Parmi les obligations de l’employeur en cas d’embauche figure en tête de liste la DPAE. La Déclaration Préalable à l’Embauche qui simplifie considérablement les formalités imposées dans le cadre d’une embauche. Mais un défaut, retard ou des erreurs en la matière peuvent entraîner des pénalités, voire des sanctions pénales. Une formalité à ne pas vraiment prendre à la légère donc. Rappel de vos obligations et conseil de nos spécialistes de la paie qui ont l’habitude de faire cette fameuse DPAE pour vous.
La DPAE, la procédure obligatoire pour affilier un salarié nouvellement embauché
Il n’y a encore pas si longtemps, après le recrutement d’un nouveau salarié, votre entreprise devait contacter chaque organisme de protection sociale un par un pour s’assurer de la bonne affiliation du nouvel embauché : caisse de prévoyance, de retraite, assurance maladie, etc.
La DUE (Déclaration Unique à l’Embauche) a permis depuis 1995*de simplifier l’ensemble de ces démarches en une seule. La DUE devenue ensuite DPE, puis DPAE est une simplification administrative conséquente. Elle permet une affiliation systématique et nominative pour chaque salarié que vous avez l’intention d’embaucher.
Quelles sont les informations à communiquer via la DPAE ?
La DPAE comprend un certain nombre d’informations relatives à la prise de poste de votre nouveau collaborateur. Une fois le recrutement terminé et la promesse d’embauche envoyée, vous allez pouvoir démarrer votre DPAE en précisant les informations suivantes :
1. Identification des parties :
- l’employeur : dénomination sociale, code APE, SIREN, adresse du service de santé au travail dont dépend votre entreprise si celle-ci dépend du régime général de la sécurité sociale.
- le salarié : nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance et s’il est déjà immatriculé à la sécurité sociale, son numéro d’assuré.
2. Calendrier de l’embauche :
Date et heure prévue pour l’arrivée du collaborateur nouvellement recruté.
3. Description du contrat de travail :
Nature, durée du contrat et de la période d’essai pour les CDI et les CDD supérieurs à 6 mois.
Pour les salariés agricoles, la DPAE devra également mentionner certaines informations propres au secteur agricole, notamment les informations nécessaires au calcul des cotisations MSA et l’affiliation du salarié à la caisse.
La DPAE, 5 formalités en une pour affilier vos nouveaux salariés
L’envoi de la DPAE permet l’affiliation de votre salarié aux organismes suivants :
- la sécurité sociale (régime général ou affiliation aux caisses d’assuré du secteur agricole (institutions prévues à l’article L.727-2 du code rural et de la pêche maritime),
- la CPAM ou MSA,
- l’assurance chômage,
- au service de santé au travail auquel est affilié votre entreprise.
Enfin, elle déclenche également la demande de visite d’information et de prévention ou, pour les salariés concernés, la demande d’examen médical d’aptitude à l’embauche.
A déposer dans les 8 jours avant la prise de poste de votre nouveau collaborateur
La DPAE s’effectue directement en ligne, via un service dédié. Mais comme son nom l’indique clairement, elle doit impérativement précéder l’arrivée du nouveau collaborateur dans l’entreprise. Délai accordé : à partir du 8e jour précédant la prise de poste.
Que se passe-t-il en cas de DPAE tardive ou même d’oubli de DPAE ?
La situation est rare, mais les sanctions associées sont telles qu’il vaut mieux être deux fois trop vigilant que pas assez. Un oubli de DPAE est une infraction de travail dissimulé et peut entraîner une pénalité de 1 086 € par salarié concerné. Un simple oubli ne vous conduira pas au pénal, mais il faut tout de même avoir en tête que le travail dissimulé est associé, pour l’employeur, à une peine de 3 ans d’emprisonnement suivi d’une amende de 45 000 €…
Il faut donc particulièrement veiller à respecter les délais imposés pour la DPAE.
Et c’est bien là où parfois la formalité se révèle un peu délicate. Lors de recrutements tardifs, vous pouvez être amené à proposer au candidat une prise de poste très rapide. Celle-ci vous laisse peu de marge de manœuvre pour faire votre DPAE dans les temps.
Dans le cadre d’activités nécessitant le recours à de nombreux extras (événementiel, gestion hôtelière…) et parfois vraiment à la dernière minute, vous devez vous assurer que, quelle que soit la situation (même en période de vacances ou d’absence exceptionnelle de l’équipe RH), la DPAE sera dûment effectuée.
Dans la plupart des cas, dans le cadre d’une externalisation de la paie, votre gestionnaire de paie peut prendre en charge l’ensemble des formalités préalables à l’embauche. Si vous savez devoir gérer des recrutements de dernière minute, assurez-vous tout de même qu’il soit en capacité de vous relayer en temps utile.
Chez TPLPaye, nous avons rationalisé la démarche pour un gain de temps partagé. Un formulaire simplifie tout le partage d’information nécessaire à la réalisation de la DPAE. Il vous suffit de nous l’envoyer renseigné pour que nous nous chargions de tout.
Et après la DPAE ?
Avant de penser à la gestion de la paie de votre nouvel arrivant, dans certains cas, d’autres formalités s’imposent pour finaliser l’affiliation obligatoire de votre nouveau salarié : démarches à la préfecture, auprès de Pôle Emploi et de l’OFFI (Travailleurs étrangers)… Si vous avez le moindre doute concernant l’embauche d’un salarié, nos juristes spécialistes en droit du travail et gestionnaire de paie vous répondent.
Et bien sûr, passé le cap de l’affiliation aux organismes sociaux, il convient encore d’intégrer le collaborateur :
Registre du personnel, accès aux avantages en cours au sein de l’entreprise (tickets restaurants, mutuelle, CE) et préparation du poste… Pour vous responsable RH, il reste encore beaucoup à faire, d’autant plus que l’accueil des nouveaux arrivants est une étape clé qui participe activement au bon déroulement de la période d’essai.
* Décret no 95-1355 du 29 décembre 1995 instituant une déclaration unique d’embauche.
