Vous êtes dirigeant d’une TPE ou d’une PME et vous souhaitez mettre en place une paie externalisée ? Cette démarche nécessite une solide préparation en amont. Pour cela, il est conseillé de réaliser un cahier des charges. Pourquoi ce document est-il essentiel ? Comment s’assurer que votre sous-traitant ait toutes les infos nécessaires pour débuter la prestation dans les meilleures conditions ? Dans cet article, on vous partage nos astuces pour créer un brief efficace et poser les bases d’une collaboration réussie avec votre prestataire spécialiste en paie externalisée.
L’importance du cahier des charges pour externaliser sa paie
Rédiger un cahier des charges avant de déléguer votre paie aide à mettre les choses au clair et à mieux paramétrer la solution de paie externalisée. Voici d’autres avantages en faveur de ce document préparatoire :
Besoin d’aide d’un expert pour votre cahier des charges ?
Pour définir le champ d’action
Un cahier des charges bien rédigé précise le champ d’intervention de votre gestionnaire de paie. Il détaille les tâches spécifiques à réaliser, les services que vous souhaitez obtenir et tout autre critère pertinent pour la gestion de vos fiches de paie.
Pour une relation de confiance
En définissant les attentes et les responsabilités de chaque partie, le cahier des charges crée un cadre sécurisé pour la collaboration. Il sert de référence en cas de désaccord ou de malentendu. Il assure également que la société spécialisée en paie est pleinement informée des aspects légaux et réglementaires spécifiques à votre secteur, réduisant ainsi le risque d’erreurs ou de non-conformité.
Pour engager toutes les parties
Investir du temps dans votre cahier des charges, c’est aussi dire à votre gestionnaire de paie que la collaboration est importante pour vous et que vous attendez de sa part une implication similaire. De même, le cahier des charges vous engage à fournir les informations et les ressources nécessaires au prestataire pour accomplir sa mission. Cela crée un environnement de travail collaboratif, où chaque partie est investie dans la réussite du projet.
Paie externalisée : quelques conseils pour concevoir un brief complet
En fournissant un brief détaillé et en communiquant clairement vos attentes, vous posez les bases d’une d’un tarif juste, d’une collaboration efficace qui garantit non seulement la conformité et la précision de votre paie externalisée, mais aussi la tranquillité d’esprit nécessaire pour vous concentrer sur votre cœur de métier. Voici nos conseils pour réaliser le brief parfait.
Définir clairement vos besoins et objectifs
La première étape consiste à clarifier vos attentes envers le prestataire. Que souhaitez-vous exactement de cette externalisation de la paie ? Est-ce une question de conformité, de gain de temps, de réduction des coûts, ou tout cela à la fois ? Quels sont vos besoins en termes d’administration du personnel ? Définissez vos objectifs de manière concise pour que le prestataire comprenne parfaitement le cadre de sa mission.
Fournir des informations détaillées sur votre entreprise
Un prestataire en paie externalisée ne peut optimiser la gestion de votre paie sans comprendre le contexte de l’entreprise employeur. Présentez-lui votre structure ainsi que les spécificités de votre gestion des ressources humaines. Ces éléments aideront le prestataire en paie externalisée à adapter ses services à vos besoins spécifiques.
Communiquer les éléments variables de la paie
Les éléments variables sont au cœur de la gestion de la paie : heures supplémentaires, primes, indemnités, absences, etc. La précision dans la transmission de ces données liées aux employés est capitale pour éviter toute erreur de paie. Expliquez clairement le processus de collecte des éléments variables dans votre entreprise et comment elles seront transmises au prestataire.
Insister sur la sécurité des données et la conformité
La protection des données personnelles de vos salariés est non seulement une obligation légale mais aussi un enjeu majeur de confiance. Assurez-vous que le prestataire comprend l’importance que vous accordez au respect du RGPD et à la sécurité des données. Discutez ensemble des mesures de protection mises en place.
Et ensuite ?
Enfin, discutez de la vision à long terme de votre collaboration. Comment votre prestataire de paie peut-il vous accompagner ? Quelles sont les évolutions possibles des services proposés ? Quel en serait le prix ? Une planification conjointe renforce le partenariat et assure que le service de paie externalisée évolue en fonction des besoins de votre entreprise.
La mise en place de votre paie externalisée : bien débuter la collaboration avec le sous-traitant
Dans un premier temps, le prestataire planifie une rencontre avec le responsable paie de l’entreprise pour discuter de la gestion de votre paie externalisée. La mise en place de la sous-traitance de la paie débute généralement par une réunion de cadrage avec les clients. Celle-ci a pour but d’identifier tous les points particuliers de votre entreprise et de faire un état des lieux des solutions disponibles. L’idée est que vous puissiez vous aussi lui poser les bonnes questions.
Les 50 questions à poser à son futur prestataire
Chez TPLPaye, la réunion de cadrage se déroule dans vos bureaux en présence de toute l’équipe dédiée à votre projet. Dans certaines situations, ce premier rendez-vous peut s’organiser en visioconférence si nécessaire.
Bien préparer l’externalisation de la paie : fournir les documents essentiels
Avant la rencontre, vous aurez besoin de rassembler une série de documents essentiels pour le paramétrage précis du logiciel de paie selon les spécificités de votre entreprise. TPLPaye a choisi Silae, un outil innovant qui automatise tous les processus de gestion de la paie des employeurs grâce à une interface à la fois collaborative et facile à utiliser pour nos clients.
Les documents fournis vont permettre à votre gestionnaire ou spécialiste en paie externalisée de calculer les salaires nets, les cotisations sociales mais aussi d’éditer les modèles de bulletins de paie, avant de procéder au paiement des salaires et des charges sociales.
Voici les plus courants :
Les accords d’entreprise et les pratiques courantes
Ces documents fournissent le cadre de travail spécifique à votre entreprise : conventions collectives, accords collectifs et pratiques habituelles.
Les fiches de paramétrage
Elles permettent de configurer le logiciel de paie selon les besoins spécifiques des employeurs, incluant les rubriques de paie, les cotisations, etc.
La Déclaration Sociale Nominative (DSN) pour chaque organisme
Indispensable, la DSN renseigne sur les affiliations aux différents organismes sociaux pour tous vos employés.
Les notifications des taux récents d’accidents du travail de la CARSAT
Ces informations sont nécessaires pour calculer correctement les cotisations relatives aux accidents du travail.
Les informations sur la taxe sur les salaires, la taxe d’apprentissage, et la formation continue de l’année précédente
Ces données financières permettent d’ajuster et de prévoir les coûts liés à la gestion de la paie.
Le récapitulatif annuel des paies
Ce document offre un aperçu global des salaires versés, facilitant ainsi l’analyse et l’ajustement des paramétrages pour l’année en cours.
Choisir les missions que vous confiez à votre gestionnaire de paie
L’entreprise sous-traitante spécialisée dans la gestion de la paie peut prendre en charge diverses missions inhérentes à la rémunération :
- Rassembler les informations relatives aux salaires.
- Élaborer et gérer les fiches de paie externalisées.
- S’acquitter des cotisations sociales auprès des entités concernées.
- Suivre l’évolution constante de la réglementation pour s’assurer que le processus de paie respecte les normes en vigueur.
Mais aussi certaines prestations complémentaires, en option, parfois accomplies avec l’aide d’un juriste :
- Le pilotage de vos données paie via des tableaux de bord (coûts salariaux…).
- La rédaction de documents pour la gestion du personnel (contrat de travail, DUE, solde de tout compte…).
- Déploiement de SIRH.
- Conseil en droit social.
Dans tous les cas, le brief devra tenir compte de ces différentes missions pour s’assurer que la collaboration entre votre entreprise et la société gérant votre paie externalisée se déroule dans les meilleures conditions.
L’externalisation de la gestion de la paie avec TPLP : une collaboration facilitée et sécurisée
Pour démarrer l’externalisation des fiches de paie paie avec TPLPaye, nous envoyons un questionnaire de prise d’informations à vos ressources humaines. Les réponses que vous nous fournissez nous permettent de paramétrer avec précision l’outil de paie Silae, notamment les éléments variables de paie.
Ensuite, nos équipes se réunissent avec vous pour une réunion de cadrage directement dans vos locaux, ou en visio. Tout est fait pour garantir une mise en place fluide et rapide qui fera gagner du temps à votre responsable RH.
TPLPaye devient alors votre prestataire de paie. La collaboration commence !
Avant la mise en place officielle, une paie à blanc est réalisée le mois précédent pour tester et vérifier que tout fonctionne comme prévu, vous permettant de contrôler les éléments fournis par TPLPaye.
D’éventuels ajustements sont alors réalisés pour paramétrer le système avant sa mise en production réelle.
Pour assurer le versement des salaires sans erreur dans les délais souhaités tout au long de l’année, nous créons un calendrier de paie. Cet outil garantit que chaque salarié reçoive sa paie de manière ponctuelle, tout en permettant à TPLPaye de gérer le calcul des cotisations sociales, les déclarations nécessaires et de générer des rapports périodiques.
A propos de TPLPaye : cabinet spécialisé en paie externalisée
Mettre en place une paie externalisée, c’est confier la gestion des bulletins de salaire et des contributions sociales à un spécialiste externe, permettant ainsi de vous concentrer sur le cœur de votre activité tout en ayant accès une expertise en matière de conformité légale et réglementaire.
En tant qu’expert en externalisation de la paie, notre cabinet accompagne ses clients, les entreprises de plus de 20 employés, sur leurs problématiques RH. Nous utilisons le logiciel Silae, qui vous offre une solution de gestion des ressources humaines et de paie simplifiée.
En plus de de la gestion de votre paie, vous bénéficiez des conseils de nos experts comptables. La meilleure façon d’être toujours en règle et de vous prémunir de pénalités liées à une mauvaise compréhension des textes !
