Les enjeux associés à la gestion de la paie sont aujourd’hui tellement sensibles qu’ils imposent quasi-systématiquement la nécessité d’une solution d’externalisation, offrant la garantie d’une expertise métier constamment au fait des dernières évolutions réglementaires. Pour autant, faut-il tout transmettre à son gestionnaire de paie ? Quelles sont les solutions pour répartir la charge et libérer l’entreprise des fonctions à faible valeur ajoutée, tout en conservant en interne un suivi RH privilégié ? Solutions et point de vue RRH pour une bonne gestion de la paie.
Externaliser la paie, quels enjeux et contraintes pour une bonne gestion de la paie ?
Quelle que soit l’option choisie par l’entreprise, de l’externalisation totale de la fonction RH et paie jusqu’à la création d’un service complet en interne, la gestion de la paie impose aujourd’hui le suivi de professionnels de la paie. L’entreprise doit en effet s’assurer de :
- la bonne conformité des fiches de paies dans un contexte réglementaire en constante évolution,
- l’actualisation continue des pratiques RH (notamment en matière d’évolutions conventionnelles),
- la sécurisation des données RH alors que le cadre légal européen impose de nouvelles règles (voir mise en conformité RGPD et fonction RH).
Il est évident que des erreurs répétées, des omissions ou pires des retards dans la gestion de la paie ou des prérogatives RH génèrent des mécontentements légitimes qui contribuent toujours malheureusement à véhiculer une image délétère de la direction, qu’elle soit directement ou non impliquée dans les éventuels manquements constatés.
En cas de contrôle (Urssaf ou inspection du travail), des fiches de paie erronées peuvent entraîner des redressements, voire une réclamation aux prud’hommes. Autant de dommages qui compromettent les relations avec les salariés mais peuvent générer des litiges évidemment coûteux et toujours pénibles. La complexité croissante des dispositifs appliqués aux calculs de cotisations sociales (exemple, les prochains aménagements apportés à la réduction Fillon) constituent pourtant, on le sait bien, une source d’erreurs difficile à maîtriser.
Comment s’assurer d’une bonne gestion de la paie, en répartissant les tâches entre l’interne et le gestionnaire de paie ?
Si l’on n’envisage que la fonction « paie » à proprement dite, l’externalisation est somme toute assez simple, à condition de trouver le prestataire de paie réellement en capacité de traiter vos demandes et de s’adapter aux spécificités de votre entreprise.
« La paie lorsqu’elle est externalisée n’est pas qu’un contrat de prestation précise Karine Rousseau, spécialiste de l’externalisation de la paie et Responsable du développement commercial de Touche Pas à La Paye.
Pour garantir une bonne gestion de la paie, elle doit être envisagée comme un partenariat, actif et équilibré, notamment pour la transmission des variables de paie et toutes les informations relatives aux contrats de travail. »
Cela suppose de définir une organisation entre le prestataire de paie et le référent RH. Selon le profil de ce dernier poursuit Karine Rousseau, « s’il a un profil plutôt RH ou paie, ou bien encore s’il s’agit d’un cadre métier de l’entreprise qui a progressivement évolué vers des missions RH, la relation instaurée sera complètement différente. C’est au prestataire de paie de trouver les bonnes méthodes pour s’assurer que les missions assurées pour l’entreprise seront bien coordonnées avec les pratiques usuelles internes. Est-ce la partie administrative du recrutement (affiliation Urssaf et retraite, inscription à la mutuelle) ou de la fin de contrat sera laissée à la charge de l’entreprise ou du gestionnaire de paie ? Comment seront échangées les informations personnelles des salariés et traitées dans le respect des normes RGPD ? Etc. Au référent RH interne de trouver les bonnes variables de contrôle, tout en acceptant une marge d’erreur raisonnable au vu de la complexité du sujet. »
Quelles solutions pour externaliser la gestion de la paie ?
Dès que l’entreprise n’a pas la compétence en interne, elle doit recourir aux services de prestataires extérieurs :
- le service paie du cabinet d’expertise comptable,
- un prestataire de paie,
- un éditeur de logiciel de paie, à condition d’avoir en interne un collaborateur dédié à la saisie des variables et l’édition des bulletins de paie et du journal des salaires.
Les deux premières options seront les plus faciles à mettre en place, puisque la gestion de la paie fera l’objet d’une mission globale réalisée par le prestataire.
Chez TPLP, nous avons souhaité nous adapter le plus finement possible aux complexités de votre entreprise. Selon les caractéristiques de vos métiers, de votre organisation, nous vous proposons une gestion optimisée et personnalisée de la mission paie.
De la délégation totale de la partie paie et RH, nous pouvons également vous proposer pour la gestion de la paie :
- une externalisation partielle de la paie (logiciel en mode Saas)
- l’adaptation à vos logiciels métier : automatisation de la récupération des données d’une badgeuse ou d’un logiciel interne,
- au gré des besoins, mise à disposition de l’un de nos collaborateurs (juriste, spécialiste paie) en délégation chez vous, etc.
Quelle que soit l’option choisie, la mise en place d’une solution véritablement adaptée à votre entreprise entraîne une réduction constatée des coûts de mise en place et de gestion des paies, comprise généralement en 10 et 40 %.
Comment externaliser sa paie ? Sereinement et sans accrocs ?
Le process de migration en paie peut se révéler parfois complexe. Entre autres, la gestion de la transmission des variables de paie, des données issues de la GRD et des remontées des managers, sont autant de sources d’erreur qu’il convient de bien baliser au moment d’entamer le transfert de la mission paie à un prestataire. Pour sécuriser au mieux la transition, Karine fait le point des 3 erreurs critiques lors de l’externalisation de la paie.
Plus d’informations sur notre site Touche pas à la Paye.
Et pour vous aider à anticiper votre migration paie, téléchargez notre livre blanc !
Dans ce livre blanc, nous vous proposons :
✓ un focus sur les 3 erreurs les plus fréquentes lors d’une migration paie.
✓ Une interview conseil pour mettre en place un calendrier idéal pour une migration réussie.
✓ Le coût de l’externalisation, quelques ordres de grandeur pour vous guider.
