que les paramétrages spécifiques à vos salariés.
Ces frais de mise en place dépendent de votre effectif. Ils débutent généralement à 450 € jusqu’à plusieurs milliers d’euros pour les entreprises fortement dimensionnées.
Le tarif mensuel de l’externalisation par fiche de paie
Sur le marché des prestataires paie, selon les options souscrites et l’effectif de votre entreprise, le coût de l’externalisation de la paie varie entre 15 et 35 € par fiche de paie.
Pour avantager ses clients, TPLPaye adapte la facturation de sa prestation paie au dimensionnement de l’entreprise :
- Les TPE de moins de 19 salariés profitent d’une facturation sur-mesure à l’acte.
- Pour plus de simplicité et de lisibilité vis-à-vis de leurs effectifs importants, les PME bénéficient de pack tout inclus : établissement des bulletins de paie et DSN, formalités liées aux salariés, assurance contrôle Urssaf, divers droits d’accès Silae et assistance téléphonique.
Comparatif des tarifs de la paie externalisée
| Abonnement à un logiciel SaaS | Achat d’un logiciel | Externalisation partielle | Externalisation totale | |
| Investissement initial / frais de mise en place | Aucun | 250 – 5 000 € par an | à partir de 450 € | à partir de 450 € |
| Abonnement / mise à jour | 45 € / mois | 300 – 1 500 € / an | Aucun | Aucun |
| Coût au bulletin de paie | 5 € / mois | Aucun | entre 3 et 8 € / mois | entre 15 et 35 € par mois |
| Frais internes | Rémunération d’un salarié affecté à la paie | Rémunération d’un gestionnaire de paie | Rémunération d’un gestionnaire de paie | Aucun |
| Assistance technique, juridique et sociale | Aucune | Aucune | Incluse | Incluse |
Les coûts annexes de l’externalisation de la paie auprès d’un cabinet
Lorsque vous envisagez de sous-traiter votre gestion de paie, il est important de prendre en compte les frais de base associés à la production des bulletins de paie, mais également les coûts annexes, qui peuvent survenir tout au long du processus et en fonction de vos événements RH.
Les frais de migration de la paie en cours d’année
Dans le cas où vous décideriez de migrer votre outil de paie en cours d’année, des frais de reprise peuvent s’ajouter. Ces derniers permettent d’assurer une reprise à l’identique de votre ancien outil, ainsi que la gestion des déclarations sociales nominatives.
Il faut compter en moyenne 6 € par bulletin de paie et un forfait compris entre 250 et 1 000 € pour les déclarations sociales.
Les frais de formation
Changer d’outil de paie nécessite un temps de formation, afin que vos collaborateurs puissent faire un usage optimal du nouveau logiciel. Celui-ci, telle une prestation, engendre un coût supplémentaire, souvent fonction des participants et de l’ampleur de votre système de paie, situé entre 300 et 2 000 €.
Chez TPLPaye, nous proposons une formule à partir de 290 € comprenant :
- La formation au logiciel de paie Silae, très pratico-pratique, en visio ou en présentiel pour les entreprises à proximité de nos locaux. Illimitée en nombre de participants, elle concerne tous vos services amenés à utiliser l’outil : paie, comptabilité, ressources humaines.
- Un accompagnement illimité durant les 3 premiers mois de démarrage, avec assistance téléphonique et paramétrages correctifs.
Le tarif de la gestion électronique des documents
Lorsque vous optez pour une gestion dématérialisée des documents, tels que les bulletins de paie en ligne ou les contrats de travail numérisés, leur stockage dans un coffre-fort électronique engendre un léger coût à prendre en compte dans votre budgétisation. Il est de l’ordre de 0,5 à 1 € par bulletin de salaire ou document RH (contrat de travail, charte,…) déposé.
Le tarif de l’externalisation de la paie vs celui de l’internalisation
Lorsque vous étudiez les coûts associés à la gestion de la paie, il est essentiel de comparer les options d’externalisation avec celle de l’internalisation. Cela implique d’étudier attentivement les frais liés à l’embauche d’un salarié gestionnaire de paie, ainsi que les coûts indirects associés.
En effet, pour internaliser votre gestion de paie, il est nécessaire d’embaucher un gestionnaire, dont le salaire annuel brut moyen est 35 300 € (étude PayJob 2022). Cependant, selon le niveau de formation, l’expérience et la localisation géographique (Île-de-France ou province), ce montant peut varier de 23 000 € pour un salarié débutant en province, à 45 000 € pour un profil expérimenté en Île-de-France.
Par ailleurs, à ce coût salarial, il convient de prévoir les frais liés à ce poste :
- formation initiale à l’outil, puis pour d’éventuelles mises à jour ;
- temps de veille juridique important, du fait des changements réguliers au niveau du droit du travail (vous êtes passible d’une amende en cas d’erreur).
- mise à disposition de matériel informatique compatible avec la gestion de la paie.
Ainsi, dans la plupart des cas, passer par un cabinet comptable ou une société spécialisée pour l’externalisation de votre paie s’avère être une formule moins coûteuse. De plus, cela vous assure une gestion fiable et sereine de vos salaires, grâce à l’expertise pluridisciplinaire d’un expert paie comme TPLPaye.
Pour terminer, notez que les prix indiqués dans cet article sont des estimations ne prenant en compte votre effectif salarial et vos besoins particuliers. Pour déterminer le véritable tarif de l’externalisation de la paie de votre entreprise, le mieux reste de demander plusieurs devis. Avec TPLPaye, c’est gratuit, sans engagement et sans mauvaises surprises.
