Changement de prestataire paie, à quoi faut-il être vigilant ?

Qu’il s’agisse d’une première externalisation ou bien d’un changement de prestataire paie, l’enjeu est toujours le même : sécuriser le processus de paie et en assurer sa continuité. C’est pourquoi, les entreprises se méfient de tels changements qui génèrent des inquiétudes et du stress. Pourtant, malgré la complexité du sujet, un processus de travail bien suivi et rigoureux peut véritablement simplifier les choses.

Pour en parler Laëtitia Renaud, Conseillère Paye RH et responsable du Pôle Bienvenue chez TPLPaye.

4 clés de réussite pour bien gérer un changement de prestataire paie

La reprise d’un dossier paie, telle que le formulent les spécialistes de la paie, suppose un formalisme important. Il convient en effet d’assurer parfaitement la continuité de la mission paie. Un salarié doit pouvoir, quel que soit l’avancée de la migration du dossier chez un nouveau prestataire retrouver dans son bulletin toutes les données propres à son profil, à son poste et à son ancienneté dans l’entreprise.

D’un mois à l’autre, ses bulletins de paie doivent être identiques. Dans le cas d’une reprise en cours d’année, le prestataire paie est pour cette raison parfois contraint de reproduire les bulletins à compter du 1^er janvier de l’année en cours…

La migration d’un dossier paie repose donc sur 4 dimensions essentielles :

1. La bonne récupération des données paie de façon efficace : celle-ci conditionne la mise en route de la migration.
2. Un délai imparti suffisant de manière à pouvoir procéder à une reprise sécurisée et donc sécurisante.
3. Un choix de date de migration du dossier paie cohérent et réaliste. Ce choix est important car les impacts seront différents d’une entreprise à une autre. Plus la structure est importante, plus une migration en début d’année sera avantageuse. Celle-ci permet en effet de limiter le temps passé et le coût associé.
4. Un rétroplanning de reprise précis et clair : le client doit pouvoir identifier facilement les phases de la reprise via une feuille de route précise. Ce document lui permet de savoir, à tout moment où en est la mission paie : quelle soit en phase de récupération des données, paramétrages des dossiers puis tests de mise en production.

Besoin d’y voir plus clair ? Consultez nos experts paie.

Quelle date choisir pour changer de prestataire paie ?

Il faut savoir que le social fonctionne toujours en année civile. En conséquence, dans le cadre d’une reprise de dossier paie en cours d’année, le nouveau prestataire paie doit être en capacité de réaliser les bulletins à l’identique de ce qui a été fait depuis janvier. Ceci afin d’être conforme  à l’existant qui a été transmis aux salariés en matière de net ou net fiscal.

Ceci étant, cela n’empêche pas de  prévoir les éventuelles régularisations dues à la remontée d’incohérences relevées au moment de la reprise et donc au cous de l’audit paie. Voir aussi le calendrier idéal d’une bonne externalisation en paie.

Une mission concertée pour un changement en paie, à la fois serein et efficace

Chez TPLPaye, nous avons fait le choix d’un process dédié, géré par notre pôle accueil nouveaux clients. Nous vous proposons plusieurs phases de travail avec, selon les besoins, un ou plusieurs RDV de cadrage. C’est l’occasion à chaque fois de refaire le point de vos besoins et des attentes.

Nous tenons à ce que ce processus de reprise soit vraiment réalisé en concertation avec le client. Car, bien sûr, l’objectif est de gagner en productivité et en efficacité pour optimiser la prestation.

D’ailleurs c’est souvent aussi l’occasion d’identifier et de simplifier les pratiques existantes avec la production d’un réglementaire de paie. Pour le client, c’est un outil de contrôle qui lui permet de vérifier leur bonne mise en œuvre de ses pratiques et usages.

Nous constatons de notre côté qu’une externalisation de la paie bien conduite peut, selon les cas, générer entre 10 et 40 % de réduction des coûts et apporter aussi beaucoup de sérénité et de facilité dans la gestion quotidienne de la paie. Et la reprise est justement un moment clé qui permet d’assoir la collaboration pour une efficacité optimale des deux côtés.

Nos équipes sont à votre écoute pour vous proposer un accompagnement personnalisé.

Et pour vous aider à anticiper votre migration paie, téléchargez notre livre blanc !

Dans ce livre blanc, nous vous proposons :

✓ un focus sur les 3 erreurs les plus fréquentes lors d’une migration paie.
✓ Une interview conseil pour mettre en place un calendrier idéal pour une migration réussie.
✓ Le coût de l’externalisation, quelques ordres de grandeur pour vous guider.