Le logiciel de paie Silae vous permet de respecter vos obligations légales en matière de gestion électronique des documents (GED) pour tout ce qui a trait à vos ressources humaines. Il offre des solutions de création, numérisation et indexation des documents RH fluide et conviviale. Présentation complète de la GED RH avec Silae.
Qu’est-ce que la gestion électronique des documents ?
La gestion électronique des documents (GED) est une méthode informatisée permettant de gérer, classer, stocker et diffuser des documents au sein d’une organisation. Elle vise à améliorer l’efficacité et la productivité en facilitant l’accès et la recherche d’informations.
La GED comporte plusieurs étapes essentielles : l’acquisition numérique des documents, leur indexation, leur stockage sécurisé et leur diffusion. Elle permet également de mettre en place des workflows pour automatiser les processus de validation et de suivi.
Fonctionnalités de GED offertes par Silae RH Suite
Intégration des documents
Avec Silae, la gestion et l’archivage des documents deviennent fluides et sécurisés. Pour commencer, il est possible pour l’employeur, ou pour le salarié selon ses droits, de numériser et d’importer divers documents tels que les contrats, les bulletins de paie et les certificats médicaux directement dans le système.
Organisation des documents
Une fois numérisés, ces fichiers sont automatiquement indexés pour faciliter leur recherche. L’espace documentaire est organisé de manière arborescente pour une utilisation fluide et peut être personnalisé pour optimiser la recherche des documents. Vous pouvez les classer par catégories, par exemple « Contrats de travail » ou « Notes de frais », rendant leur consultation rapide et efficace.
Accès direct aux documents
Les administrateurs RH peuvent consulter les documents administratifs dans un environnement sécurisé. Les documents restent accessibles à tout moment via une simple connexion internet, ce qui est particulièrement pratique en cas de télétravail.
Quels sont les différents types de documents gérés par la GED dans Silae
Les documents gérés par la GED RH dans Silae sont variés et couvrent plusieurs aspects des ressources humaines. Parmi eux, on trouve les contrats de travail, qui peuvent être signés électroniquement et stockés de manière sécurisée.
Les bulletins de paie sont également gérés, offrant une accessibilité permanente aux employés. En ce qui concerne les informations personnelles, la GED intègre des documents tels que les cartes d’identité, les titres de séjour et les diplômes.
D’autres documents pertinents incluent :
- Certificats de formation
- Visites médicales
- Arrêts maladie
- Notes de frais
Ces types de documents sont non seulement archivés mais aussi accessibles facilement via le portail Silae. Cette solution de gestion électronique centralisée permet une traçabilité optimale et une conformité aux obligations légales. Elle facilite également le travail des responsables RH et des experts-comptables, améliorant ainsi l’efficacité globale de l’entreprise.
Le coffre-fort numérique de Silae : la gestion électronique des documents RH à valeur probante
Silae Paie inclut également des mécanismes de coffre-fort numérique pour sécuriser et archiver des documents à valeur probante de manière pérenne.
Desk RH : le coffre-fort des employeurs
Desk dans Silae est un outil puissant conçu pour optimiser la gestion des documents RH. Il facilite la dématérialisation des bulletins de paie, des contrats de travail et autres documents essentiels, tout en garantissant leur sécurité grâce à un coffre-fort numérique conforme aux normes RGPD.
Les utilisateurs peuvent bénéficier de plusieurs fonctionnalités pratiques :
- Archivage automatique des documents avec une traçabilité optimale des données
- Accès sécurisé aux documents RH depuis n’importe quel appareil connecté à Internet
- Droits d’accès personnalisables, permettant de contrôler qui peut voir ou modifier les documents
Par exemple, un employeur peut facilement déposer les bulletins de paie de ses employés et recevoir des notifications automatiques lorsqu’un document est consulté ou validé. Cette centralisation des informations aide les responsables RH et les experts-comptables à gérer les opérations plus efficacement.
eDocPerso : le portail documentaire des salariés
eDocPerso est un outil essentiel pour que les salariés gèrent leurs documents personnels en toute sécurité. Accessible via n’importe quel navigateur internet, ce portail permet aux utilisateurs de stocker et consulter divers documents, tels que les bulletins de paie et les contrats de travail.
Le portail est conçu pour être simple d’utilisation. Les salariés peuvent activer leur compte en utilisant le code d’activation fourni par leur employeur, que ce soit par courrier ou par email. Une fois le compte activé, ils peuvent importer des documents manuellement ou utiliser les collecteurs automatiques pour récupérer des factures et autres documents depuis des sites prédéfinis.
Cette fonctionnalité assure une traçabilité des opérations et une conformité aux normes RGPD. Les utilisateurs bénéficient ainsi d’un espace de stockage sécurisé, disponible même après avoir quitté l’entreprise.
My Silae : la GED RH sur mobile pour les employés
Les employés peuvent également consulter leurs bulletins de paie, gérer leurs congés et vérifier leurs compteurs directement depuis l’application éditée par Silae : My Silae.
L’application propose une interface intuitive, rendant son utilisation facile pour tous les utilisateurs, même ceux sans expérience technique préalable. Les données sont sécurisées et accessibles à tout moment, facilitant ainsi la gestion des ressources humaines.
My Silae intègre aussi un coffre-fort numérique sécurisé pour archiver les documents importants comme les contrats de travail ou les certificats médicaux.
Les avantages de l’utilisation de Silae pour la GED RH
La Gestion Électronique des Documents (GED) RH de Silae offre de nombreux bénéfices pour l’organisation des ressources humaines.
Premièrement, en centralisant les documents RH, elle facilite l’accès aux informations et améliore la productivité. Les responsables RH peuvent ainsi se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Deuxièmement, la GED RH de Silae réponds aux obligations légales en matière de conservation des documents. Le coffre-fort numérique stocke en toute sécurité les documents tels que les contrats de travail, les fiches de paie et les notes de frais. Cette conservation dématérialisée réduit les risques de perte et facilite l’accès aux documents importants. Elle assure un archivage sécurisé et une traçabilité des informations, limitant ainsi les risques de non-conformité.
Par ailleurs, grâce à la réduction de l’utilisation de papier, la gestion électroniques des documents de Silae contribue à des pratiques plus écologiques. Les entreprises peuvent aussi réaliser des économies significatives en diminuant les coûts de stockage physique.
Enfin, les possibilités d’automatisation offertes par Silae, comme la gestion des contrats de travail ou des fiches de paie, simplifient les processus administratifs et réduisent les erreurs. En outre, l’intégration des données salariales et des informations des salariés se fait de manière fluide, optimisant ainsi la gestion quotidienne des RH.
Croyez-en notre expérience d’intégrateur Silae depuis plus de 15 ans, la GED RH offerte par Silae vous permet d’améliorer la productivité de vos équipes paie et RH en dématérialisant les pièces nécessaires, organisant la gestion documentaire et en automatisant les processus paie et RH. Besoin d’une démo pour être convaincu ou de conseils personnalisés et adaptés à votre entreprise ? Notre experte RH paie est à votre disposition pour un RDV conseil gratuit, n’attendez plus !
